信息系统编码管理办法.doc

信息系统编码管理办法 为适应安泰集团管理体制改革的需要，为在集团建立与现代企业制度相适应的编码系统管理制度，由信息系统管理部组织起草了安泰集团《编码管理办法》，它将成为安泰集团编码系统管理方面的指导性文件。 信息分类编码标准化是进行信息交换和实现信息资源共享的重要前提，是实现管理工作现代化的必要条件。搞好信息分类编码标准化，具有巨大的经济效益和社会效益。为了加快信息管理系统的建设步伐，建成集团信息分类编码标准体系，特制定本管理办法。 本办法部分内容引用标准JB/T 8823—1998 机械工业企业计算机辅助管理信息分类编码导则。 本次出台的《编码管理办法》，具体内容如下： 1、在术语和定义中对信息、代码、编码、校验码、信息分类、信息编码、企业实物编码等关键概念都作了解释。 2、明确了总裁、信息系统管理部及各集团各部门及各生产厂在编码管理系统方面的职责。 3、在管理内容和方法中，对编码的目的、基本规定、信息分类的基本原则、编码的基本原则、信息交换的四种代码保证形式、选择信息交换代码保证形式必须遵循的原则、制定编码规则、编码项划分的深度与内容、常见方案类型、信息分类编码标准的贯彻执行等都作了重点说明。 一、物资编码的意义 企业为适应市场的需要，不断开发新的产品，使企业产品种类不断增多，从而使为满足这些产品生产所需的物资种类也不断增多。为了提高管理质量和管理效率，首先必须对这些物资分类编码，使之提供的资料一目了然，而且不会漏记物资。其具体意义表现在： 1? 编码无处不在，编码是企业信息化建设的基础 2? 有利于提供正确的物资资料 3? 有利于计算机管理 4? 有利于压缩物资的品种、规格 二、物资编码的原则 为了更好的管理物资编码，必须制定合理、科学的物资编码管理体系，物资编码原则应该遵循以下几个方面： 1? 简单性原则 2? 分类性原则 3? 扩展性原则 4? 完整性原则 5? 唯一性原则 6? 可用性原则 7? 兼容性原则 三、物资编码分类方法 目前对物资进行编码所采用的方法主要有以下四种： 1? 英文字母法：英文字母法是指将某项物资用特定的一个字母或一组字母来表示。 2? 数字法：指将某项物资用特定的一个数字或一组数字来表示的方法。数字法还可考虑以下几种编码方法。 ? 1)?? 连续数字法，首先要求将所有物资进行分类，并按一定的规律先后排列，然后自1号起依顺序编排流水号，此方法优点是代号连贯，但未来新增类别时，不能在中间穿插，只能在后面添加。 ? 2)?? 阶梯式数字法，首先要求将所有物资分成若干大类，其次再将各大类按其次级类别分成若干中类。 ? 3)?? 区段数字法，是介于连续数字法与阶梯式数字法之间的一种表示方法。 ? 4)?? 国际十进制分类法，是指将所有物资分为十大类，分别以0-9之间的数字代表；然后每大类再划分为十个中类，并分别再以0－9之间的数字代表，如此进别再以行下去。 3? 暗示法：是指根据物资的特性，采用特定的数字或符号使之能代表物资特性的方法，又可分为数字暗示和符号暗示法。 4? 混合法：是指将英文字母和数字结合起来使用的方法。 四、物资编码执行操作方法 凡没有物资编码的企业，若需进行编码，须遵循以下步骤操作，即可成功地为本企业所有物资编制出科学合理的编码。 1? 成立专职编码小组。编码小组成员由各部门（如开发部、技术部、质量部人组成编码、资材部等）抽出人员组成，并指定编码小组组长，其职责是负责整个编码工作。 2? 搜集现有物资的所有种类及规格型号，将搜集的物资种类进行整理分类，确定出大、中、小类；并预测未来可能出现的新类别，需留一定的空位以便未来穿插。 3? 确定大类、中类的位数及代号。 4? 确定小类的位数及编码方法。 5? 制定出科学合理的编码规则体系。 6? 重点对产品和自制件进行编码工作，由于其数量和种类多，变化快，使用范围广。 7? 对编码数据进行规范管理，制定出编码数据规范办法。 8? 制定物资编码管理办法，如：编码使用管理办法，新增物料编码的编码方法等。 五、统一物资编码管理 企业对物资编码进行合理规划后，还需借助专门的编码管理系统来管理物资编码，实现编码的计算机管理，把企业编码规则固化到编码管理系统，由编码管理系统管理企业编码规则、编码的生成、编码查询和编码维护等。企业在信息化建设过程中会实施多个不同的管理系统，在实施管理系统中，必须遵循一个原则，那就是统一编码管理原则，确保物资编码在各信息系统中的唯一性和正确性。对于集团型企业，更需要选择一个能够支持集团型企业使用的编码管理系统，建立集团公司和子公司编码间关系和应用体系。 信息交换的四种代码保证形式 1、统一采用信息分类编码国家标准 集团自动化管理系统统一采用信息分类编码国家标准。信息分类编码国家标准不仅适用于各系统之间的信息交换，而且适