使用EXCEL处理日记账和分类账.ppt

第四章、会计账表的编制 会计账簿的主种类 按用途分： 日记帐、分类帐、辅助账 按外形分： 订本式、活页式、卡式 按格式分： 三栏式、多栏式、数量金额式 3.2.2会计账簿的意义 通过设置和登记会计账簿，其意义是： 把大量信息资料系统化 为正确计算提供必要资料 为编制报表＆审计提供依据 利于资料的保存和利用，也利于核算工作的分工 3.3复制会计科目表和记帐凭证工作表 需要大量数据的时候，用户首先考虑到“复制”“粘贴”，但是，EXCEL的操作通常不能连带格式，因此需要调整格式、高度、字体等内容比较麻烦，为此，我们介绍一种新的操作。 步骤1：新建空白工作簿,命名为：日记帐和分类账，然后打开第三章中的会计科目表和凭证文件 步骤2：在“日记帐和分类账”中单击“窗口与会计科目＆名称并排比较”命令 步骤3：右击“会计科目表和凭证”中的“科目及期初余额设定表”工作标签，选择“复制或移动工作表”命令 步骤4：在对话框中选定“将选定工作表移至工作簿”“日记帐和分类账” 步骤5：选择一个工作表，单击“建立副本” 步骤6：在“日记帐和分类账”工作簿中插入了一个与选定工作表完全相同的工作表 步骤7：重复3到6，完成“凭证录入”＆“科目汇总表”′复制，之后关闭 “并排与比较” 3.4登记日记帐 3.4.1设置三栏式日记帐格式 步骤1：打开“日记帐和分类账”，双击“SHEET1”，输入新名称“三栏式现金日记帐” 步骤2：A1输入“现金日记帐”，后调整格式 步骤3：拖动调整列宽 步骤4：调整C2和G2的“自动换行” 步骤5：设置“借”“贷”“余额”的“数值型”格式 步骤6：各列标题设为“加粗” 步骤7：按前面介绍的方法，复制“三栏式现金日记帐”工作表到当前的工作簿重命名为“银行存款日记账”，并将标题“现金”更名为“银行存款” 3.4.2、登记现金日记帐 步骤1：添加期初余额数据，在H4输入公式： ＝科目及期初余额设定！F4 步骤2：在“摘要”之前插入新的一列，在单元格F5中输入公式： ＝D5＆E5， 则在ENTER之后F5显示：“银收1” 步骤3：F5右下角的序列填充柄，向下复制公式将所有凭证种类和号数合并到F列中 步骤4：选定列标题行单元格区域，单击菜单栏中“数据筛选自动筛选” 步骤5：接着在“自定义自动筛选方式”对话框，在“凭证种类、号数”框的左侧框显示“等于”，并在此框右侧的框中输入“现？”，单击“确定” 步骤6：此时，筛选结果显示工作表所有的“现收”“现付”类别的凭证 步骤7：选定F列筛选出的数据，单击“常用”工具栏中的“复制”按钮，然后切换到“三栏式现金日记帐”中，右击C5，从弹出的快捷菜单中选择“选择性粘贴” 步骤8：在“选择性粘贴”对话框中“粘贴”区域中单击“值和数字格式”，接着单击“确定” 步骤9：在D5中输入公式： ＝VLOOKUP(C5,凭证录入！F5:G78,2,FALSE) 步骤10:拖动D5右下角的序列填充柄 步骤11：在单元格E5中输入公式： ＝IF(LEFT(C5,2)=“现付”，“”，VLOOKUP(C5,凭证录入！$F5:$K78,4,FALSE)) 步骤12：拖动E5右下角的序列填充柄，向下复制公式，求出所有类别为“现收”的凭证对应借方金额 步骤13：同理，在F5中输入公式： ＝IF(LEFT(C5,2)=“现收”，“”，VLOOKUP(C5,凭证录入！$F5:$K78,4,FALSE)) 步骤14：在E26输入“＝SUM”，得借方本期发生额 步骤15：同理得贷方本期发生额 步骤16：在H26中输入公式 ＝H4+E26-F26,得期末余额 步骤17：按ENTER后，得结果为红色负值 步骤18：将“科目及期初余额设定”中“现金”的期初余额改为“56000” 3.4.3登记银行存款日记帐 大部分方法同3.4.2 3.5登记明细分类账 3.5.1设置明细分类账的格式 如图表 3.5.2分配共同采购费用 步骤1：做好公司2005年10月的材料采购业务凭证 步骤2：插入新的工作表并改名为：“共同采购费用分配计算表” 步骤3：根据“材料采购凭证”分别将共同采购费用和甲乙材料的重量输入表格中，并在D3输入公式： ＝$B$5/$C$5 步骤4：拖动D3的序列填充柄向下填充格式 步骤5：在E3中输入公式： ＝D3*C3 步骤6：在最后一笔凭证中，分别将甲乙应负担的材料费，填入到第六笔记帐凭证中 3.5.3登