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归档文件的编目 7、备注 备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。 归档文件的编目 二、归档文件目录格式 归档文件目录 保管期限： 机构： 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 归档文件的编目 归档文件目录应装订成册，1式3份，进馆时移交档案馆2份归档文件目录。 归档文件目录应编制封面、目次、页号。 采用保管期限—年度—机构（或问题）分类方案，归档文件目录封面可以设置全宗名称、保管期限、年度等项目，每年按照保管期限订3册归档文件目录，每册按机构或问题编制目次 归档文件的编目 采用年度—保管期限分类方案，归档文件目录封面可以设置全宗名称、年度等项目，每年订1册归档文件目录，按保管期限编制目次。 归档文件的编目 归档文件目录封面 归 档 文 件 目 录 全宗名称： 局 年 度： 保管期限： 文书档案整理的组织工作 （4）限定归档的时间，提出归档文件整理的质量要求。如果整理的环节设在文书部门或各业务部门，在本规定中就必须限定各部门将归档文件整理完毕后，向档案部门归档的具体时间。此外还应对向档案部门移交的归档文件的整理质量，以及目录数量、移交手续等加以规定。 归档文件的整理单位与装订 一、整理单位 《规则》中规定，“件”即“归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。” 归档文件的整理单位与装订 二、文件修整 为保证档案能够长期保存和有效地提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。 1、修裱破损文件。 2、复制字迹模糊或易退变的文件。 3、超大纸张折叠。 4、去除易锈蚀的金属物。 归档文件的整理单位与装订 三、文件装订 1、非单份文件为一件时的排序。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；有文件处理单，文件处理单在前，正文在后。 归档文件的整理单位与装订 2、装订对齐方式。采用左侧装订，应将左侧和下侧对齐。 3、装订材料的选择。首先要符合档案保护要求，装订用品必须对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。其次要选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。 归档文件的分类 《规则》中的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。 归档文件的分类 一、分类方法 1、年度分类法。 2、机构分类法。 3、问题分类法。 4、保管期限分类法。 归档文件的分类 1、年度分类法：就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。 （1）文件时间确定。归档文件一般以文件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，《规则》取消了原有的按针对年度归类的做法，统一规定为按文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度，以进一步简化分类中的概念和操作。 归档文件的分类 （2）跨年度形成的文件。机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。 （3）几份文件作为一件时，件的日期的确定应以装订时排在前面的文件的日期为准。 归档文件的分类 2、机构分类法：就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件分类。 （1）采用机构分类法，能最好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌，特别是对于现行机关，在文件由机构分工整理的情况下，每个机构向档案室移交的归档文件，就自然构成一类，使全宗内分类体系的设计大大简化。 归档文件的分类 （2）采用机构分类法时，一般来说有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。 （3）采用机构分类法，原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构。 归档文件的分类 3、问题分类法：就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。 （1）采用问题分类法，可以避免或减少同类问题文件分散的现象，有利于按专题查找和利用档案。 归档文件的分类 （2）特别是由于设类可以不受内部机构的限制，机关的中心任务和主要活动可以单独设类，能够比较突出地反映一个机关职