内部控制第7号采购业务.doc

企业内部控制应用指引 第7号----采购业务 一、目标、定义 1、采购定义： 《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》中所称采购，是指企业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。其中，物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。 2、采购目标： 企业应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足企业生产经营需要。 二、企业采购主要风险（问答题） 1、企业采购业务至少应当关注下列风险： 1）采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费。 2）供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。 3）采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。 如供应商选择，职责分离问题，供应商选择问题。供应商品质管理，成本控制，服务能力，按时交货能力，财务状况，信用状况等等问题；还有供应商日常管理问题。 2、采购业务内部控制应遵循的原则： 1）相互牵制原则； 2）成本效益原则； 3）岗位责任原则； 4）协调配合原则。 三、采购业务 一）采购业务流程 采购业务流程主要涉及编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等环节。如下图所示。 确定需求计划 ↓ 采购计划 ↓ 请 购 ↓ 选择供应商 ↓ 确定采购价格 ↓ 订立框架协议或采购合同 ↓ 管理供应过程 → 取得发票 ↓ 入库 ← 合格 ← 验 收 → 不合格 → 退货 ↓ ↓ 付 款 → 会计控制系统 办理赔偿 ↓ 采购业务的后评估 二）购买环节关键控制点： 1、集中采购观念； 2、采购业务人员定期轮岗制度； 3、重要和技术性较强的采购业务组织专家论证； 4、请购制度：归口管理部门、请购和审批程序、采购需求审核、采购预算比对、采购计划； 5、供应商评估和准入； 6、采购方式选择； 7、定价机制：最高采购限价； 8、采购合同签订与跟踪报告； 9、验收制度； 10、采购业务记录。 三）各环节的主要风险点及管控措施： 1、编制需求计划和采购计划 1）该环节的主要风险是： 需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。 2）主要管控措施： ① 生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。 ② 采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。 ③ 采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。 2、请 购 请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请。 1）该环节的主要风险是： 缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。 2）主要管控措施： ① 建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人