文件编码管理规定.doc

1.0 目的 规范公司文件的管理，对文件的编号、版本、修订次数、部门代码等进行统一规定。 2.0 范围 适用于公司质量手册(第一阶)、程序文件(第二阶)、外来文件及作业指导书(第三阶)、记录表格类(第四阶)、技术类文件（工位操作指导书、检验作业指导书、检验规范、工艺及技术部门的技术文件）编号的管理。 3.0 职责与权限 3.1 品质部负责编制、修订、监督执行此规则，对文件编号进行统一管理。 3.2 各部门编制文件时，须按此规则进行编号或至品质部申请文件编号。 4.0定义 4.1 文件：有意义的资料及其承载媒体。如记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等。其媒体可以是纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体、照片、样件或多项组合； 4.2 受控文件：受文件版本变更控制的文件； 4.3 非受控文件：不受文件版本变更控制的文件。 4.4 外来文件：国家的法律法规和标准；其它公司来的文件，包括管理规定和技术标准，工艺原则等；外部企事业单位的来文等。 5.0 内容 5.1 文件类别代码 一级文件：质量手册 QM 二级文件：程序文件 QP　　　 三级文件：管理文件（GW）/工作文件（QI、IS等） 四级文件：质量记录QR 5.2文件的编码要求 5.2.1 质量手册的编码： NB –QM -01 /A.00 版本版次 流水号（01-99） 手册代码 公司简称 5.2.2 程序文件编码： NB –QP —XXX /A.00 版本版次 流水号（001-999） 程序文件代码 公司简称 5.2.3 管理文件编码： NB –GW -□□-□□□ /A.00 版本版次 流水号（001-999） 部门代码 管理文件代码 公司简称 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》 5.2.4 作业指导书 5.2.4.1 作业指导书(QI)包括以下类型：工位操作指导书类、设备操作规程类、品质检验作业指导书类、仪器校正/使用规程类。 5.2.4.2 作业指导书编码方法： QI-□□/□□-□□□ 作业指导书顺序号 作业指导书顺序号 文件使用部门代码 文件使用部门代码 文件编制部门代码 文件编制部门代码 作业指导书代号（临时文件在代号前加“L” 作业指导书代号（临时文件在代号前加“L”） 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》 5.2.4.3 作业指导书版次在每页的标题栏中注明： 　　　　?.?? 修订次数（从00至09）　　　　 修订次数（从00至09） 版本号（A、B、C、D……… 版本号（A、B、C、D………顺序号） 5.2.5 检验规范/标准 5.2.5.1 检验规范/标准编码方法 IS- □□ -□-□□□ 该类文件顺序号 该类文件顺序号 原材料类别统一用G表示（其它检验标准不包含该部分） 原材料类别统一用G表示（其它检验标准不包含该部分） 文件制订部门代码 文件制订部门代码 检验规范或检验标准代号（临时文件在代号前加“L” 检验规范或检验标准代号（临时文件在代号前加“L”） 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》。 5.2.5.2 检验规范/标准版次在每页的标题栏中注明： 修订次数（从0