第1讲 Word文档基本操作和技巧.doc

第1讲 Word文字处理的基本操作和技巧 一、Word基本操作 1. 输入各种类型的文本 1.1. 输入中英文内容 中英文输入法的切换方法： 第一，使用“搜狗”输入法，按下Shift键进行切换； 第二，按下【Ctrl+空格】组合键进行切换。 1.2. 输入符号 第一，利用键盘输入标点符号：逗号、句号、叹号、问号、省略号、括号、书名号等； 第二，利用【插入】|【符号…】菜单命令，打开【符号】对话框，选择“字体”和“子集”； 第三，利用【插入】|【特殊符号…】菜单命令，打开【特殊符号】对话框。 1.3. 输入公式 公式编辑器3.0 方法：【插入】|【对象…】|【Microsoft 公式编辑器3.0】 举例： （二次公式）：??=???±??2?4???? （二次公式）： QUOTE （二项式定理）： QUOTE （傅里叶级数）： QUOTE （勾股定理）： QUOTE （和的展开式）： QUOTE （三角恒等式）： QUOTE 2. 选择文本和段落 在Word的很多操作中，必须首先选定对象，才能对其进行操作（否则，对应的菜单命令可能为灰色不可用。例如：“复制”、“粘贴”等）。 2.1. 使用鼠标选择文本 第一，选择字、词、句。利用鼠标左键拖选。 第二，选择一行或多行。利用鼠标单击、拖选文本左选定区（配合Ctrl键）。 第三，选择一段或多段。利用鼠标双击、拖选文本左选定区（配合Ctrl键）。 第四，选择所有内容。利用鼠标三击文本左选定区；【Ctrl+A】组合键。 2.2. 使用键盘选择文本 第一，使用Shift键： 从当前插入点到指定位置之间的内容：单击开始处+Shift键+方向键； 从当前插入点到当前行行首/行尾：单击开始处+Shif键+Home/End键； 第二，选择所有内容： 【Ctrl+A】组合键 2.3. 配合使用鼠标和键盘 第一，选择一句：按住Ctrl键，单击句子中任意位置（不需要观察开始和结尾为止）。 第二，使用Shift键选择指定的大范围区域（快速选定长文档中跨页内容）：单击开头+配合Shift键+单击结尾。 第三，快速选定长文档中某处到文档末尾的跨页内容：单击开头+配合【Ctrl+End】组合键。 第四，使用Ctrl键选择不连续区域。 第五，使用Alt键纵向选择文本内容（可以快速删除多个段落的编号）。 3. 编辑文本 3.1. 插入和修改文本 第一，插入文本： 第二，修改文本：Delete键和BackSpace键 3.2. 移动和复制文本 第一，鼠标拖动（距离较近） 第二，菜单命令（复制/剪切+粘贴） 3.3. 查找和替换文本 在Word中，查找和替换功能要比用户想象的要强大得多。不仅仅是简单的文字替换，而且具有查找和替换包括图形、表格、公式、脚注和尾注等在内的功能。 【课堂练习】： 1. 将本文档中所有的“Word”替换为“Word 2003”。 2. 将本文档中所有的“Calibri”字体格式的字符替换为“Arial black”字体格式。 3. 将本文档中所有的“文档”一词替换为“黑体、红色、倾斜”格式。 3.4. 高级查找和替换 【注意】：以下操作均需勾选【使用通配符】复选框。 第一，批量删除手工编号 例如，在一个合同中有很多的“第一条”、“第二条”、……等形式编号的条款，但是可能由于合同内容太多，在文档中有很多条款，那么手工为这些条款编号会是一件很麻烦的事情——尤其是后期需要对这些条款的位置进行调整时，会更加繁琐。 那么如何能够快速删除这些手工输入的“第一条”形式的编号，然后设置自动编号呢？首先可以使用查找和替换将它们一次性删除。 方法效果如所示。 其中： “[0-9]”：表示数字0~9； “{1,2}”：表示数字出现的次数，即出现1~2次的数字。也就是说，“[0-9]{1,2}”表示0~00之间的任意数字。 第二，批量设置样式 文档中的各级标题没有设置样式，或者有些设置了而有些没有设置，那么可以通过批量替换的方法来为那些未设置样式的标题自动设置样式。 例如，在文档中一共有三种标题： 一级标题：第1章 …… 二级标题：1.1 ….. 三级标题：1.1.1 …… 设置方法： 一级标题的设置方法： 【查找内容】：第[0-9]{1,2}章 【替换为】：留空，但是将样式设置为“标题1” 二级标题设置方法： 【查找内容】：[0-9]{1,2}.[0-9]{1,2} 【替换为】：留空，但将样式设置为“标题2” 三级标题设置方法： 【查找内容】：[0-9]{1,2}.[0-9]{1,2}.[0-9]{1,2} 【替换为】：留空，但将样式设置为“标题3” 第三，批量设置千分位分隔符 很多用户都会遇到希望将文档中的金额变为千分位的形式。 例如，对于1587元，希望在文档中显示为“1,587