如何开好会议.ppt

為什麼要開會？ 開會讓你… 小組面對面溝通 眾多訊息一次交流 融合意見凝聚共識 分派工作，公平合理 但開會也讓你… 工作時間被分割 人多口雜，討論耗時 晚上加班 Delay重要工作或客戶 沒有產能 悶--別人發言比自己開口多 吵--特殊問題還是個別溝通 開會有什麼意義？ 一家公司的開會效率與執行 　　　決定了企業的競爭力 為什麼有這麼多會要開？ 現代企業隨時編織、任務導向，因此會議愈來愈重要 但會議卻佔據了企業活動大部分的精華時間 台灣人工作時數全世界最長，開好會對台灣企業更顯重要 靠開會也可以賺錢 日產汽車靠著有效的會議革命，省下了六十億日圓成本， 未來三年預計還可省下三百億日圓 所以，有效開會，穩賺不賠！ 精準計算會議成本： 會 議 成 本=人數 x 時間 x 薪資單價 會議報酬率=會議成本：會議效益 現在最Hot 的開會方式 產品週期愈來愈短，開會需求也愈來愈隨機~~ 主流一：行動會議 只要有需要，到處都可以開會 辦公家具可隨時調整成會議場合以滿足會議需求 主流二：虛擬會議 利用電話進行跨國會議 利用虛擬視訊，打破會議的時空限制 現在最In的動腦會議守則 『因為沒有人像每一個人一樣聰明』，所以： 一、不要想過頭 二、腦袋大接力 三、給自己海闊天空的發想 四、保持動腦不斷電 ※貼在惠普動腦會議牆上的動腦原則 每個人都在開會， 但如何才能開好會？ 成功會議重點要素 明確會議目標 擬妥會議議程 謹慎挑選與會人員 掌握開會時間 控制開會流程 做成結論 後續行動確認 追蹤管理 如何開好會議 以積極的心態看待會議 在參加會議以前，一定要以積極正面的心態參加，要明白開會是一種最直接表現你自己能力的機會，你的業務能力、人際能力、應變能力、表達能力等都會在開會中表現出來。 如何開好會議 要有明確的會議目的 開會通常為了三個目的：溝通、管理和決策。而不管哪一個目的，會前一定要明白會議的主題，圍繞主題做充分準備。 如何開好會議 精選參加會議的人員 會議的參加人員數量要適度，不能太多，在公司中的層級不能相差太遠，否則不可能做到暢所欲言、各抒己見。 依照會議目的找到適切的與會人員很重要，要讓與會者了解會議目的與進行時間。 如何開好會議 完整的會前預備 會議通知中，通常會載明議程及會議目的，以便與會者事先思考。 準備會議中會使用的相關文件與背景資料 要讓做簡報的同仁知道自己簡報的時間長度，以準備內容、深度、長度皆恰到好處的資料，才能讓會議進行的過程流暢。 如何開好會議 會前要作準備 參加會議前要根據得到的會議議程作充分的準備，包括收集資訊、準備資料，如要在會上發言不但要準備發言內容，還要設想別人可能會提的問題並作準備。 如何開好會議 會前要有議程 要在會議之前建立清楚的會議議程，並要在會前發給各參加會議的人員，使他們能了解會議的目的、本質與架構，使他們能有充分的時間準備相關的資料。 如何開好會議 公開稱讚、私下批評 會中要做到就事論事，爭論時不可惡意批評別人，對他人的意見如贊同不要忘了公開表示你的稱讚，對意見不同也要注意措詞，不能傷害別人的自尊，特別是有上級人員參加時更要注意，千萬不能為了體現自己而貶低他人。 如何開好會議 開放心胸，容納意見 會中要採取民主模式，要開放自己的心胸去傾聽別人的意見，不要被自己先有的立場所左右，不要將你的結論強加於人 如果你要公佈既定的政策、決定，要在事前說明不容討論，需要與會人員討論的一定不能是既定的決議。 如何開好會議 設定時間，準時開始、準時結束 要尊重別人的時間，開會一定要準時，並要對每個議程定個大致的時間限制，一個議題不能討論過久，如不能得出結論可暫放一下避免影響其他議題。 如一個議題一定要有結論的話要事先通知與會人員，使他們有思想準備。 如何開好會議 認真做好會議記錄 一定要有一個準確完整的會議記錄，會議的各項決議一定要有具體執行人員及完成期限，如此項決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說明，避免會後互相推諉，影響決議的完成。 如何開好會議 事後追蹤 要建立會議事後追蹤程式，會議每項決議都要有跟蹤，如有意外可及時發現適時調整，確保各項會議 決議都能完成。 如何成功主持會議 做好會議前準備 掌握議題重點 掌握開會時間 達成結論 狀況推演 會後追蹤管制 適當的人事訓練　減少浪費會議資源 訓練主持技巧 如何控制會議時間 處理會議衝突 讓議事進行流暢 如何傾聽及表達 如何協調對立雙方的意見而達到雙贏局面 如何組織議程內容重點 如何裁決等技巧。 適當的人事訓練　減少浪費會議資源 良好的溝通訓練 溝通是一門重要的學問。 舉行