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《人际沟通技巧》期末考核 会 议 沟 通 团队：BIM 组员：杨立、杨倩、罗小 丽、贺元章、周灿、张鑫、 刘容、王帅 尹朝文 舒峰  会议沟通 沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的通畅。沟通对于学校管理所具有的功能包括：信息传递、情感交流、控制功能。而会议沟通，是一种成本较高的沟通方式，沟通的时间一般比较长，常用于解决较重大、较复杂的问题。下面，我们就以下几个方面来了解一下会议沟通。 一、适用场合 以下的几种情境宜采用会议沟通的方式进行： 需要统一思想或行动时（如项目建设思路的讨论、项目计划的讨论等）； 需要当事人清楚、认可和接受时（如项目考核制度发布前的讨论、项目考勤制度发布前的讨论等）； 传达重要信息时（如项目里程碑总结活动、项目总结活动等）； 澄清一些谣传信息，而这些谣传信息将对团队产生较大影响时； 讨论复杂问题的解决方案时（如针对复杂的技术问题，讨论已收集到的解决方案等。 二、会议的组织流程 1.在会议召开之前，应先确定会议的主题，然后安排议事日程，确定参会人选，安排会议场所，发布会议信息，准备参会的材料，主持会议，形成决议，整理会议记录，审批，下发会议纪要，信息存档，最后是执行，每个步骤都要严密的进行。 2.会议的计划: (1)确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等。 (2)确定会议的名称，初步拟定出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需要时间、地点、议程等。 （3）决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。 3.确定会议日程，编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。 （1）议程表 将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。 （2）日程表和作息休息表 会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表 会议成本预算 5.准备会议资料 （1）开幕词、工作报告、发言稿等。 （2）会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员安排名单、车辆调度表等。 6.发送会议通知和接受回执 （1）会议通知：本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知。外企或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。会议通知可采用邮寄（包括电子邮件）、传真、专人运送等形式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或邀请函，再加电话征询、确定双重形式。 （2）回执:为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附回执。 小结:一个公司或企业在决定做某件事之前，只有把相应的准备措施做好，熟悉会议组织流程，才能真正得到认同，让员工更加充满激情与活力去迎接新的挑战。 三、会议沟通中的注意事项 1.在会议进行的过程中，与会人需要注意自身的言谈举止，不能因为观点的分歧造成双方矛盾激化，要学会控制自己的情绪，这是会议沟通中一个非常需要注意的问题。 2.参加会议，毕竟是一种群体沟通，接触的人存在差异，各个部门之间由于性质的不同，各自的观点和看法也就不一样，需要参会人员耐心听其他部门人员的讲解，以加深对其它领域的认识和理解。 3.为确保会议进行的有序性，会议主席需要对会议进行控制，决定讨论主题，明确讨论范围，确保人们围绕主题依次发言，尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论，确保其它成员了解会议进展情况。 4.会议进行中，会议引导是一个非常重要的因素，识别主题，问题，交换和开发建议，评价不同方案，选择行动计划，促进讨论与讨论。 5.会议主席要学会处理不同的意见，对争论双方或各方的观点加以澄清，分析造成分歧的因素，研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性。将争论的问题作为会议主题之一，展开全面的讨论，以便把会议引向深入。若分歧难以弥合，那就暂时放下，把会议议程进入下一项。 6.会议中可以应用的技巧有以下几点： （1）造成“我群感”； （2）对所有与会者参加会议的目的进行深入、细致的研究，并对不同的目的加以分组和归纳； （3）处理好会议的显在目标和潜在目标的关系，并在会议中尽快实现近期目标和较易达到的目标； （4) 利用与会者的经验、专长； （5）对于与会者的错误采取宽容态度。 7.与会者应注意以下几点： （1）决定是否需要出席会议 (2)准备好开会可能涉及到的资料 （3）就某些疑点或模糊问题征询清晰解释 (4)给出信息时，力求精确切题 （5）学会倾听 （6）支持他人 （7)确