使用手册（承办人作业）.doc

教育訓練講義 系統名稱：公文管理系統 課程名稱：承辦人作業 課程對象：承辦人 1. 簽辦公文 1 1.1 來文簽辦 1 1.2 創簽稿 5 2. 文稿編輯 7 2.1 進入文稿編輯 7 2.2 選擇公文樣版 7 2.3 編輯稿件內容（圖2.2） 8 2.4 新增稿件 15 2.5 列印公文 16 2.6 刪除草稿夾公文 18 3. 公文查詢及線上調閱 19 3.1 承辦公文查詢 19 3.2 綜合查詢 21 4. 個人資料維護 26 4.1 進入個人資料維護作業 26 4.2 維護個人資料 26 簽辦公文 來文簽辦 圖1.1 來文簽辦流程圖 待辦公文 點選【訊息單一入口→待處理→主辦】，顯示主辦公文訊息。（圖1.2） 圖1.2 單一訊息入口畫面 標示說明 速別：以不同顏色旗幟來表示速別。紅色表示最速件，藍色表示速件，白色表示普通件。 燈號：以不同顏色燈號來表示是否已屆滿辦理期限。紅色表示已逾公文辦理期限，黃色表示今日到期，綠色表示尚未逾辦理期限。 密等：以不同顏色文件夾來表示公文機密等級。 簽核類型：以紙張及電腦圖示區分紙本簽核及線上簽核。 辦理期限：通常於收文時依公文性質（一般公文或限期辦理公文）及其速別等，據規定判定辦理期限，並於收文後第二日起算；創簽稿則於公文訊息自單位登記桌傳送出時，依速別起算辦理期限。 擬稿公文 需函覆或較複雜之簽辦案件，有撰寫簽、便簽、函稿等需求時。 ※如來文文面所剩餘空間太小，不便簽註辦理意見及長官批示時，請以便簽另紙書寫，以利長官核批。 開啟公文：點選欲開啟公文（點選項目顯示黃色），按《開啟》；於公文文號欄中輸入公文文號後，按《開啟》；或用滑鼠直接在欲開啟公文項目上點選二次，即可開啟此筆公文基本資訊，如圖1.3。 　　　圖1.3 公文基本資訊畫面 進入文稿編輯：詳細操作步驟請參見文稿編輯的章節。 公文基本資料：經文稿編輯後歸檔資訊區的分類號、保存年限等資訊會由文稿編輯中相關欄位自動帶出，但承辦人仍需自行填入檔案數量。 送請送文：確認〈傳送至：送請送文〉後，於公文基本資訊畫面上方按《傳送》；或於單一訊息入口畫面中，點選欲傳送之公文訊息（點選項目顯示黃色），按滑鼠右鍵，點選《送請送文》，如圖1.4，公文訊息即傳送至該單位登記桌。 圖1.4 使用滑鼠右鍵送請送文畫面 創簽稿 圖1.5 創簽稿流程圖 文稿繕製：進入系統【訊息單一入口】後，點選《創稿(紙本)》，出現空白的公文基本資訊畫面，再點選《文稿編輯》進入文稿編輯，如圖1.3。 進入文稿編輯：詳細操作步驟請參見文稿編輯章節。 公文基本資料：同1.1.2.3。 送請送文：同1.1.2.4。 文稿編輯 進入文稿編輯 來文簽辦：於【訊息單一入口→待處理→主辦】資料夾中，開啟擬辦公文（參見1.1.2.1），進入公文基本資訊畫面（圖1.3），再點選《文稿編輯》進入文稿編輯，進行公文編輯。 創簽稿： 進入【訊息單一入口】（圖1.2），點選《創稿(紙本)》，進入公文基本資訊畫面（圖1.3），再點選《文稿編輯》進入文稿編輯，進行公文編輯。 於【訊息單一入口→草稿→紙本簽核】資料夾中，開啟已擬草稿之文稿，進入公文基本資訊畫面（圖1.3），再點選《文稿編輯》進入文稿編輯，進行公文編輯。 選擇公文樣版 系統自動彈跳出公文樣版選單（圖2.1），依欲製作公文文別，擇一點選簽、函（稿）、開會通知單（稿）等，以點選函（稿）為例，進入文稿編輯畫面。 圖2.1 公文樣版選單畫面 編輯稿件內容（圖2.2） 圖2.2 文稿編輯畫面（以函稿為例） 發文機關、機關地址、傳真、承辦單位、承辦人等欄位，自動由系統依登入帳號代入預設值，可由承辦人依需要修改。 分類號及保存年限：請按分類號後《查詢》鍵，進入分類號查詢畫面（圖5.3）。輸入部分分類號，按畫面右上方《有哪些信誉好的足球投注网站》鍵，查詢點選所需類號，系統會自動帶出保存年限；不輸入查詢條件，直接按《有哪些信誉好的足球投注网站》鍵，則查全部分類表，再點選展開選取亦可。該項資訊於草稿階段未填寫仍可存檔，但於文稿傳送出本單位前務必填寫，否則無法傳送。 速別：請擇一點選普通件、速件、最速件。 密等：請擇一點選1.(非密件公文，預設值)、2.密、3.機密、4.極機密、5.絕對機密。 發文日期及發文字號：俟公文決行發文，送為承辦人完成修改繕校，才點選發文日期並取發文號後，再列印正式發文文稿。 ※發文前務必點選，否則會無法發文，或造成統計、列表錯誤。 圖2.3 分類號查詢畫面（以函稿為例） 主旨：系統會自動帶入來函主旨，請承辦人自行修改及輸入。 說明及辦法 項目符號（圖2.4）：輸入後按Enter，會依序遞增，功能列上有按鈕可選向下一