国立新庄高级中学函（稿）.doc

新北市政府文書處理實施要點 中華民國102年12月17日北府秘文字第1023259627號函頒 壹、總述 新北市政府(以下簡稱本府)為統一文書處理程序，提升公文品質與行政效率，特訂定本要點。 本要點所稱文書，係指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。 本要點所稱文書處理，係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程，分為下列步驟： (一)收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 (二)文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。 (三)文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、決行。 (四)發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。 (五)歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理。 關於文書之簡化、必威体育官网网址、流程管理、文書用具及處理標準等事項，均依本要點之規定為之。 文書製作應採由左至右之橫行格式，並使用正體字。 本要點適用於下列機關(以下簡稱各機關)： (一)本府及所屬各機關。 (二)本市市立學校。 機關公文電子交換，係指將文件資料透過電腦及電信網路，予以傳遞收受者。各機關對於適合電子交換之公文，應以電子交換行之。 公文傳真及電子交換，應依機關公文傳真作業辦法、機關公文電子交換作業辦法及新北市政府公文電子交換作業要點之規定辦理。 機關公文得採線上簽核，將公文之處理以電子方式在安全之網路作業環境下，採用電子認證、權限控管或其他安全管制措施，並在確保電子文件之完整性及不可否認性下，進行線上傳遞、簽核工作。各機關實施公文線上簽核採電子認證者，應依文書及檔案管理電腦化作業規範辦理。 貳、分層負責 為加速文書處理，各機關應厲行分層負責，並依核定之分層負責明細表辦理。分層負責明細表未規定之事項，機關首長亦得授權單位主管處理。 需蓋用市長私章之文件及未列入分層負責明細表甲表之府文，其決行層級至少應為府二層，區公所至少為區長層級。 各機關首長對本機關分層負責處理公務，負監督考核責任，並得指定適當單位或人員抽查各層級基於授權處理之公文，作為考核及研究改進之標準。 各機關實施分層負責視其組織大小及業務繁簡，以劃分三層為原則，不得少於二層或超過四層。分層負責明細表之規定，並應根據實際情況檢討修正。 各機關持首長授權章襄助首長處理公務在二人以上者，得劃分其襄助公務之範圍。 依分層負責之規定處理文書，如遇臨時特別案件，必須為緊急之處理時，次一層主管得依其職掌，先行處理，然後補陳核判。 機關首長已簽陳核定處理之公文，由副首長、幕僚長或第二層主管判發者，文稿內容如違背原核定辦法，決行、核稿及承辦人員應共同負違誤責任。 各機關除由首長判發或由持首長襄助授權章判發之對外行文外，其各層主管根據分層負責之授權對外行文加註規定如下： (一)本府第二層代為決行之公文，仍以本府名義行之，由市長署名，並於公文末頁加註「本案依分層負責規定授權○○局局長(○○處處長、○○會主任委員)決行」之字樣，以明責任。 (二)本府第三、四層代為決行之公文，仍以本府名義行之，由市長署名，並於公文末頁加註「本案依分層負責規定授權業務主管決行」之字樣。 (三)各機關第二層以下各層主管代為決行之公文，仍以本機關名義行之，由機關首長署名，其公文末頁一律加註「本案依分層負責規定授權業務主管決行」之字樣。 (四)蓋用機關章戳之公文，其文末均毋須加註。 第二層依首長核定處理原則代判之公文，視同首長判發，無須依前項規定加註。 叁、公文製作 本府公文分為「令」、「呈」、「函」、「公告」、「其他公文」五種。 本府公文之類別及用法如下： (一)令：公、發布本市自治法規、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。 (二)呈：對總統有所呈請或報告時使用。 (三)函：各機關處理公務有下列情形之一時使用： １、上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復，或為下達行政規則時。 ２、下級機關對上級機關有所請求或報告時。 ３、同級機關或不相隸屬機關間行文時。 ４、民眾與機關間之申請或答復時。 (四)公告：各機關就主管業務或依據法規規定，向公眾或特定對象宣布周知或依行政程序法第一百五十四條所為擬定法規命令預告時使用。 (五)其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如： １、書函： (１)於公務未決階段需要磋商、陳述及徵詢意見、協調或通報時使用。 (２)適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。 ２、開會通知單：召集會議時使用(格式如附件一)。 ３、公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發(受)話人如認有必要，可將通話紀錄作成二份，以一份送達受(發)話