邮件合并常见问题的解决方法.doc

引言：在使用邮件合并功能时，常会有很多的地方不尽如人意，所以使用邮件合并时最好配合word强大的域功能，才能发挥邮件合并的最大功效。 一、导入数据后小数点长度不正常 解决方法： 方法1、选中这个小数点后面变长了的地方用鼠标右键点击出现的“切换域代码”，在已经存在的域代码后面的反括号内输入\#0.00”（注意是在英文输入格式下）后右击鼠标选“更新域代码”就可以了。如果只想保留一位小数点就只输入\#0.0”。但这种方法就是在需要变更的数据很多时候比较麻烦，所以合并前最好就将代码输入。 方法2：在数据的excel表的第二行（标题行的下一行）插入一行，内容输入a或者任何字符的内容（英文输入法下），保存数据表格后再进入邮件合并。这种办法比较简单。 方法3：在进行邮件合并前，对excel数据表执行“工具”---“选项”---“重新计算”---勾选“以显示精度为准”后点确定，保存表格。再进入邮件合并。 方法4：在excel2007中点选数据列转换将数据格式转为文本格式保存，再进行邮件合并。（此方法仅适用office2007及2010，在office2003中不可以。） 方法5：打开word主文档，点击“工具”—“选项”---“常规”---勾选“打开时确认转换”---“确认”。再点“工具”—“信函与邮件”—“邮件合并”和“显示邮件合并工具栏”---下一步：正在启动文档----下一步选取收件人---浏览----选择数据源文件----在确认数据源窗口中选择“MSExcel工作簿通过DDE（*.xls）”确定----“整张电子表格”确定----出现“邮件合并收件人”对话框点确定。 方法6：将数据excel表格转换成word表格后再进行邮件合并操作。excel表格转换成word表格的方法：首先打开excel数据表，将其“另存为网页”选“重新发布.工作表”保存为htm格式。然后将保存的htm格式表用word打开方式打开，选默认“HTML文档”点确定。将表头上的换行符号用删除键退到表的最左边。再将其保存为word文档（*.doc），再按邮件合并办法进行，在选取数据源文件时就先已经转换后的word文档的数据文件。 excel表格转换成word表格的方法：在Word中执行“工具→选项”命令，在弹出的对话框中切换到“常规”标签，勾选“打开时确认转换”选项，最后按下“确定”按钮，点击“邮件合并”工具栏中左侧第二个“打开数据源”按钮，在“选取数据源”对话框中选择要导入的Excel表格文件，在弹出的“确认数据源”对话框中选择“MS Excel工作簿通过DDE(*.xls)”，在随后出现的对话框中确定“整张电子表格”，然后再一一执行“插入域”命令就可以确保Word文档在邮件合并后不出现过长的小数位了。 二、导入日期后格式不正确 方法1：插入好合并域以后,选中有日期的合并域，右击，选择“编辑域”，从打开的对话框中的左边选择“Date”域，在右边的列表中选择一个现有的日期格式，当然，如果没有找到你需要的格式，可以在对话框中输入。?方法2：右击有日期的合并域，选择“编辑域代码”。可以在现有的代码后面输入“\@YYYY年M月D日”。?以上格式开关中，YYYY年M月D日表示日期格式，可以此灵活类推。如?\@?EEEE年O月A日?,表示大写日期。(注：输入的字母最好为大写，另外如M和D输入为MM、DD，则显示为2位数的日期)方法3：将数据源中日期列的单元格格式设为文本，在数据源中输入什么样的内容，合并邮件中就可得到同样的内容。 三、合并照片 使用INCLUDEPICTURE的Word域插入合并图像 INCLUDEPICTURE域用法：{ INCLUDEPICTURE FileName [Switches ] } FileName ：图形文件的名称和位置。如果其中包含较长的带空格文件名，请用引号引住。指定路径（路径：操作系统用来定位文件夹或文件的路径，例如 C:\House finances\March.doc。）时，请以双反斜杠替代单反斜杠。例如：“C:\\Manual\\Art\\Art 22.gif” Switches 开关，如下： \c：Converter 指定要使用的图形筛选。图形筛选的文件名不带有 .flt 扩展名，例如，输入 pictim32 表示筛选文件 Pictim32.flt。 \d：图形数据不随文档保存以减小文件长度。 　　注：插入域的时候，包含域代码的那一对大括号并不是手工输入的。应该使用Ctrl+F9来插入域（此时会自动插入表示域的那一对大括号），并在其中填写域代码。 　　假设在C:\有一个图片文件test.jpg，那么，在Word里按Ctrl+F9插入域，并填写代码 “INCLUDEPICTURE C:\\test.jpg”，