信息化是管理体系执行力的重要手段.doc

信息化是保证管理体系执行力的重要手段 吕福满 李会清 编者按：提高管理体系的执行力是许多企业面临的难题，而信息化是破解这一难题的有力武器。 企业的经营业绩来自于企业各级领导、职工的努力，来自于系统、协调的各项业务活动的结果，或者说来自于管理体系的高效运转。管理体系策划重要，而体系的贯彻执行同样重要，甚至更重要，企业首先需要好的策划，解决做正确的事和正确的做事的方法，但最后总是要落实到执行上，否则只能称为纸上谈兵。信息系统不只是在保证执行力方面有着强大的优势，而且在体系策划阶段也必须充分认识信息化手段的威力，否则，就好像不会利用空间卫星的指挥员，是很难在现代战争中策划出一场能够取胜的战役。 管理体系策划与信息化建设应当相互融合借力。在许多企业我们发现，管理体系的贯彻由企业策划部负责组织推动，企业信息化的推动由企业信息中心负责，这种分工如果没有好的管理方法论支撑，没有好的管理体系模式总体架构，是很容易陷入各自孤立策划，事倍功半。管理体系的策划主要从企业经营管理需求出发，识别管理体系业务过程，明确控制程序要求，具有较好的系统性、操作性，要求识别所以业务过程，对每个过程的策划体现5M1E（人机料法环测），对每个过程的描述体现5W1H（何时When、何地Where、做何事What、为什么Why、谁做Who、以及如何做How？），然后组织培训贯彻、内部审核，推进管理体系的贯彻执行等。在此基础上，由信息中心继续信息化设计过程，无论是否聘请信息技术的外部服务，从事信息化的人员，主要是从信息技术角度，落实管理体系策划的各项要求，重在“实现、落实”，缺少从管理的角度重新策划。管理体系策划工作必须考虑信息化手段对体系运作的影响，才能策划出有竞争力的管理体系，仿佛现代的军事指挥员必须了解信息化下的战争进行方式，才能策划好整个战役，让古代军事家孙膑指挥“辽沈战役”，由于不深刻理解飞机、坦克、大炮、电报电话等工具手段，胜利是不可想象的。而信息化也必须向前延伸到体系策划阶段，才能将信息化的优势发挥到最大。 信息化手段的运用能够克服体系策划运行中的一些明显问题。在管理体系策划与贯彻中，如果能够借助信息化手段，存在的一些问题应当能够得到很好的解决。 问题 信息化的优势 文件太多，不便于学习 只能看到和自身业务密切相关的流程和要求，使需要学习的文件大大减少，无关的文件无需看也看不到，有利于必威体育官网网址。 由于程序文件的内容体现在了系统中，只要会操作软件系统，无需学习程序文件，同样保证程序的贯彻。 管理程序没有执行，依靠各级人员自身经验“灵活”处事 能够确保只能按照流程执行，脱离了软件系统，工作不被认可。 而且由于异地审批，随时审批，极大地方便领导的把关工作，使最紧俏的资源（领导者的时间）得到了更好的利用。 出现问题相互推诿 由于信息系统对每个管理活动都必须明确执行者，出现问题以后，很容易发现在那个活动上开始出现问题，责任追溯非常清晰。 数据分析形式化 在各项活动中产生的数据，无需人为传递，数据库系统随时能够进行结构化的统计分析，极大地方便了各项过程、产品的管理状态的掌握，各层次掌握的数据是唯一的，也就保证了一致性。 持续改进缺少实施 各项过程执行的过程及结果被完整的记录下来，通过简单加工，就可变成企业的知识库，供后来学习使用。 人员调动，资料丢失，经验需要重新积累。 由于所有业务过程及实施记录都在系统上，任何人的调动，都不会影响已经完成的档案记录 信息系统已经成为稍具规模的企业核心竞争力，柳传志曾经说过：联想上ERP系统可能导致失败，但不上ERP系统企业肯定失败，所以进行管理体系改造的企业在进行体系改造中必须充分考虑信息系统的强大作用。 策划中应当考虑信息化实施的可能性。在进行管理体系流程设计中，形成了整体结构和流程一览表，在此基础上要进一步策划各项流程信息化的实施程度，包括实施的必要性、实施的效益、实施的难度等综合考虑，一般而言，越是需要重复运作的过程信息化的价值愈大，比如物资、设备、人事管理、财务、成本等。在此基础上，进行整体设计，对相关的流程进行深入设计，从而实现信息化。 从下图可以看出，充分考虑信息系统的要求，对我们进行管理体系策划也提出了更高的要求。 信息化保证过程运行有效的案例。 案例：YCMS房地产企业电梯采购过程 采购过程描述： 企业是管理体系贯彻多年的企业，建立了采购管理的书面程序。 按照工程计划要求，电梯采购要求2月份签订完毕，4月份安装调试完毕并用于后期工程材料运输。 现场各项工程都在进展，4月份要安装电梯才发现采购合同还没有签订 后果： 由于时间紧迫，厂家商务谈判占有绝对主动，要求追加20万元赶工费； 由于时间紧迫，厂家不再提供银行保函，给企业造成预付款风险； 电梯进场至少延期20多天，后期相关工程受到很大影响； 对该问题