综合定期采购单.ppt

生產規劃與控制 第 5 章 特殊採購 學習目標 說明綜合定期採購單與概要協定等特殊採購約定之功能、使用時機和使用方法 。 介紹採購寄售物料之流程和各部門進行採購寄售物料之相關活動，並且探討將產品寄售於顧客處時寄售物料之庫存管理 。 概述使用供應商管理庫存時通路上下游間之相對應活動 。 了解委外服務之流程與各部門於進行委外服務時之相關活動 。 前言 (1/2) 傳統採購流程主要可分為以下八個步驟： 採購需求之決定 潛在供應商評估 供應商選擇 訂購流程處理 採購單的監控與跟催 收貨 發票驗證 付款 前言 (2/2) 不同的產業、不同的通路對於採購流程的八大步驟通常都會有不同的作法，因而衍生出特殊採購流程或特殊採購約定 ，如： 綜合定期採購單(Blanket PO) 概要協定(Outline agreement) 配額安排(Quota arrangement) 寄售(Consignment) 供應商管理庫存(Vendor managed inventory, VMI) 委外服務(Subcontracting) 標準採購 針對每次所欲採購的物料或服務開立請購單(Purchase requisitions)或向供應商詢價。 根據請購單或報價單(Quotations)轉成至少一張的採購單向供應商進行採購。 以此採購單作為後續收貨作業和發票驗證的基礎 。 綜合定期採購單 (1/4) 在每次採購低價值物料或服務時，都開立個別的採購單是不經濟的。 利用綜合定期採購單可更快速、更簡便、更有效率地進行採購低價值產品之作業。 在綜合定期採購單中，不須記錄： 採購的物料品項、數量、價格或服務規格等採購資料 交貨日期等交貨相關資料 綜合定期採購單通常僅記錄： 有效期限(Validity period)：通常為一較長的時間區間。 綜合定期採購單名稱中的“定期”是指在綜合定期採購單中所規定的時間區間內皆可使用此綜合定期採購單。 可採購之最大價值(Maximum value or the value limit)：用來規定所能採購的物料或服務最大的總價值 。 綜合定期採購單 (2/4) 在綜合定期採購單所規定的有效期限內，且利用綜合定期採購單所採購的物料價值未超過可採購的最大價值時： 只要產生採購需求，使用者都可對供應商根據同一張綜合定期採購單要求供應商送貨。 不需再額外開立個別的採購單。 會自動產生相對應的應付帳款。 可直接進行發票過帳的作業。 綜合定期採購單 (3/4) 綜合定期採購單適用於中、長期的採購需求。 利用同一張綜合定期採購單可向單一供應商採購多樣、不同的產品。 在採購時，使用者不需知道所採購的個別物料或服務其相關指派的會計帳目，相關的會計帳目會等到發票驗證的程序再做處理。 綜合定期採購單 (4/4) 在發票驗證程時，若綜合定期採購單已過期或已達可採購的最大價值，則系統會自動凍結(Block)此發票。 綜合定期採購單之優點 綜合定期採購單的有效期限較長。 使用者不需針對每次的採購交易開立個別的採購單。 不需在採購單上輸入特定的採購物料料號或服務編號。 在綜合定期採購單中可指派相關的帳目，但並不強制輸入，綜合定期採購單的建立者不一定要了解相關的指派帳目。 在發票驗證的程序中仍可修改相關的指派帳目。 在發票驗證的程序中會確認綜合定期採購單的有限期限和數量限制，因此不需花費額外的時間進行確認作業。 概要協定 (Outline agreements) (1/2) 針對所欲採購的物料或服務，由公司的採購組織和供應商之間根據預先決定的條件(Condition or terms)所訂定的長期採購協議。 只在訂定的特定時間內才是有效的。 在訂定期限內，供應商並須提供符合概要協定上所規定的總採購數量(Quantity)或總價值(Value)之物料。 概要協定中不會明定每一次供應商運送的日期、物料數量或價值，這些資訊必須等到根據概要協定釋出採購單或運送排程(Delivery schedule)時才會被提供 。 概要協定 (2/2) 概要協定主要可分為以下幾種類型： 契約(Contract) 數量契約(Quantity contract) 價值契約(Value contract) 排程協議(Scheduling agreement) 概要協定是採購組織與上游供應商間簽訂的協議，在做修改或刪除時須特別小心，以免破壞彼此之間的交情。 契約 公司採購部門與供應商間訂定的長期合約，用來明定在某段時間區間內供應商所需提供的產品或服務。 除了適用於一般標準之採購流程外，亦可用於特殊採購流程中，如委外服務或採購寄售產品等。 契約中通常只包含採購條件、採購產品的總數量或總價值等，並不會詳細的明定每一次交貨的細節。 特定的交貨運送日期或交貨數量