时间充分利用.ppt

课程目标 认识时间障碍 分析如何运用时间 掌握各种有效控制时间的工具 订出行动方案 时间管理的错误观念 时间管理只是常识只要我把工作做好， 我的时间管理应该还不错 我在压力下表现较好， 时间管理会令我失去我的优势 我有使用计事本和行事历，这还不够吗？ 这个课程带给大家最重要的讯息是………... 不是教给你把事情做得快的技巧, 也不是教你怎样可以不眠不休 认识时间障碍 什么是时间杀手? 时间杀手的分类 时间杀手的分类 人最容易掉进的时间陷阱 工作欠目标， 优先次序不明确 危机管理能力薄弱 多项工作须同时进行 自我组织问题 外界骚扰 无力拒绝要求 不能有效授权 拖延工作 会议 要懂得管理自己，首先要认识自己 要管理好自己吗? 抛弃恶习, 引进新的工作方式和生活习惯 订立目标 妥善计划 分配时间 权衡轻重 权力下放 自我约束 持之以恒 订立计划以掌握时间 运用企划的概念- 拟定计划 ? 订好长期目标, 以及的短期目标 ? 根据目标的轻重, 安排优先次序 ? 搞清楚个人活力周期表, 再根据最有效 的工作时间, 勾勒出“ 理想工作时间表” ? 以目标, 优先次序, 理想工作时间表表示这三块积木为基础, 想好一天的计划 为什么需要目标？ ? 目标是行动的导航灯! 为什么需要目标？ 成功就等于目标， 其他的一切都是这句话的注解。 －－美国潜能大师伯恩·崔西语 为什么需要目标？ 为什么需要目标？ 长期目标: 个人目标- 是否有关于健康, 休闲和营养等的目标? 事业目标 短期目标 项目计划( 例如推行 – 新系统) 日常运作计划 ( 编写每月生产报告) 每周的行事安排 每日的需要完成的工作 短期的目标应该是现实的! 分 解 目 标 “ 剥洋葱法” “多叉树法” 计划目标 Specific - 明确的 Measurable - 可以量度的 Achievable - 可以达成的 Realistic - 实际可行的 Time Bound - 有时间性的 如 果 没 有 目 标 命中是偶然的，打不中是必然的！ 浩 君 的 故 事 你是怎样编排时间计划？ TO DO LIST - 执行事项清单 TO DO LIST - 执行事项清单 每天做 每天同一时间做 将优先次序写下 由最重要的事情写下 区分优先工作 最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要The main thing is to keep the main thing the main thing at all times - 哲学家 施格兰 理想的工作时间表 1/ 要有正面的工作态度 2/ 留意自己的表现曲线 3/ 预留自己安静的时间 4./利用工作日志 请记着 : 巴雷德“80/20”定理 看看你的工作日志, 然后问自己: 几点开始目标? 能不能早点开始? 有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情?, 能不能早点开始? 你完全不受干扰的最长时段有多久? ( 不要把午饭也放进去) 你最有效率和最没有效率是什么时候? 你将当天的主要目标完成到什么程度? 你会照着优先次序的书面计划做事吗? 你在适当的时间做适当的事吗? 你在怎么处理不应该做的事? 可不可以授权? 手边的工作要如何做得更有成效, 更为简化, 并减少细节? 你花的时间与你的优先次序是否相称? 以行动配合计划 将目标写下来 - 是什么目标? 要达致什么的成果? 行动 – 要做些什么? 次序 - 哪些应该先做/ 哪些为后? 订下完成 日期及排列优先次序 时间估计 – 每项的行动需要多长时间? 灵活性 – 有没有预留时间给不可估计的突发事情 时间表 – 甚么时候处理甚么事项？ 立 即 行 动 ! 立 即 行 动 ! 怎样可以增加你的生产力? 1. 你的办公桌 你的工作环境是怎么样? 有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率? 改善工作环境 将所有可以吸引你视线的东西全挪开 将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话, 时间表, 笔记本, 日历, 笔座…..) 将你要用的器材放在容易找到的地方 把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方 改善工作环境 将一些你知道不会作出反应的信件抛弃 利用文件夹来将不同的文件归档 2. 归档 所有的文件和书信应只分成三类: 马上处理 只作参考 归档 归档系统 一些你需要今天马上完成的事情 - DO NOW 一些你需要这个星期完成的工作 - FILE 一些你需要归档的文件 - FILE 有空才阅读的书本 - READ