第二章电子文件管理.ppt

* * 第二章 电子文件管理 第一节 电子文件管理内容 一、电子文件管理的基本内容 （一）电子文件的微观管理 所谓电子文件微观管理是指文件和档案管理人员以电子文件为客体对象，运用一定的技术方法对其加以组织和控制，形成有序、系统的电子文件信息资源，维护电子文件信息的真实性、完整性、有效性，并向社会提供利用服务。 （二）电子文件的宏观管理 所谓电子文件的宏观管理是指文件和档案的行政与业务管理部门以电子文件管理为客体对象，运用法律法规、制度办法、规划、标准等对电子文件管理工作中的组织和人员加以指导和控制，并提供相应的技术和条件支持，以形成有效的运作机制和管理机制，使电子文件微观管理工作规范化和制度化，确保电子文件完整保存的历史责任得以实现。 二、电子文件管理流程 （一）电子文件管理环节总况 对于电子文件及其归档的各管理环节，可通过下列示意图大致反映出来。 第一节 电子文件管理内容 拷贝 迁移 再生性保存 电子文件长期保存 电子文件永久保存 电子文件鉴定 电子文件销毁 电子文件信息数据库 索引 备份 电子文件信息备份数据库 安全措施 电子文件保存 电子文件开发利用 拷贝 安全措施 直接利用 电子文件（设计、形成） 网络 收集、整理 电子文件登记、积累 鉴定、著录、标引、编目 电子文件归档 上交档案馆 用户 安全措施 直接利用 安全措施 安全措施 电子文件管理流程图 （二）电子文件管理流程的变化 1、电子文件管理流程在时间上的变化 2、电子文件管理流程在内容上的变化 3、电子文件管理流程在顺序上的变化 （三）电子文件管理“业务流程重组” 第一节 电子文件管理内容 第二节 电子文件管理的指导思想和原则 一 、电子文件管理的指导思想 （一）辩证唯物主义是电子文件管理的根本指导思想 （二）电子文件与传统文件管理共存与互动的思想 （三）注意防止两种倾向 一种倾向是不顾主客观情况，认为电子文件将要取代纸质文件、档案 ； 另一种倾向是认为电子文件的法律证据价值还未确立，而忽视对电子文件的管理，片面强调纸质文件的管理，让生成的电子文件处于失控状态 。 二、电子文件管理的基本原则 （一）全程管理原则 全程管理原则是指根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理与监控。 电子文件全程管理有三个方面的深刻涵义： 其一，全程管理是一种全面的管理，涉及电子文件的流程、管理规则、管理方法以及质量要求，从而建立一个涵盖电子文件全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系； 其二，全程管理是一种系统的管理，建立在“大文件”的概念基础之上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的系统整合和总体效应； 其三，全程管理是一种过程管理，是通过过程控制实现结果控制，在过程管理中，所有有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都被记录在案，以证实电子文件在管理系统中的运转状况，确保电子文件的管理质量。 第二节 电子文件管理的指导思想和原则 （二）前端控制原则 所谓“前端控制”是指针对电子文件的管理，从文件形成之时甚至形成之前（即电子文件管理系统设计阶段）一直到归档整个过程给予全盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督。 前端控制的内涵包括两个方面： 一是整体规划。即将文件管理与档案管理中涉及的所有因素都统筹加以考虑，并纳入电子文件管理系统，以功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。 二是业务环节提前。即在对电子文件生命周期的全过程通盘规划的基础上，把某些分散在各个业务环节，关系到电子文件真实、完整、有效和带有一定重复性的作业提前实施，保障电子文件的安全可靠，有效地减少重复作业。 第二节 电子文件管理的指导思想和原则 （三）真实性、完整性和有效性保障原则 1、真实性 电子文件的真实性是指电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 2、完整性 电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 电子文件的完整性包括两个方面的含义：一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件完整齐全；二是每一份“电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损”。 3、有效性 有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 第二节 电子文件管理的指导思想和原则 三、“后保管模式”思想 后保管模式是加拿大档案学者T·库克在第十三届国际档案大会的报告中提出的，他将未来档案事业的关注焦点概括为七个转变，即： 从文件实体转向文件的形成过