船务操作流程.doc

船务文件操作 制作船舶动态及箱量动态 船舶动态的用途 用以报给计审部门，用以核对我司相关费用的产生。 需要的资料： 各港口代理所发的《船舶抵离港报》 其资料来源：由各个港口的代理在船开后，发至我司。 要求：此资料需要内勤人员在每周星期一下午前收齐，在星期一下午完成。 完成后，发至我司计审部。 青岛 青岛中远船舶代理 连云港 中海船代和连云港弘扬代理 烟台 烟台中远 天津 天津外代 石岛 石岛外运 威海 威海外运 日本各港 由日本总代理 各地代理情况： 此工作，需要注意平时资料的收集，及时的督促各地代理提供相关信息。 ⑵船舶的配载图 其资料来源：中国各港口和日本各港口，由青岛内勤统一配出。 请注意：所需要的是，完船以后的配载图纸。日本进口的配载图—由日本代理发出。（并不是他在配）。 作用：用以核对《动态》中日本出口的数量和目的港的卸箱量 ⑶中国各港口的出口数量（按箱型） 中国其他各港口，由我司各地办事处提供。（目前的情况是星期一由我司内勤电话向各个地方要。希望以后各个地方办事处星期一发过来，写进其工作流程，以提高工作效率。） 此数量需要要跟我方单证系统核对和船舶抵离港口报的数量核对。 ⑷准班的情况需要经过船务部负责人的确认。 ⑸其他需要注意的情况： 倒箱的数量： A在日本各港口，倒箱10个以内的（单船舶单航次），不产生费用 B在中国各港口：石岛 倒箱10个以内的（单船舶单航次），不产生费用 ； C其他中国各港口均产生费用，需要注明数量。 每日船舶动态的维护 2．1 每天船舶动态的用途 按要求发给公司的各个部门，以保证各个部门能够及时的了解船舶的动态，能够及时的做出各种反映。 2.1.1资料的来源： ⑴各地代理发的《船舶抵离港报》 ⑵船长发出的电报（具体格式见后面） 电报大概分：抵港报；离港报；船位电报；申请加油；滞航和续航；（准）予抵电报；以及其他报告。 EXAMPLE：//ARR/HAKATA 0800L/08TH/JAN //BERTHING（MOORING）DIRECTLY/ISLAND CITY NO.6 //FINE/SW/05/04 //DRAFT FORE/5.51/6.20M185.8/65.6/125.8MT //POB:0900L/08TH/JAN DOP:0930L/08TH/JAN //ETCD.HAKATA 0400L/10TH/JAN ⑶日本各个港口的靠泊计划 船开以后，到日本之前，日本代理会把我们各个船舶的靠泊计划发给我们。每个星期一早上，需要把各个船舶在青岛的开航时间发给各个地方及相关部门。平时，要求中午和晚上下班前各发一次。有时间的话，有船靠、离都要更新一下。 需要注意的地方：在更新时候请注意航次的更改，日期的更改。 舱单的录入（日本进口舱单的录入） 3.1 每天船舶动态的用途 生成舱单，发给相关船代用以进口报关。 3.2资料的来源： ⑴日本方面发来的舱单 ⑵日本代理发来的EDI舱单（用于系统导入） ⑶进口配载图 3.3.录入流程 进入系统---基本资料录入----放号列表----新建航次---录入 录入时：请注意，无空格，资料准确。 需要录入的资料有：发货人，收货人，目的港，装货港，货名，帐单港，件、重、尺。 订舱备注：若浩达空箱------无收入 HASCO海华-----青岛浩达代收 若重箱------青岛—青岛中远船舶代理代收 连云港---中海船代和连云港弘扬代理代收 烟台—烟台中远代收 天津—天津外代代收 石岛—石岛外运代收 威海---威海外运代收 货物是废纸：若中国的THC在日本代收了，则注明无收入。判断需要看日本代理发来的关于其收费信息的邮件。 3.4导入的流程 在录入基本资料以后，需要将集装箱的EDI导入。导入时请注意，文件应该在：SHEET1 ，从第三行开始应该是有项目筛选的行，B列的1行是船名、2行是航次，各个地方代码是：青岛 CNTAO 、威海 CNWEI、连云港 CNLYG。导入以后，对一下总的数，以确保导入资料和录入资料相符和配载图相符合。 总箱量统计----重新统计----