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問題7. 使用公文夾應注意事項 文書之陳核、陳判過程中，可以使用公文夾顏色做為機關內部傳送速度之區分，最速件用紅色、速件用藍色、普通件用白色、機密件用機密檔案專用信封。 問題8.發文附件及標示 承辦人請依規定備齊附件種類。附件以正本為限，如需附送副本收受機關或單位，應在「副本」項內之機關或單位名稱右側註明「含附件」或「含○○附件」或缺附件以免遺漏。 發文如有檢送附件，應於「附件」欄註明，其填寫方式應明確如：「申請書1份」或「如行文」。無檢送附件者附件欄應填寫「無」。 附件請檢點清楚，隨稿附送。 問題9.機密公文 機密公文等級之編列 本校為一般公務機關機密公文僅編列普通。 機密、極機密、絕對機密係屬國家機密等級請謹慎編列。（國家機密保護法第4條） 機密公文之傳遞方式如下： 非由承辦人員傳遞時，應密封交遞。 傳送一般公務機密文書應交指定專責人員親自簽收。 解密條件 機密公文請填寫明確之解密條件或必威体育官网网址期限。 機密公文及封套均應填寫解密條件。 問題10.公文無紙化 承辦人發文各單位，應多利用網路以上網公告，少發紙本為原則。規劃「公文線上簽核系統」，未來將朝向公文無紙化的目標邁進。 問題11.公文歸檔 擬辦之公文如須存檔，請勿使用回收紙列印，以方便掃瞄及歸檔。 歸檔公文以原件為原則，有附件者，每1種以1份為限。 問題12.編寫頁碼 先編本文，續編附件。編寫位置於每頁「下方置中」。 依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下；簽稿併陳案件，以簽在上，稿在下，依序編寫頁碼；文件係雙面書寫或列印者，亦同。 附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外，應併同其本文連續為之。 問題13.經辦公文時間流程掌控 承辦人對所經辦之公文，自簽辦之日起至發文之日止，應注意處理流程各階段之查催，以免造成作業困擾與延誤。 經辦文件應依規定期限辦結，必須展期時，報請權責主管核准。 公文撰寫的步驟_cont. (三)根據公務，確定層次，選擇表達方式 (四)擬稿成文 出稿的要求是以周密詳細的謀篇構思為基礎，依照公文的結構次序逐步展開撰寫。 (五)修改定稿 (1)關於主題的修改 (2)關於觀點的修改 (3)關於材料的修改 (4)關於結構的修改 (5)關於語言的精練 五、公文撰寫說明─函 函是各機關公文往復，或人民和機關間，申請或答覆時使用，使用「函」的雙方，在精神上是平等的，因而不帶有指揮的意味和強制作用。 (1)上級機關對下級機關有所指示、或交辦或批覆時都可以用函行文 (2)下級機關對上級機關有所請求或報告時都可以用函行文 (3)同級機關或不同級機關間互相往來，都可以用函行文 (4)人民和機關之間，申請或答覆時都可以使用函行文 公文撰寫說明─公告 公告一律使用通俗、簡淺易懂的語體文制作 公告文字必須加註標點符號 公告內容應簡明扼要 公告結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」，三段段名之上不冠數字 公文撰寫說明─簽、稿 簽，為機關內幕僚部屬向上及表達意見的文書。這種文書的內容包括有所請示、請求、陳述意見等。 甲、機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。 乙、下級機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末得用敬陳○○長官字樣。 五、公文的用印與簽署 「蓋印」是使公文發生效力的要件之一 行政院「文書處理手冊」用印與簽署施行，詳見課本第108頁。 印信使用與管理 (一)條戳：用正楷或宋體字，由左至右，刻機關全銜 (二)簽字章：對外行文時用之 (三)鋼印：由左至右，刻機關全銜 (四)校對章：於文書改正時用之 (五)騎縫章：於公文、附件或契約黏連處之 (六)附件章：於公文之附件上蓋用之 (七)收件章：收受文件時用之 (八)職名章 (九)電子文件章 條戳 簽字章 鋼印 騎縫章 附件章 收件章 職名章 六、公文處理流程 意義依據 公文由收文、製作到發文、歸檔，有一定的處理方式和流程，並須由專責單位專人辦理，才能運用自如。 處理流程 (一)收文處理： 簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 (二)文件簽辦： 擬辦、送會、陳核、核定。 (三)文稿擬判： 擬稿、會稿、核稿、判行。 (四)發文處理： 繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。 (五)歸檔處理： 依檔案法及相關規定辦理。 處理程序：1.收文處理 (1)簽收：若為電子交換文件，收文人員應輸入識別碼等身分辨識程序，在電腦系統確認相符後，即時或定時進行收文作業 (2)拆驗：總收發人員收到的文件，拆封時應注意來文的機密性及時間性 (3)分文：分文人員依來文的時間性、重要性，按本機關的組織系統與業務職掌，認定公文的承辦單位後，在右上角蓋上單位戳 (4)編號、登錄：分文人員在來文正面適當位置加蓋收文日期及編號戳 (5)傳遞 (6)單位收發 處理程序：2.文件簽辦 (1)擬