96年度文书处理实务讲习教材.ppt

* 程序正確 嚴守時效 權責分明 清楚管理 16字箴言 * 1.核稿人員對案情不甚明瞭時，可隨時洽詢承辦人員，或以電話詢問，避免用簽條往返，以節省時間及手續。 2.核稿時如有修改，應注意勿將原來之字句塗抹，僅加勾勒，從旁添註，對於文稿之機密性、時間性、重要性或重要關鍵文字，認為不當而更改時必須簽章，以示負責。 3.上級主管對於下級簽擬或經辦之稿件，認為不當者，應就原稿批示或更改，不宜輕易發回重擬。 核稿應注意事項 1.簽稿是否相符。 2.前後案情是否連貫。 3.有關單位已否會洽。 4.程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文等是否正確。 5.文字是否通順。 6.措詞是否恰當。 7.有無錯別字。 8.對於文稿內容如有不同意見，應洽商主管單位或承辦人員改定，或加簽陳請長官核示，不宜逕行批改。 閱稿應注意事項 判行應注意事項 1.文稿之判行按分層負責之規定辦理。 2.宜注意每一文稿之內容，各單位間文稿有無矛盾、重複及不符等情形。 3.對陳判之文稿，認為無繕發必要尚須考慮者，宜作「不發」或「緩發」之批示。 4.重要文稿之陳判，應由主辦人員或單位主管親自遞送。 5.決行時，如有疑義，應即召集承辦人員及核稿人員研議，即時決定明確批示。 1.無轉行或答復必要之文書或例行准予備查之案件，應逕予存查。 2.無機密性之通案，應於電子公布欄公布(機關團體首長到任就職，地址、電話變動、年度發文代字號等周知事項)，並得登載於公報、公告或其他公務性刊物，以代替行文，下級機關應即照辦，毋庸逐級函轉。 3.接到之副本，如僅為通知性質，不須辦理亦無其他意見者，不必行文答復。 4.內容簡單毋須書面行文者，可用電話接洽。 文書簡化應注意事項 1.上一層級已於擬辦時核可者，其文稿內容如無變更，應由次一層級代判(即先簽後稿案件)，不必再送上級判行，較急要者，得先行判發再補陳核閱。 2.急要文書，高級主管人員應儘量自行辦稿，以節省核轉之時間及手續 3.會議紀錄及交代案等類似案件，其內容廣泛，須送會3個以上單位者，得影印若干份，同時分送，以免依次會簽，稽延時日 4.特急文件需會辦者，應逕行面洽，儘量避免登錄、遞送、承轉等手續 5.緊急公文得不依層級之限制，越級行文 文稿核會及行文之簡化 1.受理之案件，主體機關或通案分行之機關用正本，其餘有關聯或預計將有同樣詢問之機關用副本，機關內部單位用抄本。 2.收到其他機關來文，一時未能函復，須向其他機關查詢者，可將行文之副本抄送來文機關。 3.副本除知會外，尚須收受副本機關處理者，得於文內「說明」段加敘請就某一事項予以處理之字樣。 4.附件以正本為限，如需附送副本收受機關或單位，應在「副本」項內之機關或單位名稱下註明「含附件」。 副本之運用 文書必威体育官网网址規定 機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。各機關處理機密文書，除依國家機密保護法與其施行細則及其他法規外，依文書處理手冊辦理。 國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」；一般公務機密文書列為「密」等級。 不同等級之機密文書合併使用或處理時，以其中最高之等級為機密等級。 一般公務機密，指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令或契約有必威体育官网网址義務者。 1.本件於公布時解密。 2.本件至某年某月某日解密。 3.本件於工作完成或會議終了時解密。 4.附件抽存後解密(適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者)。 5.其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)。 經核定機密等級、解密條件之文書，均應完成適當標示。其解密條件如下： 其他有關處理機密文件應注意事項請參閱『文書處理手冊』捌、文書必威体育官网网址各點 一、一般公文 (一)最速件：1日 (二)速 件：3日 (三)普通件：6日 公文處理時限 公文時限管制 (四)限期公文 訂有期限公文，應 依其規定期限辦理 變更來文所訂期限 者，須聯繫來文機 關確認 來文訂有期限者，如收 文時已逾文中所訂期限 者，該文得以普通件處 理時限辦理 機密案件請用黃色卷宗，必須親持會辦。 卷宗夾破爛不堪請更新 * 常見錯誤 格式錯誤：電子郵件以書面函覆 分項條列標號及格式書寫錯誤 例(一)、○○○ 一、１? 會章位置不正確(不符橫式公文簽署原則) 蓋章未押日期時間(因註記不明確或未註記者，一律以該階段最長時間認定) 一、公文製作或簽辦部分 如要求副本收受者作為時，應於『說明』段內列明 訂有辦理或復文期限者，未在「主旨」內敘明 常見錯(別)字或漏字 例：抑(亦)或 民眾反映(應) 紓(輸)解交通 刻(克)不容緩 關懷備(倍)至 文長超過2頁(過長應以附件方式處理) 機密件公文，未填寫解密條件 決行層級空白，未依分層負責表書寫 公文製作未用系統內建符號，造成電子公文收文端內