会议组织.ppt

會議組織主講人：韓玲勇日期：2004/11/30 會議的含義 會議﹕就是聚眾議事﹐即眾多的人員聚集起來一起商討問題。 會議組織結構 會前准備。 會間工作。 會後工作。 常見會議組織方法與技巧。 一.會前准備 確定會議名稱。 制定會議議程和日程。 會場的布置。 確定與會者。 制發會議通知。 1.確定會議名稱 會議名稱的組成﹕ 會議主辦瓣名稱。 會議的主題。 會議的類型。 2.制定會議議程和日程 擬定會議議程 會議議程的制作格式包括 標題 題註 正文 會議日程的安排 (日程安排的內容必須考慮時間﹑內容﹑地點三要素) 選擇遠近適當的會址。 選擇環境優美的會場 選擇設施齊全的會場。 選擇規格適當的會場 3.會場的布置 會場布置的形式 相對式﹑全圍式﹑半圍式﹑分散式 主席台布置的技巧 主席台的座位布置﹑講台話筒﹑休息室﹑會標﹑會徽﹑畫像﹑旗幟﹑標語﹑花卉﹑燈光﹑色調 排列會場座次的技巧 主席台座次的排列 會場人員座次的排列 橫排法﹑豎排法﹑左右排列法 4.確定與會者 選擇﹑確定與會者 參加會議的單位 參加對象的職務或級別 參加對象的身份 參加對象的代表性 參加會議的總人數 與會者的編組 按與會者所在的單位編組 按與會者所在的行業或系統編組 按與會者所在的地區編組 按議題編組 5.制發會議通知 會議通知的擬寫 包括﹕標題﹑通知對象﹑正文﹑落款日期 恰時發出會議通知 擬寫完畢後﹐應及時出出﹐讓與會者作好充分的準備。 二.會間工作 會間服務。 會議記錄。 編寫會議簡報。 1.會間服務 接站 報到與簽到 報到包括﹕查驗証件﹑登記信息﹑接收材料﹑發放文件﹑安排住宿 簽到包括﹕簿式簽到﹑卡片簽到﹑電子簽到﹑單式簽到 會場服務 服務內容包括﹕奉送茶水﹑傳接電話﹑協助上司控制會議進程 2.會議記錄 會議記錄的格式 會議記錄的格式 包括﹕會議概況﹑會議內容﹑其他情況 會議記錄的方法 包括﹕詳細記錄﹑摘要記錄﹑簡易記錄 會議記錄五要求 完整﹑真實﹑簡潔﹑快速﹑規范 3.編寫會議簡報 會議簡報的編寫方法 有二種﹕報道式﹑轉發式 編寫會議簡報的技巧 準﹑新﹑快﹑簡 三.會後工作 完善會后服務。 整理會議文件。 擬發會議紀要。 總結會議經難。 1.完善會后服務 安排與會者返程 及時調派車輛﹑送別與會者 會場清理 清理茶具﹑退還設備 2.整理會議文件 收集文件 需收集的文件 會前準備並分發的文件﹑會議期間產生的文件﹑會後產生的文件 收集會議文件的技巧 會前分的必威体育官网网址文件的清理﹑完成收集文件的登記手續﹑及時收集完文件 整理歸檔 整理會議記錄 立卷歸檔 3.擬發會議紀要 會議紀要的擬寫 會議紀要的種類 辦公會議紀要﹑工作會議紀要﹑協調會議紀要﹑研討會議紀要 會議紀要的內容 會議情況簡述﹑對會議主要精神的闡發 會議紀要的印發 確定印發范圍 確認接心者 簽發會議執行 4.總結會議經驗 會議結束後﹐秘秘書人員應回顧﹑總結會務工作﹐肯定成績﹐找出存在的問題﹐為今后召開同類會議積累經驗。 總結的形式有﹕ 座談會 表彰會 書面總結 四.常見會議組織方法與技巧 選舉與表決。 簽字儀式。 開幕式和典禮。 記者招待會。 1.選舉與表決 做好選舉和表決的準備工作 擬寫對象的材料 製作選票和表決票 其他准備事項 選舉和表決的步驟 選舉和表決工作的要求 2.簽字儀式 簽字文本的準備 確定內容﹑校對印刷﹑確定正本和副本﹑簽字蓋章 簽字現場的布置 簽字儀式的地點可以在室內﹑也可以在室外﹐但都要求光線充足﹐空間寬廣。 出席人員的確定 領導人﹑見証人﹑簽字人員﹑助簽人 簽字儀式的程序 人場﹑簽字﹑祝賀﹑留影﹑退場 3.開幕式和典禮 確定參加對象並發出邀請 主辦單位及其上級機關的領導人﹑協辦單位﹑贊助單位的代表﹑與活動有關的機關﹑企事業單位的代表﹑群眾代表﹑有關新聞單位 現場布置的技巧 開幕式和典禮活動的程序 4.記者招待會 充分做好準備工作 安排會議時間﹑落實會議地點﹑確定 會議主題﹑布置會議場地 精心準備會議內容 選擇主持人和發言人﹑準備講話提綱﹑準備輔助材料 記者招待會的程序 迎賓﹑會議開始﹑發言人講話﹑記者提問﹑會議總結﹑會議聯誼 * * 主 席 台 禮 堂 形 主 席 台 教 室 形 主 席 台 弦 月 形 全圍式 多邊形 全圍式 橢圓形 全圍式 長方形 全圍式 圓形 半圍式 橋形 半圍式 T字形 半圍式 馬蹄形 主桌 主桌 分散式 方桌形 分散式 V字形 分散式 圓桌形 前 排 前 排 橫式 通欄形 橫式 分欄形 * * * 簡化技巧可以提供任何團隊程序立即且實際的