新乡学院精品课程文学院秘书学教研室_40324.ppt

* （2）笑容注意事项。 笑容具有沟通感情、传递信息的作用。笑容能够消除人与人之间的陌生感，使人产生心理上的安全感、亲切感和愉悦感。 笑容要真诚、适度、合时宜，笑要发自内心。 笑的时候，先要放松面部肌肉，然后使嘴角微微向上翘起，让嘴唇略呈弧形。一个人在微笑时，目光应当柔和发亮，双眼略为睁大；眉头自然舒展，眉心微微向上扬起。除此以外，还要避免耸动鼻子与耳朵，并且可以将下巴向内自然地稍许含起。 * （四）自信、稳重 秘书工作的一个特点就是面对的突发性事件多，秘书应当以高度的自信心和能力来处理，否则容易造成局面失控。当然，秘书的自信一般不会挂在嘴上、体现在脸上，他们的自信多是化作了行动。秘书办事谨慎，这并不表明胆怯；为人宽容，但不表现懦弱。事实上，秘书只有自信才能赢得上司的信赖，而且秘书凭借自信成功的比例远远高于依赖小聪明成功的比例。 * （五）幽默风趣 秘书在工作中应该冷静，处理问题小心谨慎。但是，久而久之，可能会给人一种机械而又呆板的印象，这对秘书维持良好的人际关系不利。作为秘书，不仅要搞好自己的人际关系，而且还有责任协助上司处理好各方面的人际关系，因此，秘书必须机智并富于幽默。所谓“机智”就是俗话说的“上什么山，唱什么歌”，不墨守成规，能将原则性和灵活性融为一体。而所谓幽默感，就是秘书说的笑话让人不得不笑，但它又是优雅的，不同于一些手机短信中的“黄段子”。 * 任务三 秘书必备的能力 * （一）写作能力 写作能力是指各种应用文书的写作能力。秘书人员要写好应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，掌握大量的词汇和不同的句式，还应具有文体知识，能熟练掌握更多的常用汉字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。写作能力不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力。 * （二）口头表达能力 秘书要会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰，与领导交流语言要简明扼要，对群众讲话切忌啰嗦。要使说话有条有理，秘书就要多思考，善于说话前打腹稿，不要信口开河、滔滔不绝，也不能沉默寡言，问一句答一句。 * （三）听知能力 秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人冗长、反复的发言中找出要领，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、民族语言和外语。秘书多懂一种方言、多懂一种民族语言和外语，就多了一样交际工具，多了一条信息渠道。 *  （四）阅读概括能力 秘书要善于阅读，既善于精读，又要善于快读和泛读。 （五）社交活动能力 秘书经常要参加各种社会活动，如外出联系工作，调查情况，收集信息，进行协调，参加各种会议、会谈或宴会，甚至有参加外事活动的机会。因而，必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。 * （六）协调能力 秘书要善于发现工作中的矛盾和不平衡，要善于发现误解和不合，并及时加以沟通、协调。 （七）观察分析能力 秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人，善于观察，做好拾遗补缺工作。还要善于分析问题，提出解决问题的办法供领导选择和实施。 * （八）应变能力 在特殊的时间、地点、条件下，在遇到意想不到的情况时，秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力。处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。 （九）现代化办公设备的操作能力 秘书人员要会熟练操作电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、计算机、传真机、碎纸机、扫描仪等现代化办公设备，以及OA等网络通讯设备。 * 秘书的能力结构 （一）秘书的一般能力要求 （1）观察能力。 （2）记忆能力。 （3）分析判断能力。 （4）应变能力。 * （二）秘书的专业能力要求 （1）速记能力。 （2）打字能力。 （3）表达能力。 （4）校对、编辑能力。 （5）文字书写能力。 （6）听辨能力。 （7）操作设备能力。 （8）事务管理能力。 （9）社交与公关能力。 （10）调研与处理信息能力 * 任务四 现代企业领导人选聘秘书的标准 * （一）看起来舒心 领导人在选择自己的秘书时，一般都有自己的偏好。有的喜欢性格开朗的，有的喜欢美貌的，有的喜欢勤快的，有的喜欢沉稳的……尽管选择的标准各不相同，但最终对“好”秘书的看法都基本相似：首先，作为一个秘书，你必须容貌端庄，让上司看着舒服。这个看着“舒服”，并不一定是特别漂亮，它还要求衣着打扮和言谈举止都非常得体，有相当的气质。 * （二）带在身边放心 光看着舒服，上司还不会真正信任秘书。他还要继续考察秘书是否忠诚老实，为人稳重。秘书只有让上司信得过，让他感到放心，才能算是真正的“秘书”，否则，尽管秘书