五、公文书写格式.ppt

* 臺北市立成德國民中學 文書組 楊其葭 97 年 10 月 21 日 文書處理講習 * 課程大綱 一、公文流程 二、公文性質分類 三、公文處理時限基準 四、公文夾分類 五、公文書寫格式 六、函製作要領 七、簽之撰擬要點及說明事項 八、開會通知單 九、注意事項 * 一、公文流程 收文 分辦 簽稿 擬辦 會簽稿 陳核判 繕校 用印 發文 歸檔 登錄、稽催、查詢、展期 公文製作系統、公文處理整合系統 * 二、公文性質分類 ?一般公文 （速別管制、受會案件、議員書面質詢、 創稿、專案案件、限期案件【特殊性案 件、開會通知單、撤銷另為處分案件】） ?人民申請（依處理時限表、依法規） ?人民陳情（建議、反映、檢舉、陳情） ?行政救濟（訴願、行政訴訟） （文書處理實施要點第169、170點） * 三、公文處理時限基準 一般公文： 最速件：1個工作日 速 件： 3個工作日 普通件：6個工作日 不含假日 * 三、公文處理時限基準 確實登錄 隨到隨辦、隨辦隨歸、不拖延、 不積壓、毀損及遺失公文 自我管理為主、稽催管制為輔 * 四、公文夾分類 １、最速件用紅色。 ２、速件用藍色。 ３、普通件用白色。 ４、機密件用黃色或特製之密件袋。 ５、答覆議員質詢案(隨到隨閱)用綠色。 * 五、公文書寫格式 書寫方式：由左而右、由上而下 字形：標楷體(附件) 序號：一、 (一) 1、 (1) 甲、 (甲) * 五、公文書寫格式 一般公文用語 法律統一用字表 書寫數字使用原則 * 五、公文書寫格式-文稿蓋章 由上而下、由左而右、由小而大、 內會在左、外會在右 機關首長得以親自簽名代替蓋章 蓋章或簽名後應簽註8碼：0921/0930 會辦蓋章版面不足時，得調整為由左自 右之方式蓋章，或另用簽稿會核單會辦 * 五、公文書寫格式-文稿蓋章 便箋 簽 函稿 簽稿會核單 * 六、函製作要領 文字「簡、淺、明、確」 結構：主旨、說明、辦法 主旨：說明行文目的與期望 說明：可因公文內容改用「經過」、「原因」 辦法：可因公文內容改用「建議」、「請求」 「擬辦」、「核示事項」 「說明」、「辦法」中，其分項條列內容過於 繁雜或含有表格者，應編列為附件 * 六、製作函稿說明事項 文稿種類：以稿代簽、簽稿併陳、先簽後稿、創稿 檔號：請依檔案分類及保存年限表之檔號年限書寫 附件：應註明內容名稱、數量等(不宜：如主旨) 密件請註明解密條件或期限：密(97年12月31日解密) * 六、製作函稿說明事項 正本、副本：臺北市立成德國民中學 葉校長舜益，首長 名稱與學校名稱中間空1格，按「重新對應」點 選「臺 北市立成德國民中學 」、要清除？「取消」。 若選群組 請勿展開。副本單位若需含附件須加註 (含附件)，否則 公文副本不含附件。 函稿如有修改，應於修改處蓋職名章，修改過多時，應 退回承辦人員清稿後，連同原稿陳核(判)。已在函稿上 簽章，而未簽註意見者，視為同意。 文稿有二張以上者，須裝訂妥當，並於騎縫處加蓋 (列 印) 騎縫章或職名章，同時於每頁 之下方加註頁碼，並 在第一頁寫上共？頁。 * 簽之撰擬要領 來文簽擬之說明事項 七、簽 * 八、開會通知單 * 八、開會通知單 * 八、開會通知單 * 九、其他注意事項 歸檔前請確認分類號、年限、騎縫、頁碼已 註明，並請依序排好。歸檔時間：教務處：星期一訓導處：星期二總務處：星期三輔導室：星期四人事室、會計室：星期五 * 共同提昇本校公文處理品質與行政效能 *