二、直接称谓用语.ppt

* * 題目：公文的製作與用語 壹、分文：流程、說明1~4、說明5~9 貳、發文：流程、說明1、說明2、 說明3~5 參、 函 ： 說明1~3、分段要領、 注意事項1~3、注意事項4~6 肆、 簽 ：說明1~2、分段要領 伍、公文用語 分文流程 文書組長 登錄文號 分文至各處室 2.校長 初閱 批示層級 3.處室主任 覆核公文 分文至承辦人 4.承辦人 簽收公文 公文歸檔 1.公文有時效性，若主任或承辦人不在， 請職務代理人務必代為處理。 2.有疑議之公文，請退回文書組重新分文； 有爭議之公文，請校長裁示後，重新分文。 3.第一層決行： 校 長：可、如擬、同意、悉、蓋職章、簽名 主 任：擬：（敘明辦法）、 擬如擬、蓋職章 （同意承辦人意見）  承辦人：擬：（敘明辦法、文存） 擬：呈閱後文存、文存查、附件抽存 4. 第二層決行： 主 任：可、如擬、同意、悉、蓋職章、簽名 5.承辦人：不可只蓋職章或批注陳核、請示 6.蓋職章後請務必加註日期時間 7.重要公文請影印留存 8.所有公文請歸檔在各處室專櫃， 文書會定期過去收取 9.會辦流程：承辦人→主任→承辦人→ →會辦（簽注意見）→ →決行（校長或主任） 例：11月5日 下午2時10分 1105 1410 發文流程 1.承辦人 擬稿 （會稿） 2.主任 核稿 (初步修改) 3.校長判行(定稿) 文書組長 發電子公文 文稿歸檔 1.文號： 數字及日期，一律用「國字」及「全形０」 中華民國九十二年十一月五日 機關代字號 年度號(3碼) 流水號(7 碼) 支號1碼 南東勝總字第 ０九二 ０ ００三四五六 非必要 說明：原則是10 碼文(【支號發文】才為11 碼) 2. 隨文辦理（覆文）： 若承辦「原來文」而需發文者，請依「公文」上所蓋戳章之「收發文號」，不必再向文書取文號，並將「該份文稿」連同「該份收文」訂在一起歸檔。 如：本校之收文號為：3456，則隨文辦理時，「發文號」為： 南東勝總字第０九二０００三四五六號。 (不必再登錄新發文號) 3. 創號發文（創稿）：承接新的業務而需發文者 作法一：請在文稿的來文字號下寫「創」，並向文書 （833）桌上的文號次序表上登記取一個文號。 作法二：網路上的芳鄰→總務處文書組→ 聰智接收檔案 →公文簡報→擷取範例4.支號發文：有類似公文需重複發文者， 【例】 5.一文一事一函：一個卷宗只放一件公文，一件公文只敘述一件事。 函（稿） 定義：「各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。」 ? 一、結構：分為「主旨」、「說明」、「辦法」三段。之要求。 二、文字用語：「簡、淺、明、確」 三、各段規格：例【函】 ? 注意事項： (一)定有辦理或復文期限者，應在「主旨」內敘明。 (二)期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等， 列入「主旨」，並不應在「說明」段內重複； 至具體詳細要求有所作為時 ，應列入「說明」段內。 (三)「說明」須眉目清楚，分項條列時， 每項表達一意。 注意事項： (四)上行文：校長 黃振恭 蓋校長官章 平行文：蓋校長簽名章 (五)正文之後首長簽署，敘稿時，為簡化起見， 首長職銜之下僅書「姓」，名字則以「○○」表示。 (六)如有附件，應在「說明」段內敘述附件名稱及份數。例【採購函】、【嘉獎函】 簽 一、結構：採「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式 二、規格說明：【總務處簽】 １、第一行的「簽」之上可不空格，「簽」之下空一格後書寫  「於○○○」，字略小，「○○○」表示承辦人所屬單位。 ２、「主旨」一段不分項，文字緊接段名書寫。「說明」及「擬 辦」可分項，可不分項，不分項文字緊接段名書寫；分項條 列應另行低格書寫。 ３、「擬辦」之後，約空二、三格書寫「敬陳」或「右陳」二字。 ４、文末標明簽給何人批核，若有副首長列在前；首長列在後。 ５、署