证章管理制度.doc

证章管理制度 1.目的： 加强公司的证章控制，避免因管理不当造成损失，特制订本制度。 2.范围 适用于公司的所有重要文件、证3. 职责： 管理部 负责印章的制发和管理，负责公司及本部门印章的保管和使用，检查各部门证章的保管和使用情况。 各相关部门 负责本部门印章和存放于本部门的公司证章的使用和保管。 4.定义 合同及评估报告； 公司合同、章程、法人身份证明及文件； 与公司有关的政府部门专门文件； 公司其它重要文件。 公司印章 指以公司名义刻制的具有法律效力的印章。包括公章、私章、部门章专用章 章 指对外唯一代表公司形象的印章，代表企业权力、凭信和职责，是企业法人的象征。 私 章 公司法定代表人、总裁及总监私人印章。 部门章 刻有公司部门名称的印章。 专用章 财务专用章、发票专用章、合同专用章、文件编号章等。 印鉴 将印章盖于纸上后而形成的书面印章样板。 5.0内5.1重要文件及证照管理 公司重要档案及证照应统一存放于公司财务室，实行专人管理，保证档案及证照的安全与完整。 各部门负责办理的公司重要文件及证照，在办理完毕后，应及时将原件转交档案室保存,并办好移交手续。 对重要档案及证照，责任人要进行全程控制，对公司的重要档案及证照进行收集、归档，并填写《档案借出登记表》，做好借出、归还记录。各部门应配合档案室，将留存在本部门的重要档和证照归档。 重要文件和证照的借出须在登记表上注明用途，并经总裁签批。 各部门因公借用公司重要文件或证照，在办完相关事务后应及时归还。如部门需该文件或证照办理其它事务，应先退还档案室登记后续借，避免在部门积压，同时让档案管理员了解档案或证照去向。 借用重要档或证照的人员必须爱护，不得擅自转借，不能损坏或丢失。交还时必须当面点交清楚，档案管理员如发现缺失或损坏，应及时报告有关领导。 对于使用不当或损坏遗失等造成的损失，全部由档案管理员承担，公司可根据情节严重予以处罚直至追究其刑事责任，相关人员也要承担一定的连带责任。 5.2 印章管理 5.2.1指导思想 指导思想：公司实行严格的印章管理制度，加盖印章应填写《用章申请单》，报总裁批准； 5.2.2印章使用范围 以公司名义发出的公文函件应加盖公司公章。 公司设立银行账户、与银行业务往来及开列支票，加盖公司公章、财务专用章及法人章。 以公司名义签订的合同，在每页中缝加盖骑缝章，有校对的地方加盖校对章，落款处加盖公司公章，视其内容加盖法人章。严禁各部门用部门章与其它单位签署合同或类似合同性质的协议、备忘录、纪要等。 5.2.3印章管理规定 5.2.3.1公司印章的管理： (一)办理公司印章流程 NO 流 程 审批/经办部门 需提供资料 01 申请刻制公章（办理刻章许可证） 公安局特营科 营业执照副本、刻制公章申请报告 02 刻制公章 公安局指定的刻印专营店 公安局批准的刻章许可证、营业执照副本、空白印章备案表 03 公章备案（办理刻制印章登记卡、印章启用申报书） 公安局特营科 刻制好的公章、营业执照副本、法人代表及经办人身份证 04 其他公司印章（发票专用章、财务专用章），需到相应部门办理备案，税务局预留印模 发票专用章在税务局；财务专用章在银行. 营业执照、税务批文、组织机构代码证、刻制印章登记卡、法人代表及经办人身份证 05 当印章遗失或公司注销时需要注销印章的，必须先登报声明作废再申请注销，并在公安局进行备案 报社 公安局特营科 注销印章的申请报告、营业执照、法人代表及经办人身份证、刻章许可证、刻制印章登记卡，待注销的原始印章（所注销的印章将由公安局特营科收回） (二)、公司印章的登记和保管责任 印章类别 保管责任人 验收和登记程序★ 公章 指定专人 1、公司印章刻制好后，统一交管理部验收； 2、由管理部按领导指定与保管责任人签订《公司印章使用和保管承诺书》，并在保管责任人工具表记录 3、将印鉴和承诺书归档保存。 财务专用章 指定专人 发票专用章 指定专人 5.2.3.2公司印章使用和保管要求 (一)公章使用 A、审批规定： 印章类别 审批流程 公章 凡需使用公章,申请人须填《用章申请单》，随待批文件交总经理审批。 注：总经理须盖公章亦要填写《用章申请单》。 财务专用章 除支票、汇款外，其余文件盖章前均必须填《用章申请单》，经总裁审批后才可盖章。 发票专用章 由指定专人经总裁审批后使用，不需填《用章申请单》。 B、所有盖公章的文件，均须按规定审批，不得凭私人感情、讲情面使用公章。 C、所有不属实文件均不得盖公章。 D、所有合同在盖公章前，均必须交总裁审批，否则不得盖公章。 E、公章保管者外出或请假时，应将公章交指定的代理人，向公司发出临时授权通知，以便他人使用。代管人亦须签订《