时间与压力管理.ppt

课程内容 时间管理 作时间的控制者 时间管理和工作安排的系统方法 团队时间管理 如何避免时间浪费 压力管理 认识压力 面对压力 行动计划 你的生活紧张吗? 0-25　 你不是每天在处理紧急的事情 26-45 危机处理是每天必做之事 46+ 你生活中不能没有危机 做时间的控制者 你是谁? 你如何利用时间? 你的一天是如何过的? From 9 to 6 时间哪里去了? 你的时间浪费在那里? 省时 or 省事 你会如何安排一天的时间?何副总经理的一天 讨论:15分钟 分享:3分钟 关于时间管理 时间能管理吗? 你真的没时间吗? 你有多少时间用在工作上? 效率（Efficiency）V.S. 效果（Effectiveness) 效率：把事情做对（Do the things right） 效果：做对的事情（Do the right things） 效能：把对的事情做对（Do the right things right） 一般工作者 聪明工作者 如何节省时间 个人精力周期图 时间管理的基本认识 知道该做什么事,并把时间花在重要的事情上 时间无法管理,事情/任务才是管理的对象 浪费的时间远比有效利用的时间多 善用管理工具提升时间利用效率 时间管理和工作安排的系统方法 管理时间的四大任务 确立目标（Goal） / 愿景（Vision） 设立短期目标（Objective） 制定工作计划（Planning） 区分轻重缓急（Prioritizing） 个人管理的四步骤 确定角色 选择目标 安排进度 逐日调整 你有几种角色 讨论10分钟 分享3分钟 你的角色 制定目标时应该遵循法则 时间管理矩阵 你的时间管理矩阵 时间管理是针对那一个矩阵象限的管理? I ? II? III? IV? 柏拉图定律(80/20) ABC法则 A级优先—必须做的事 B级优先—应该做的事 C级优先—可以去做的事 工作日志 每日时间规划法 列出任务 估计工作需要时间 预留机动时间给意外事件 决定优先,删减和委派 事后检查 你会如何安排一天的时间?结合你的各种角色 讨论:15分钟 分享:3分钟 时间日志 如何填写每日时间日志 如何填写每日时间日志 如何控制时间的使用 计划时间运用的指导方针 总是把你的计划写下来。 保持集中力在你将预定完成的目标上。 总是将你的日程表放在你的面前以确保工作进度。 先将主要的事项及活动计划好。 多花心思在计划每天的一开始。 尽可能将有关之事项及活动给归纳在一起。 多留一些时间给重要的工作。 确定容许足够的时间在每一件工作上，但不能给予太多的时间。? 计划时间运用的指导方针 建立一些弹性在突如其来的事件上。 每一天拨出一些供思考的时间给自己。 考虑如何将等待及旅行的时间变得更有用。 如果可行，试着将你的生理时钟和你的工作相配合。 学习如何控制自己不去做并未排入行程的事情。 每日下班前先将明日的行程排好。 请你的秘书来协助你安排行程。 将你计划的日程表及实际履行的事情做一些比较，可以学会如何更实际及有效地安排你的时间。 时间管理 专注是提高个人工作效能的关键. 高效的经理人坚持要事第一,而且每次只做一件事. ~彼德杜拉克 团队时间管理 自己做?还是团队一起做? 彗星撞地球 制定工作计划的八个步骤 列表 排定顺序 制作工作计划 计划甘特图 计划人员需求情况图 制作一个项目计划表 你负责改善一个单位的重要问题,你的主管希望你提出一个有效的工作计划. 成本降低 / 客户服务改善 / 提高绩效 计划推展 管理者的时间计划 善用时间排程,学会善用大段时间与零散时间 预留可弹性运用的时间以应对突发状况 将琐碎的工作交由部属处理 将时间运用于改善组织,改善工作方法,创新,提高客户满意度,降低成本,减少错误及瑕疵的工作 谁偷了你的时间? 讨论10分钟 分享3分钟 时间浪费的陷阱 避免干扰 避免干扰 电话 尽量减少 代接与授权 电话留言 避免无关话题 简洁回答 必要时礼貌的结束对话 访客 限制区域与人数 在别人的工作区域讨论工作 座位远离门或走道 站立谈话 避免干扰 邮件 分类 安排时间阅读 过滤垃圾邮件 限制对象 会议 确定必要性 让参加会议的人清楚知道会议目的与需要信息 准时开始,准时结束 转接电话 结束前清楚说明会议结论与要求 你会怎么办? 處理困難情境(7A) 阶段一：处理人的情绪 吸收 Absorb 表示理解 Acknowledge 同意某些事 Agree with something 阶段二：处理特定问题 询问