公文制作实务ppt档.ppt

大 綱 一、公文類別 二、公文製作一般原則 三、公文用語規定 四、簽、稿之撰擬 五、文書處理程序一般原則 六、單位收發應注意事項 七、擬辦文書應注意事項 一、公文類別 令、呈、咨、函、公告 其他公文六種 書函、開會通知單、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略、 說帖、定型化表單 二、公文製作一般原則 正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。 清晰：文義清楚、肯定。 簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。 迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。 整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。 一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。 完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。 (二) 分段要領： 「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。 「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名，可因公文內容改用「經過」、「原因」等名稱。 「辦法」：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。 (三)各段規格： 每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加冒號「：」。 「主旨」一段不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。 「說明」「辦法」如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，(一)（二）（三）……，１、２、３、……，（１）（２）（３）……。 「說明」、「辦法」中，其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件 。 八、陳核應注意事項 (一)文件經承辦人員擬辦後，應即分別按其性質，用公文夾遞送主管人員核決，如與其他單位有關者並應先行會商或送會。 (二)文書之核決，於稿面適當位置簽名或蓋章辦理，其權責區分如下： 1.初核者係辦人員之直接主管。 2.覆核者係承辦人員直接主管之上級核稿者。 3.會核者係與本案有關之主管人員(如無必要則免送會) 。 4.決定者係依分層負責規定之最後決定人。 (三)承辦人員對於承辦文件如未簽擬意見，應交還重擬，再行陳核。 (四)承辦人員擬有2種以上意見備供採擇者，主管或首長應明確擇定1種或另批處理方式，不可作模稜兩可之批示。 九、核稿應注意事項 (一)核稿人員對案情不甚明瞭時，可隨時洽詢承辦人員，或以電話詢問，避免用簽條往返，以節省時間及手續。 (二)核稿時如有修改，應注意勿將原來之字句塗抹，僅加勾勒 ，從旁添註，對於文稿之機密性、時間性、重要性或重要關鍵文字，認為不當而更改時必須簽章，以示負責。 (三)上級主管對於下級簽擬或經辦之稿件，認為不當者，應就原稿批示或更改，不宜輕易發回重擬。 十一、判行應注意事項 (一)文稿之判行按分層負責之規定辦理。 (二)宜注意每一文稿 之內容，各單位間文稿有無矛盾、重複及不符等情形。 (三)對陳判之文稿，認為無繕發必要尚須考慮者，宜作「不發」或「緩發」之批示。 (四)重要文稿之陳判，應由主辦人員或單位主管親自遞送。 (五)決行時，如有疑義，應即召集承辦人員及核稿人員研議，即時決定明確批示。 * * 公文製作實務 主辦單位：人事室 講師：邱燕松 日期：95年8月29日 八、陳核應注意事項 九、核稿應注意事項 十、會稿應注意事項 十一、判行應注意事項 十二、使用公文夾應注意事項 十三、文書簡化應注意事項 十四、公文實例 (一)擬稿注意事項： 擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等，均應避免。 引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，不宜僅以「云云照敘」，自圖省事，如必須提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。 各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係要者，請以括弧加註原文，以資對照。 文稿表示意見，請以負責態度，或提出具體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。 擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數 文答復。 6. 引敘原文其直接語氣均請改為間接語氣，如「貴」「鈞」等請改為「??」「本」「該」等。 7. 簽宜載明年月日及單位。 8. 擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字號，俾便查考。 案件如已分行其他機關者，請於文末敘明，以免重複行文。 文