机关文书档案整理讲座-广州档案网.ppt

* 13、归档整理审核人需审核： (1)归档是否齐全，保管期限划分是否准确 (2)装订方式及材料是否符合档案保护要求 (3)分类是否科学、合理 (4)编号时有无重号、断号现象 (5)著录是否规范、准确 (6)归档文件整理说明的撰写是否规范 (7)装盒是否符合要求 不同年度、不同期限、不同机构不装同一盒 要装满 (8)归档涉密文件目录填写与排列等是否符合涉密档案管理的要求 * 14、档案盒入库上架 * 历史欠帐类整理 要知道档案其实是附带产生的，需要优化流程，把归档当作任一工作的“结算”环节，指定专人按规范将档案及时管理起来。那种要“大投入”的是档案整理的“历史欠帐”。 * * “历史欠帐”类整理，由于档案整理工作量比较大，要开展培训、有人指导，结合实际研究消化相关规范，依现状制定本单位档案整理工作方案，应连同数字化（通过EXCEL方式也可@ ）打包购买社会服务： * 电子文件归档的一般程序 (针对未实现档案信息系统管理全文的单位) 按有关规定（上级和本单位的）确定电子文件需要归档版本和格式，包括重要电子文件的纸质输出以及电子文件的格式转换； 文件积累和暂时保存； 检查可读性和一致性，进行鉴定和整理； 建立应归档电子文件库； 编制目录（或归档电子文件登记表）； 编制归档说明； 脱机备份，确定保管方法（含安全和必威体育官网网址等）、载体和地址； 对存储载体进行标识、编制存储载体目录； 定期开展可读性检测和迁移工作等。 本课程主要交流六个方面的内容： 一、几个基本认识 二、制定归档制度和适时修订 三、整理归档的文书文件 四、鉴定工作的组织 五、档案的移交 六、本课程内容回顾 * * 鉴定工作的组织 一、成立档案鉴定工作领导小组 二、建立健全档案鉴定工作制度 三、档案的销毁 示例 * 流程 本课程主要交流六个方面的内容： 一、几个基本认识 二、制定归档制度和适时修订 三、整理归档的文书文件 四、鉴定工作的组织 五、档案的移交 六、本课程内容回顾 * 档案的移交 档案室向档案馆移交档案的时间要求： 1.广州市列入进馆范围档案保存20年移交； 2.区、县级市列入进馆范围档案保存10年移交； 3.保存条件差的经协商同意可以提前移交。 现在全省也开展保存5年移交试点工作。 移交前须由进馆单位作解密清理。 * 本课程主要交流六个方面的内容： 一、几个基本认识 二、制定归档制度和适时修订 三、整理归档的文书文件 四、鉴定工作的组织 五、档案的移交 六、本课程内容回顾 * * * 文书档案整理的回顾 @ * * 本课程主要交流六个方面的内容： 一、几个基本认识 二、制定归档制度和适时修订 三、整理归档的文书文件 四、鉴定工作的组织 五、档案的移交 六、本课程内容回顾 谢谢大家！ * * 3、整理工具的准备 * (2)正文与附件为一件。 (3)正文与文件处理单（包括文件处理单（表）、拟办单、发文稿头纸、签批条等）应作为一件。 (4)原件与复制件为一件。 (1)文件正本与定稿为一件。（含不同文字文本：中外、汉少） (5)转发文与被转发文为一件。 (6)报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。 (7)来文与复文可为一件 4、件的构成 (组合件及其排列) @广州市执行归档文件整理规则实施细则 3.3 、 6.1、6.2.1 * （1）拆除易生锈钉。 （2）文件修整。 第一，修裱破损文件。 第二，复制字迹模糊或易褪变的文件。 第三，超大纸张折叠。 （3）装订 5、对归档的文件的技术处理 * 6、装订原则与方式选择： 装订原则：符合档案保护要求，维护文件的原始面貌；成本低廉，简便易用。 (1)从材料的安全和经济来比较，线装比较好。 (2)可以使用不锈钢订书钉，但要注意封口形态， (3)可以采用点粘贴方式，但可逆性差，尽量少采用。 * “三孔一线”装订法 * 7、现行常用的分类方法：主要有两种 年度—机构或问题—保管期限分类法： 在机构规模比较大，内设机构相对稳定且分工明确，归档文件数量较多的单位采用。需有机构或问题类目表，并有对应的归档范围。 年度—保管期限分类法： 在机构规模比较小，内设机构简单或职能有交叉，归档文件数量较小的单位采用。 * 8、归档文件的排序和编件号： 排列和编件号在最低一级类目下进行。 (2)同一事由(相同工作内容、同一次活动、同一项工作、同一个会议等)内归档文件的排列：按文件形成时间的先后