9章公共关系人员日常工作.ppt

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9章公共关系人员日常工作

5、信息准备 (1)收集和掌握来访者的信息情况 (2)准备接待材料 汇报介绍性;专业技术性;礼仪宣传性;合作成果性材料 (3)游览资料,如当地宾馆名胜古迹、游览路线、娱乐场所的名称、地点、联系方式,本市的政治、经济、文化等情况。 (三)接受任务后的接待准备工作 一般情况下,来宾来前会事先通知的,接到通知后,秘书接待准备工作一般的程序如下: 1、了解来宾的情况 2、确定接待规格 3、制定接待工作计划 1.了解来宾的情况(背景资料) 必须准确了解来访者目的 来访者的基本情况 (包括来宾的单位、业务范 围、发展态势,来访者人数、姓名、性别、年龄、 民族、宗教、职务等) 过去来访的情况; 抵离时间和交通工具) 2、确定接待规格 接待来访团体的第一项工作 (1)接待规格相关知识 高规格接待; 对等接待; 低规格接待 破格接待 (2)接待规格的确定 首先了解客人的身份和来访目的 最终决定权在上司,秘书提供参考 接待规格确定后,秘书告之我方主陪人员的姓 名、身份以及日程安排 (3)接待规格的影响因素 对方与我方关系; 突发状况; 以前接待过的客人。 案例 某企业长期向某贸易公司提供产品,前些年此类产品销路很好,供不应求,其厂长进京公干都是由贸易公司总经理出面接待。而现在此类产品供需已趋于平衡。 提问:其厂长此次再来,是否仍按原规格接待? 3、制定接待工作计划/方案 ( 1)来宾信息(单位、来访目的、要求、人数、性别、身份、生活习惯、抵离的日期) ( 2)日程安排(WHEN、WHERE、WHO、WHAT) ( 3)主要陪同人员\主要工作人员(工作人员安排表、要接受礼仪培训) ( 4)来客的住宿地点、标准、房间数量等。 ( 5)会见、会谈的时间、地点和参加的人员、人数,担任主谈判的人员,其他谈判人员、翻译、后勤服务人员名单,大的项目还要有律师和会计的名单。 ( 6)宴请的时间、地点、规格、人数、次数。 ( 7)参观游览或娱乐等活动的时间、地点、人数、次数及陪同人员。 ( 8)接待期间的交通工具的安排。 ( 9)接待期间的安全保卫工作,包括饮食卫生、人身、财产安全等。 ( 10)接待经费 案例 某计算机工程有限公司定于9月28日在某职业技术学院举办图书馆计算机管理系统软件产品展销会,通知很快地寄发到各有关学校图书馆。日程安排表上写着9点介绍产品,10点参观该职业技术学院图书馆计算机管理系统,11点洽谈业务。展销会当天,9点大会本该开始介绍产品,可应该到的各校图书馆代表却只到了1/3。原来,由于通知中没有写明展销会具体地点,加上公司接待人员不耐烦,对代表不够热情,所以引起了代表们的抱怨。会议开始时已是9点30分了。公司副总经理、高级工程师李朝南作产品介绍及演示,内容十分丰富,10点30分还没讲完。由于前面几项活动时间不够紧凑,结果业务洽谈匆匆开始,草草收场。 分析:实例中接待活动失败的原因主要有以下几点: ???? 1)接待方案不够详细,尤其是展销会具体地点没有写明,是较大的失误。 ???? 2)公司接待人员素质较差,缺乏礼仪培训,影响接待工作质量和水平。 ???? 3)接待日程安排不够紧凑,影响接待效果。 ???? 4)校长发言时间预计不准确,应留有余地。 制定计划时注意: 与本单位相关部门沟通情况(涉及到何部门,事先沟通) 与来访者沟通情况 报请上司审批 (四)接待工作的实施 1、迎接来宾 2、会见、会谈的接待 P308-312 ( 1)做好信息资料工作 ( 2)来宾抵达时,接待人员在大楼门口或大厅迎候,并引导来宾到会客室。若是重要来宾,则来宾进门口由主见人在门口迎接。 ( 3)会见会谈时安排好座次。 ( 4)会见会谈时,要做好记录。 ( 5)会见会谈结束时,有时要安排合影留念。应事先安排好合影图。安排合影留念时一般主人居正中,遵循“以古为尊”的原则让主客双方间隔排列,如果人多要分成多行,则按“前高后低”进行排列。注意尽量不要让客人站在边上。 ( 6)会谈结束后,在会客室门口与来宾握手告别,对重要来宾则送至大厅或再握手告别。有领导一起送的时候,秘书应走在领导的后面。陪同人员送客视情况而定。 3、宴请接待 4、参观游览。 5、娱乐活动 6、报道。 7、送客。 (五)接待工作后总结 整理接待记录并归档 结算接待经费 善后事情的处理 接待工作小结 组织报刊除了保证信息的真实、准确、迅速外,还应体现自身的艺术性和可读性,注意用内部公众喜闻乐见、同时又具有较高文化品位的文字、图片等吸引和影响读者,让大家爱看、想看,起

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