文件控制分解.doc

文件控制程序 文件编号： 生效日期：2012年05月15日 版本/版次：A/0 分发部门 品保 生产 采购 仓库 管理 业务 工程 生管 作成 审核 核准 日期 日期 日期  变更履历 变更日期 版次 变更内容 备注 杜 1.0.目的： 为使公司管理体系内所使用文件，正确流通相关单位，并避免逾期失效文件误用。 2.0.适用范围: 凡属本公司管理体系之相关文件资料的制作与管理均适之，包括管理手册、程序文件、作业指导书，表单及外部客户提供之图纸与收集之国际标准文件均属之。 3.0.权责： 3.1.内部文件的制定，修改与废止权责表： 识别代号 文件名称 制定 审查 核准 收发管制单位 QM 管理手册 指定专人 管理代表 最高管理 者 文控中心 QEP 程序文件 相关部门 部门主管 管理代表 文控中心 SOP SIP WI 代表标准，规范，准则，规格，蓝图等文件 相关部门 单位管理员 部门主管 文控中心 AD 表单 相关部门 部门主管 部门主管 文控中心 3.2.外来文件： 外来文件由文控中心统一登录于《文件总览表》，由部门主管以上干部核准。交由文控加盖外来文件章，发放相关部门。 3.3.各单位：负责所需文件之初稿制作，并送审核（审查、核准）核准完成后送交文控中心整理登录、编码、打字、排版及统筹发行，保存事宜。 3.4.文控中心：负责文件登录、编码、发行、作废收回、存档等管制。 3.5.阶层文件： 第一阶文件 管理手册 第二阶文件 程序文件 第三阶文件 代表标准，规范，准则，规格，蓝图等文件 第四阶文件 表单 4.0定义 无 5.0.作业内容： 5.1.一、二阶文件之格式使用 5.1.1.封面页 5.1.2.文件修订履历表 5.1.3.内容页 5.2.内部一、二阶文件制订/修改/废止，按该程序中的3.1执行,三、四阶文件必须要有作成、审核或核准项。 5.3.四阶文件的制订、修改、废止，由各部门自送文控中心作统一收发管制(表单复印不受管制),废止时各部门主管在表格正面注明作废,并将作废表单缴回文控中心。 5.4.文件书写规定: 5.4.1.第一、二阶文件必须照以下架构撰写： 5.4.1.1.目的。 5.4.1.2.适用范围。 5.4.1.3.权责。 5.4.1.4.定义。 5.4.1.5.作业内容。 5.4.1.6.参考文件。 5.4.1.7.附件（相关表单或流程）。 5.4.2.以上架构若某项无叙述则可省略. 5.5.文件之撰写规定： 5.5.1.根据文件之架构展开撰写。 5.5.1.2文件編號方式如下： 5.5.1.3质量手冊：HJ-QM，HJ為“東莞市恒钜電子有限公司”的簡稱，QM為品質手冊的簡稱。 5.5.1.4程序文件：HJ-QEP-***，HJ為“東莞市恒钜電子有限公司”的簡稱,QEP為程序文件的簡稱。HJ-QEP-***,如《文件控制程式》編號為HJ-QEP-02。 5.5.1.5作業指引：HJ-WI- -***，HJ為公司簡稱，WI為作業指引的簡稱，特指部門，其中：P代表製造部；Q代表品保部，E代表工程部，M代表管理部，S代表採購部，I代表資訊部，A代表財務部，B代表業務部，C代表焊接部。***為流水號，每個部門從001開始編起。 5.5.1.6品質記錄：HJ-AD--***，HJ為公司簡稱，AD為品質記錄的簡稱，特指部門，***為流水號，從01開始編起。 5.5.1.7外部文件：已有文件編號的按原有編號；沒有編號的以HJ-YL-***的格式編號，HJ為公司簡稱，YL為外部文件的簡稱，***為流水號，從001開始編起。 5.5.2.1.图纸编号及格式规则依工程图纸本身编号为标准。 5.5.2.2.同类型的三阶文件(如设计文件,技术标准,蓝图,制程管制文件,鉴定规程，保养指南，检验标准和作业指导书等)，应统一编写准则及变更管理要求。 5.6.版本、页次管制：文件修订版次须依修订之次数以A0.A1.A2.A3…顺序更改；如换版或整合文件，应换版本，由A版换至B版。页次以 X/X，如共五页，书写第一页以“1/5”表示，以此类推，并将变更主要内容描述於变更履历表或备注栏内。 5.7.文件撰写格式原则： 5.7.1.各标题