公文用语表.docVIP

請各主管轉知同仁承辦公文時，使用正確之統一用字，例如：身「分」、「占」用、公「布」、計「畫」、貫「徹」、清「澈」等，另公文書有關份數書寫方式應以阿拉伯數字呈現。 公文用語表： ? （一）直接稱謂用語： 關　係 稱　　謂 備　註 有隸屬關係 鈞： 下級機關對上級機關用，如「鈞部」、「鈞府」。 下級機關首長對上級機關首長用，如「鈞長」、「鈞座」。 貴： 上級機關對下級機關用，如「貴府」、「貴部」。 本： 自稱。 職： 下級機關首長對上級機關首長自稱時用。 書寫「鈞」 、「大」、「貴」時，均應空一格示敬。 無隸屬關係 大： 較低級機關對較高級機關用，如「大院」、「大部」。 貴： 平行機關用。 本： 自稱。 機關首長 貴： 上級機關首長對下級機關首長。 本： 機關首長自稱。 首長--屬員 台端：機關或首長對屬員。 「君」男女都適用。 機關--人民 台端：機關對人民。先生、女士、君：機關對人民。 屬員--長官 職：屬員對長官自稱。 （二）間接稱謂用語 　 關　係 稱　　謂 備　註 對第三者的機關或團體 以機關全銜稱呼之。 如一再提及可用「該」。 對第三者職員 對職員稱其「職稱」。 （三）期望及目的用語 上　行　文 平　行　文 下　行　文 請 鑒核請 核示請 釋示請 鑒察請 核備請 核准施行請 核准辦理復請 鑒核 請 查照請 察照請 查照辦理請 查核辦理請 查照見復請 同意見復請 惠允見復請 查照轉告請 查照備案請 查明見復復請　查照 希查照希照辦希辦理見復希轉行照辦希切實辦理希查照轉告希查照轉行照辦希轉告所屬切實照辦 （四）結束語 對上級機關或首長 對上級或平行機關人員 對平行或下級機關人員 謹陳，敬陳 又陳，此上 此致 現行《公文程式條例》第一條即開宗明義的規定：「稱公文者，謂處理公務之文書。」可知公文就是為了處理公眾事務所製作之文件；所以政府機關彼此間，以及政府與團體或人民彼此間，為處理公務而依一定規範所製作之文書均可稱為「公文」。 無論是政府機關的政令宣導、行政措施的說明，以及人民或團體間相互溝通，除了相關人員的發言公告外，還可以「公文」作為表達的工具。所以公文除了實質內容外，還需依一定的法定程式製作，才能產生效力。換言之，稱公文者，必須具備下列條件： （一）需以公務事件為基準 ? 「公文」必須以處理公務之事實為前提。舉凡個人的著作、私人間往來的書信、人與人間因權利義務的關係所製作的書據契約，因與公務無關，僅能稱為「私文書」，不能冠以公文的名號。 （二）文書的處理至少一方為機關 　　 所謂機關，包含政府機構及非政府機關，例如國營機構、民意機關等。 （三）需符合一定的程式 ? 公文的收文、擬稿、決行、發文都有一定的程序，也有特定的格式。凡不合要求者，就無法視為公文。 （四）文字用語適當明確 　 ? 公文中的用語宜簡單明確，要言不煩。行政院秘書處所發行的《文書處理檔案管理手冊》，對公文措辭的要求是簡、淺、明、確。簡，是簡單扼要，不雕琢、堆砌詞藻。淺，就是不濫用典故、深奧的詞彙，文辭淺白易懂。明，是主旨明確，訴求的主題能讓人一目了然。確，就是用語肯定，主題的訴求不含糊籠統。 依《公文程式條例》及其定義之規定，現今常見、常用之公文大致有左列數種： （令） ? 用於公布法律、行政規章，發布任免、調遷、獎懲的人事命令，總統、軍事機關、部隊發布命令時。 （呈） 　 用於對總統有所呈請或報告時。 （咨） ? 用於總統與立法院、監察院公文往復時。 （函） ? 用於各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答覆時。 （簽） ? 以前稱為簽呈，是內部公文的一種，通常部屬對長官，下級機關單位對上級機關首長，對其執掌或承辦事項有所請示、請求時用。 就現行《公文程式條例》的規定，一般公文的結構可分為下列各項： （一）發文機關全銜及文別 ? 書寫發文機關的全銜及文別，可使承辦機人員對發出公文的主體和公文類別清楚明白。 （二）發文機關地址及傳真號碼 　 若想對公文陳述事項瞭解的更詳盡，或就內容回覆發文主體，有了地址、電話及傳真號碼，可以方便承辦人員的回應。 （三）受文者 ? 也就是行文的對象，通常寫於發文者之後；一如發文者，也應書寫全銜。但受文者，如果是所屬機關或內部單位則可以用簡稱，例如教育部技職司。 （四）速別 ? 係希望受文者處理公文之速度，一般分為最速件、速件、普通件。 （五）密等及解密條件 ? 是必威体育官网网址的等級，可分為絕對機密、極機密、機密、密。至於解密條件列於其後。