期初余额表的数据处理.ppt

期初余额表的数据处理 湖北生物科技职业学院 刘英 期初余额表的结构设计 插入“期初余额表”工作表，录入表头文字和画表格线。 设置单元格格式： 单击A列，单击菜单栏中的“格式︱单元格”按钮，将”科目编码”所在列单元格设置为“文本”型。 科目编码录入设计 科目编码规则 4-2-2-2 一级科目编码由财政部制定，统一为4位； 最多可设四级科目； 编码位数在4-10位之间，否则为非法科目编码。 科目编码合法性检查 科目编码合法性检查 步骤1 单元格的数据有效性设置 选中“科目编码”列，单击“数据|有效性 ”命令打开“数据有效性设置”对话框，在“允许”下拉列表中选择“自定义”选项，在“公式”编辑框输入公式： =AND(MOD(LEN(A1),2)=0，LEN(A1)=4，LEN(A1)=10，COUNTIF(A:A,A1)=1) 在“公式”编辑框输入公式： =AND(MOD(LEN(A1),2)=0，LEN(A1)=4，LEN(A1)=10，COUNTIF(A:A,A1)=1) =AND(MOD(LEN(A1),2)=0，LEN(A1)=4，LEN(A1)=10，COUNTIF(A:A,A1)=1) 相关函数介绍 数学与三角函数——求余MOD( )函数 相关函数介绍 文本函数——LEN( )函数 科目编码合法性检查 出错警告设置——“数据︱有效性” 科目编码合法性检查 删除数据有效性 选择不需要对其数据进行验证的单元格，单击“数据︱有效性 ”命令，单击“全部清除 ”按钮，再单击“确定 ” 按钮。 科目名称录入设计 科目名称录入设计 科目名称录入设计 科目级次录入设计 是否末级录入设计 是否末级录入设计——下拉菜单 是否末级录入设计——出错警告 是否末级录入设计 数据录入设置 步骤1：数据单元区域（E4：F116) 格式设置——数值型 数据录入设置 数据有效性设置——借方余额和贷方余额不能在同一行出现 选择借方余额栏，单击“数据︱有效性”按钮，在“允许︱自定义 ” 中输入: =IF(E4””,””),单击“确定 ”按钮。 采用相同办法，选择贷方余额栏，单击“数据︱有效性”按钮，在“允许︱自定义 ” 中输入: =IF(F4””,””), 单击“确定 ”按钮。 数据录入设置 数据录入设置 数据有效性设置——“出错警告”设置 数据录入设置 非末级科目余额的自动计算——利用求和函数SUM完成 余额试算平衡检查 令G1==IF(E116=F116,,试算结果不平，借贷差 TEXT(ABS(E116-G116),0.00) 。请检查！) 数据录入设置 无垠文海 邀你畅享 PPT模板下载：/moban/ * 《EXCEL在会计中的运用》 期初余额表的结构设计 科目编码录入设计 输入科目编码 测试编码长度 被2整除？ 4-10位？ 唯一？ 写入科目表 是 是 是 否 否 否 AND函数属于逻辑函数，对多个逻辑值进行与运算。AND(logical1, logical2) AND(A1=4，A1=10) 科目编码长度在4-10位之间 COUNTIF函数属于统计函数，计算区域中满足给定条件的单元格的个COUNTIF (range, criteria) COUNTIF(A:A,A1)=1) 从A1列开始对A列的数据进行计算，限制每个数据出现的次数只能为1。 被除数 number 除数 divisor 参数及含义 (1)如果divisor为零，函书MOD数MOD返回错误值#DIV/0! (2) MOD (n,d) =n－d*INT(n/d) 说明 MOD (number, divisor) 语法 返回相除的余数，结果的正负号与除数相同。 功能 查找其长度的文本，空格将作为字符进行计数。 TEXT 参数及含义 LEN(TEXT) 语法 返回字符串中的字符数 功能 当输入编码位数少于4位，高于10位，奇数，编码录入重复时，会发出警告。 科目名称录入设计 不同级别在单元格内设置不同左缩进量， 可采取以“级别”作为筛选条件，将各级科目筛选出后成批设置。 步骤1：录入科目的汉字名称。 步骤2：科目级次确定（详见科目级次录入设计） 步骤3：筛选出级次为2的科目——“自动筛选”功能，选择：“2”。 步骤4：将二级科目名称单元左缩进量设置为1个字符。 用相同方法将三、四级科目名称的单元缩进字符量分别设置为2和3。 科目级次录入设计 科目级次由编码位数确定 位数4、6、8、10分别对应级次1、2、3、4。 步骤1：选择任一“级次”单元格C4。 步骤2：令C4=IF(A30=,,IF(LEN(A30)=4,1,IF(LEN(A30)=6,2,IF(LEN(A30)=8,3,4))))。 步骤3：复制公式