秘书办会的工作.ppt

第七章 秘书的“办会”工作 通过讲解涉外秘书在会议、会谈、会见以 及公务聚会中所从事的事务工作。掌握会议及 会议要素，掌握工作例会中的主要程序和原则 ，能妥善组织小型工作例会；掌握会见、会谈 的事务工作以及公务仪典、宴请的筹划和组织 工作、聚会的设计组织和主持工作，能够独立 筹划小型会见会谈事务，独立设计组织聚会工 作。 第一节 会议事务工作 秘书“办会”的工作，指的就是秘书办理会 议事务的工作。所谓“会务”，它是“会议事务” 的简称，包括会议的筹划准备、组织服务和 善后落实工作。 一、会议及会议要素 （一）会议 会议就是把人们组织起来讨论和研究问题 的一种形式。 根据《现代汉语词典》的解释，会议一词 有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情 的集会，如全体会议、厂务会议、工作会议 等；二是指一种经常商讨并处理重要事务的常 设机构或组织，如中国人民政治 协商会议、部长会议等。秘书的 会议事务工作指的是第一种含义。 美国《韦氏新大学词典》中认为，会议是 “一种会晤的行为或过程”，指的也是把众多的 人员聚集起来讨论问题的社会 活动方式。 会议是人类社会历史发展的产物，它经历了如 下的演变过程（见图5-1）。 （二）会议要素 我们不能简单随意地将任何一种聚合或会 合都看做是真正意义上的会议。只有具备了构 成会议的十大要素，集体的活动或聚会才能构 成会议。只有明确了构成会议的基本要素，才 便于从整体上把握整个会议的全面工作，以利 于会议的顺利进行。 构成会议的十大要素，如表5-1所示。 （三）会议的不同分类 会议从其产生发展到现在，已经涉及人类 生活的各个方面，包含的内容十分广泛，我们 只能按类概述，从不同的角度，依据不同的标 准，分出不同的类型。 按照会议的规模划分 按照会议的规模划分可以分为以下五种（见图5- 2）。 按照会议的内容含量划分 按照会议的内容含量给会议划分类型，实 质上是根据某次会议讨论议题的情况来划分。 依据这一标准，可将会议分为两类： 综合性会议。综合性会议指一次会议要讨 论和研究多方面的问题。这一类会议往往因为 内容含量大、涉及面广，故而要求准备工作要 做的扎实、细致，会议召开的时 间也较长。 专题性会议。这类会议一次只集中解决一 方面的问题，讨论研究一方面的工作或事情。 会议议题具有单一性或专一性。如××经验交 流会；×节日庆祝活动会；高校招生工作会议 等。当然，这类会议在一个集中的议题下面根 据所涉及具体问题、工作、事情 的不同，可以分若干方面进行讨 论和研究。 按照会议召开的时间划分 定期会议。指按照一定的时间间隔或一定 的循环周期固定召开的会议，亦称例会。如办 公例会、各种定期召开的经验交流会、学术讨 论会等。 不定期会议。根据组织开展工作的需要， 随时要召开的会议。如防汛紧急会、抗灾紧急 会、××工作布置会、研讨会等。 按照会议的级别划分 按照会议的级别划分是依据我国党政领导机构从中央到地方的不同等级划分或企业从总部到分公司划分的，比如中央级会议、省、市、自治区级会议或跨国公司总部会议、 ××国总公司会议、 ××分公司会议、 ××部门会议等等。 按照会议的秘密程度划分 依据会议讨论议题的秘密程度，可将会议分为 （见图5-3）。 按照会议的性质划分 依据会议的性质，可以把会议分为决策性 会议与非决策性会议两类，之下又可根据不同 的情况进行细分。 决策性会议。 包括立法性会议、党务性会 议、行政性会议等。 非决策性会议。 包括业务性会议、动员宣传布置 性会议、纪念性会议、娱乐性会议、 新闻性会议等。 按照会议与会人员集中或分散情况划分 由于现代会议形式的出现，有了与传统的与集中 一处开会不同的异地开会形式，因而也就有了与集中 开会对应的非集中会议形式。非集中的会议主要借助 现代通信技术召开会议。包括电话会议、电视会议、 网络会议等，统称为电子会议，是在一定的电子设备 的支持下举行的本地或异地会议。 会议是一种十分广泛的社会活动方式，给它分类 还可以从其他的角度和侧面进行，如表5-2所示。 会议目标的实现，会议成果的取得是由诸 多因素决定的，其中十分重要的一个因素就是 会务工作开展与完成的情况。这既包