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採購管理模組 ERP系統上物料的採購循環流程往往由供應商管理模組、採購模組、驗收模組以及庫存管理模組等模組所組成。 在本章節中，敘述關於各模組的資訊系統建置的目的、相關作業流程圖、以及Oracle ERP系統在此功能模組上的個案說明。 本章摘要 第1節 緒論 第2節 採購管理作業流程 第3節 電子化採購系統 第4節 ERP採購模組 第5節 ERP採購系統之績效評估 第6節 結語 個案探討 第1節 緒論 隨著企業資源規劃(ERP)應用範圍的增加，採購正由傳統的書面流程，轉變為電子化採購。電子化採購的主要效益有二：效率：採購成本較低、處理週期較短、減少未經核准的購買行為、採購功能與重要後端作業系統的整合效能：對供應鏈控制增加、對關鍵採購資料能主動管理、提高組織內採購決策品質。 採購的定義 狹義的採購(Purchase)是指限於以「購買」(Buying)的方式，由買方支付對等的代價，向賣方換取物品的行為過程，亦即所謂的「一手交錢、一手交貨」。 廣義的採購(Procurement)，以物品取得途徑來說明，包含購買、租賃、借貸、交換及徵收。 採購的目的 企業採購的目的可分為短期、中期與長期目標。 採購的五大要素 此即所謂的5R(許振邦，2004) 採購的方式 依採購權責的劃分方式，可將採購的方式分為三類，(王忠宗，2000)。 第2節 採購管理作業流程 在採購制度中，一般分為就源採購與統一採購二種。 就源採購，係指有需求的人或部門，自行進行採購的各項事宜；而統一採購，則指企業內部設有專責的部門，負責各項採購事宜。 目前市面上的ERP系統所支援的採購模組管理資訊系統，大體上約可分為營建工程採購資訊系統、原物料採購作業系統、總務採購作業系統，以及備品零件採購資訊系統等四類。 整個採購系統的分布圖，如圖4-1 所示。 為了使採購作業能更順利地進行，基本上應該賦予採購部門以下四種決策權： 圖4-2 顯示採購的一般作業流程。 確認需求 專業的採購人員必須考慮所需購買物品或服務的種類、型態以及需求的頻率。 提出請購 任何採購行為發生之前，必然經過請購程序。 請購作業流程圖，如圖4-3 所示。 與使用單位溝通需求細節 如果請購者與採購人員甚至供應商能達成團隊合作，通常會對採購的運作有相當大的助益，尤其是在規格的制定上。 尋找並確定有潛力的供應商 是較為先進的公司則會從確認哪些對企業而言，是屬於重要策略性的物料或產品來著手，運用全面性的評估流程，預先審核哪些具有潛力的供應商。 詢價報價作業 採購經辦人員接獲「請購單」後，應參考市場行情、過去採購紀錄、以電話詢價、或請供應商填具「報價單」等來進行詢價作業。 對於供應商之報價資料經整理後，經辦人員應深入分析(如價值分析或成本分析)後向各供應商進行訪價或議價作業。 詢議價完成後，經辦人員應於「請購單」上詳填詢價或議價結果及擬定「訂購廠商」，「交貨期限」 與供應商議定之付款條件，經採購主管審核後，依採購核決權限呈核。 選擇供應商 如何去選擇一個不會出問題的供應商，在於所有評估標準的整合判斷。 採購作業 採購作業流程圖，如圖4-4 所示。 物流追蹤 物流追蹤流程圖，如圖4-5 所示。 訂單的跟催與催貨 有些公司甚至會雇用催貨員來監督供應商，以確保供應商交貨的績效。 當供應商無法如期交貨時，催貨就成了唯一辦法，因此，嚴密監控供應商訂單交貨的狀況，是非常必要的。 驗收入庫 驗收入庫流程圖如圖4-6 所示。 付款與結案 付款作業流程圖，如圖4-7 所示。 採購紀錄歸檔 習慣上，採購部門會保留所有已交訂單，並將其視為歷史交易紀錄，一般來說，多數企業會將這些檔案保存五年。 第3節 電子化採購系統 電子化採購是藉由網際網路的力量，改善企業傳統採購作業之無效購買、繁複流程、雜亂蒐尋方式的缺點，以達到降低採購成本、縮短交貨時間、分析顧客採購習性的功效，典型的電子化採購流程如圖4-8 所示： 釐清電子採購的目標 典型的目標包括： 分析現有的採購流程 一旦資料收集完成，並且進行一致性與精確度分析後，就可以將它加入目前採購流程的模型。這個模型是用來做為進階分析的基準，以確保： 分析與供應商間的關係 關係矩陣能根據每家供應商，對公司目前或未來成功的貢獻程度，將供應商總類彙總為下列四個類別如表4-2。 選擇採購系統 選擇電子採購應用系統，要考慮許多因素。 解決人的問題 系統導入失敗的主要原因，「人」的因素所占比例很大，因為改變通常會產生員工的抗拒，進而阻礙新採購流程的發展。 第4節 ERP採購模組 Oracle ERP 採購模組主要的功能有下列幾項： 供應商管理 Oracle ERP 採購模組在管理供應商的資料是利用階層式的方式來進行管理，在階層管理上分為