高校质量管理文件体系.ppt.ppt.ppt

作业文件的内容 1、目的：该文件实施的目的和用途 2、范围：该作业文件的适用范围 3、职责：确定归口管理部门，相关部门和具体实施责任人。 4、内容：按活动项目和管理要求进行描述，包括使用的设备、材料、标准、具体的方法及记录的要求等，对需要确定的服务流程要明确化，尽量使用流程图 5、相关的文件和记录 记录的作用 1、记录是信息管理的重要内容。 2、记录是记载各种工作情况和结果的文件 3、记录是管理活动及服务质量是否符合要求的客观证据，是组织质量保证的证实性文件 4、内部审核和外部审核、教育部的评估都把记录作为客观证据 5、有利于服务标识和达到可追溯性要求 6、记录有时还被用做法律上的证据 1）有效性原则：确保各作业现场填报或使用的记录版本有效； 2）真实性原则：必须真实记录活动过程的实际情况，实事求是； 3）及时性原则：必须及时填写记录； 4）完整性原则：必须按规定的内容填写。 记录的编写原则 记录的编制内容 1、内容：记录的项目 2、格式：记录的编码、编号 3、保存期限：各项活动考虑教育服务的周期，以便今后追溯。 4、保管部门 5、流转路线：根据记录实际周转路线设计。 记录表格的设计要求 1、记录表格的设计与编制程序文件和详细作业性文件同时进行 2、记录表格设计的总体要求 ●规划管理所需的记录 ●规定标识、编目、表格形式、名称、记载的项目、审批程序以及要求 3、记录表格设计的具体要求 ●在考虑项目齐全的同时，应避免重复性，内容和格式安排应考虑填写方便 ●与所对应文件的要求不应有矛盾或遗漏的内容 ●兼顾周期性与信息容量，便于收集装订和保存 ●设立“备注”栏，以适用于特殊情况 ●规定一式几份和传递及保存部门 ⑴积极对管理体系的适用范围进行扩展，实施质量的一体化管理 具体表现：对原有制度文件进行整理和完善 ，理顺教育观念，理顺组织机构，理顺岗位职责 ，原有管理中的文件、制度，采取增、删、整、改的方式，将其纳入新体系形成一套完整的管理系统。 ⑵文件编制的重点应着眼于关键过程，容易发生问题的过程 文件不在于多，在于能够对过程实施有效控制，并应联系实际具有可操作性 三、文件编写过程中的要求 ⑶进一步改进管理文件，提高文件的符合、有效和适用性 具体表现：在实践中对文件不断修订，要求各部门在工作中，注意文件的实际使用情况，如果发现有不合适、无法操作、与实际情况相差甚远的情况，及时反馈，集中统一修订。 ⑷制度的严肃性、法律性 管理文件出台时一定要慎重，领导要签署，正式发文。一旦制订就要坚决执行。 四、文件编写中各部门负责人要考虑 编写文件 1）各部门对自己的工作进行设计，形成文件或规章制度 2）对原有的规章制度进行梳理。 3）动态管理和完善 对文件的要求 1）根据上级政策、法规来制定（文件制订的前提）。 2）符合本校实际情况，可操作 3）能够有效，对工作起指导和规范作用 4）讲究工作效率 5）制订制度时要广泛征求意见，站在全校的角度制订，经正式审批后发文。 文件的编写步骤（I） 培训 编写方法 制定文件编写计划 明确任务分工 每一文件的编制都有明确的负责人 明确时间要求 征求有关编写人员的意见 规定文件格式要求及内容要点 针对各类文件，提出统一的格式和内容要点 文件内容呼应标准要求并结合组织实际 文件的编写步骤（II） 按计划进行编写 遵循文件编写要求 保证进度 组织文件执行部门和相关人员集体讨论 相互征求意见 注意文件之间的接口和协调 注意文件的可操作性 文件定稿 领导审核定稿 发布实施 领导签署发布 * 高校质量管理文件体系 顾 静 国家注册高级咨询师 2014年5月 讲座内容共分为三个部分 第一部分 文件的作用 第二部分 文件体系的构成 第三部分 文件的编写要求 第一部分 文件的作用 一、文件的定义 文件（ISO9000标准中3.7.1）： ——信息及其承载媒体。 二、文件的作用 1.规范:界定了职责和权限，处理好了接口、活动的程序，使文件成为组织的法规，通过认真的执行达到预期的目的。 2.培训： 作为培训的材料。知识是过去成功经验的总结。时代在发展，情况在变化，任何组织都必须根据当时当地情况正确运用知识解决当前各种问题。文件用来积累知识，指导员工，正确行为，提供有质量的产品。 二、文件的作用 3.证据:为评价工作提供证据。 4.可满足重复性和可追溯性要求:按照文件规定操作，可确保操作的重复性和结果的一致性。 5.作为持续改进的基础 :文件用来记录成功的经验，以及根据经验上升的理论。当把改进成果纳入文件，变成标准化程序时，成果可得到有效巩固。 第二部分 文件体系的构成 质量管理体系要求文件化，这就对一个组织的文件体系提出了要求。