使用手册（承办人作业）.doc

教育訓練講義 系統名稱：公文管理系統 課程名稱：承辦人作業 課程對象：承辦人 1. 簽辦公文 1 1.1 來文簽辦 1 1.2 創簽稿 5 2. 文稿編輯 7 2.1 進入文稿編輯 7 2.2 選擇公文樣版 7 2.3 編輯稿件內容（圖2.2） 8 2.4 新增稿件 15 2.5 列印公文 16 2.6 刪除草稿夾公文 18 3. 公文查詢及線上調閱 19 3.1 承辦公文查詢 19 3.2 綜合查詢 21 4. 個人資料維護 26 4.1 進入個人資料維護作業 26 4.2 維護個人資料 26 簽辦公文 來文簽辦 圖1.1 來文簽辦流程圖待辦公文 點選【訊息單一入口→待處理→主辦】，顯示主辦公文訊息。（圖1.2） 圖1. 　　　圖畫面圖畫面創簽稿 圖文稿繕製：進入系統【訊息單一入口】後，點選《創稿(紙本)》，出現空白的公文基本資訊畫面，再點選《文稿編輯》進入文稿編輯，如圖1.3。 進入文稿編輯：詳細操作步驟請參見文稿編輯章節。 公文基本資料：同1.1.2.3。 送請送文：同1.1.2.4。 文稿編輯 進入文稿編輯 來文簽辦：於【訊息單一入口→待處理→主辦】資料夾中，開啟擬辦公文（參見1.1.2.1），進入公文基本資訊畫面（圖1.3），再點選《文稿編輯》進入文稿編輯，進行公文編輯。 創簽稿： 進入【訊息單一入口】（圖1.2），點選《創稿(紙本)》，進入公文基本資訊畫面（圖1.3），再點選《文稿編輯》進入文稿編輯，進行公文編輯。 於【訊息單一入口→草稿→紙本簽核】資料夾中，開啟已擬草稿之文稿，進入公文基本資訊畫面（圖1.3），再點選《文稿編輯》進入文稿編輯，進行公文編輯。 選擇公文樣版 系統自動彈跳出公文樣版選單（圖2.1），依欲製作公文文別，擇一點選簽、函（稿）、開會通知單（稿）等，以點選函（稿）為例，進入文稿編輯畫面。 圖畫面圖畫面修改繕校 圖畫面項目符號（圖2.4）：輸入後按Enter，會依序遞增，功能列上有按鈕可選向下一層、向上一層，取消／恢復項目符號。 圖2.4 項目符號按鈕 標點符號輸入： 於功能列點選《檢視》→勾選《顯示符號工具列》即可顯示符號表供點選。如圖2.5。 圖2.5 顯示標點符號工具列 利用快速鍵輸入：逗號「Ctrl+，」、句號「Ctrl+?」、分號「Ctrl+；」、頓號「Ctrl+’」、問號「Ctrl+?」、冒號「Ctrl+\」、上引號「Ctrl+[」、下引號「Ctrl+]」等。 以各輸入法標點符號輸入方式：如微軟注音，可以用「Ctrl+Alt+，」叫出標點符號小鍵盤供選用。 受文者 批次輸入（圖2.6）：於正本、副本及抄件欄位輸入受文者名稱，輸入完畢按《儲存》後，再按《離開》。 編輯─單筆輸入（圖2.7）： 發文方式設定： 發文方式：受文者其中有一單位可用電子發文者，請選擇「電子交換－第一、二類」；受文者全部以紙本發文，請選擇「紙本」。 電子交換方式：如有電子發文，除有特殊狀況，通常皆選「第一類」。 加入受文者： 單筆輸入受文者，選擇發文文別（正本／副本／抄件），選擇發文方式為電子交換、人工傳遞或郵寄，若此份公文有附件，請選擇各發文者是否含附件，再按《加入》鍵（或F4），當該筆受文資訊列入圖2.7下方受文者清單時，才算成功加入。 按《檢核受文者》（或F3），系統可檢查機關名稱輸入是否正確，以及該機關能否接受電子發文。 圖畫面 圖畫面圖畫面、圖畫面….等，正式發函時請選擇如校長　侯崇文….等。 第二格：於正式發函時遇首長公出或請假等情況時使用，如第一格選擇校長　侯崇文公出，第二格選擇副校長　○○○代行。 附件 如有附件電子檔，請按《附加檔案》鈕，將附件檔上傳至伺服器。 在附件檔案欄內按下《瀏覽》，自選取檔案視窗，依序選取檔案路徑及檔案名稱，按《開啟》即可，如圖2.10。 多個附件檔，則重覆操作前述步驟。 圖畫面 圖 圖 圖 圖畫面 圖畫面 圖畫面 圖畫面公文 圖 圖 圖  圖 圖個人資料維護 進入個人資料維護作業 點選【應用程式選單→資訊基礎建設→個人資訊維護作業】，如圖4.1。 圖 圖 21 燈號 速別 下一個步驟 要傳送的單位， 但尚未傳送 流程清單 查詢 結果清單 向上一層，例如：(一) 變成一、或１、變成 (一) 向下一層，例如：一、變成(一)或(一)變成１、 取消／恢復 項目符號 密等 簽核類型 辦理期限 公文基本資料區