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博士研究生参加国际会议回国报销注意事项 一、报销时间 获得国际学术交流基金资助的学生须在会议结束后30个工作日内到研究生院报到，审核报销材料，逾期视为放弃资助。如遇假期或其它特殊原因不能按期报销，研究生院可根据实际情况适当延长报销期限。 二、报销内容 研究生院资助国际路费及注册费，并设最高限额，未超限额者实报实销，超过限额者，按最高限额执行，超额部分由导师资助或学生自行承担。 欧美地区（包括澳洲）最高限额：10000元人民币； 亚洲地区最高限额：5000元人民币。 三、报销所需材料 1．参会总结（电子版），包括体会、建议、照片等。需在报销前发至邮箱：hitgs_csc@，字数不限。 2．《哈尔滨工业大学办理出国境手续说明》 学生出国前，需按照国际合作处《哈尔滨工业大学学生出国境手续办理流程》的基本要求，登录出国（境）管理系统，按《填表说明》在线填写《 哈尔滨工业大学教师（研究生/本科生）公派出国（境）申请表 》，并按相关规定办理《哈尔滨工业大学办理出国境手续说明》。具体可咨询： 国际合作处外事服务中心 王若茜 （亚洲） （行政楼125室） 朱盛麟 （欧洲、大洋洲） 于冬云（美洲、非洲） （1）《哈尔滨工业大学学生出国境手续办理流程》： /sShort6.asp （2）国际合作处出国（境）管理系统： /network/default.asp （3）《使用说明》： /network/help/network_help.htm 3．护照首页复印件1份 4．签证页复印件1份 5．正式邀请信或参会通知复印件1份 6．出境当天中国银行外汇牌价网页打印1份 7．国内路段火车票或机票（如果导师同意从其经费卡中报销此费用，则需提供）、国际机票、登机牌。 注意： （1）财务处规定，从2015年1月开始，报销机票必须提供登机牌。请各位同学出行过程中妥善保管登机牌，以避免回校无法办理报销手续。 （2）机票主要有以下三种形式： a.航空运输电子客票行程单（详见下图） 若提供报销的票据为“航空运输电子客票行程单”，则不需提供购票时的刷卡记录，仅提供次票据即可。 b.发票 如果机票是通过携程、途牛网等网站或者票务中介购买的，且其只提供发票，那么在报销时除需提供发票外，还需提供机票订单或行程单、发票验真伪证明（仅限面额超过1000元的发票）。 c.行程单 如果机票是通过国外的网站或航空公司购买的、只有行程单且相关费用是由储蓄卡或信用卡支付的，除行程单外，还需提供银行流水单/对账单原件或复印件1份。 8．注册费相关票据 票据中需包含“Invoice”或“Receipt”字样。 注意：若注册费是用信用卡支付的，须提供银行对账单原件或复印件1份。 9．其它（如果导师同意从其经费卡中报销此类费用，则需提供）：如签证费票据、保险费票据、机场路段车费票据、住宿费票据等。其中，若住宿费是用信用卡支付的，则需提供银行对账单原件或复印件1份。 请按以上顺序粘贴相关票据，详见“四、对票据粘贴单的要求”。 四、对票据粘贴单的要求 报销所需票据可在财务处主页“下载专区”进行下载： 47/financeIndex/index.jsp 1．学生自行承担超额部分费用： （1）将相关票据按顺序左侧粘贴在“报销票据粘贴单”背面；“报销票据粘贴单”不填写任何内容。 （2）填写“哈尔滨工业大学差旅费审批报销单”，学生在“报销人”处签字；“哈尔滨工业大学差旅费审批报销单”不粘贴在报销材料中，而是单独提交。 2．导师报销超额部分费用，但不发放出差补助： （1）将相关票据按顺序左侧粘贴在“报销票据粘贴单”背面；“报销票据粘贴单”不填写任何内容。 （2）填写“哈尔滨工业大学差旅费审批报销单”，导师在“审批人”处签字，并在报销单空白处注明“无出差补助”，学生在“报销人”处签字；“哈尔滨工业大学差旅费审批报销单”不粘贴在报销材料中，而是单独提交。 3．导师报销超额部分费用，且同意发放出差补助： （1）将相关票据按顺序左侧粘贴在“报销票据粘贴单”背面；“报销票据粘贴单”不填写任何内容。 （2）填写“哈尔滨工业大学差旅费审批报销单”，导师在“审批人”处签字，学生在“报销人”处签字；“哈尔滨工业大学差旅费审批报销单”不粘贴在报销材料中，而是单独提交。 （3）填写时用外币支付的费用需折算成人民币。 1