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秘书-助理培训教程 2014年7月14日 版本：1.0一、职业素养 ……………………………………………………………… 1二、个人品质 ……………………………………………………………… 1三、工作定位 ……………………………………………………………… 2四、专业化的知识与技能 ………………………………………………… 3 1、有效率的档案管理 ………………………………………………… 3 2、文字与语言的表达能力 …………………………………………… 3 3、电话应对技巧 ……………………………………………………… 6 4、访客接待礼仪 ……………………………………………………… 9 5、会议安排 …………………………………………………………… 10 6、行程安排 ……………………………………………………………… 11 7、时间管理 ……………………………………………………………… 13五、与领导共事需知 ……………………………………………………… 17六、职业规划 ……………………………………………………………… 17一、职业素养1、语言技能 标准的普通话，清晰的表达能力(包括高标准的速记、打字等）。2、组织技能 要能妥善组织活动，使办公室工作无论何时都能取得最高的效率。3、效 率 按时按质量完成工作，并不断寻求更好的解决方法。 4、责 任 感 随时准备担负起责任并接受领导授权给你的任何工作，并严守商业机密。5、谨 慎 性 对领导意图准确把握，以防事情出差错。? 6、机 智 在处理询问、接电话和接待来访者时，需要秘书冷静要保持机智。7、交际能力 能与不同身份的人交往，并能与他们合作。8、忠于职守 这是建立与领导理想关系中最重要的品质。9、对商业的兴趣 要有读书看报的兴趣，并养成良好习惯，这样才能获得相关领域的必威体育精装版动态，给领导提供更令他满意的服务。二、个人品质1、创 造 性 在日常的工作中能对习以为常的事务进行创造性的思考，并能提出自己的建议和想法。2、守 时 性 要求必须有很强的时间观念，这样才能把领导和自己的工作安排好。3、对未来需求的预测能力 能对工作中不可能的发展变化做出预测， 并对领导的工作安排和计划作出适当的调整。4、良好的适应性 当工作时间、性质等发生，改变时要有很强的适应性。5、良好的外表 整洁的服饰是给人的第一印象（1）薄施淡妆（2）服装端庄整洁，不穿低胸或过于暴露的衣服 （3）不戴设计夸张或垂吊的耳环、项链 （4）讲话举止端庄，音量适中，说话时正视对方6、礼貌和礼仪 举止要彬彬有礼，富有同情心； 在接听电话时说话要得体，平易近人；接待来访者时要有礼貌，懂礼仪；与人说话时，正视对方，音量适中。7、乐于助人 无论何时，特别是在他人处于困难中要乐于助人这样才有助于周围的人员建立融洽的关系8、乐 观要用乐观的情绪去感染周围的人，这样的办公室群体才是有战斗力的。在工作压力比较大的情况下尤为重要。三、工作定位1、协助领导共同达成工作目标2、辅助领导的例行业务3、沟通协调的桥梁4、办公室信息管理5、客户服务 公共关系6、促进部门工作的推进四、专业化——专业知识、技能 4.1有效率的档案管理 4.1.1 文件转化为档案的条件（1） 办理完毕的文件才能归入档案（2） 对日后工作有参考利用价值的文件（3） 按照一定规律集中保存的文件 4.1.2 科学立卷的方法（1） 按问题特征立卷 反映同一事件，人物，事物，问题，工作性质的文件 。（2） 按时间特征立卷 （3） 按名称特征立卷 名称相同的文件集中立卷，通常将命令，指示，决议，会议记录，计划，报告，合同，统计报表等文件，按名称特征立卷。（4） 按作者特征立卷 指同一作者的文件集中立卷（5） 按通讯者特征立卷 将本单位与某一单位之间，双方进行工作联系而形成的来往文书。（6） 按地区特征立卷 内容涉及同一地区的文件集中立卷4.2文字与语言的表达能力 4.2.1 文字支持应达到的要求（1）针对性强：文档处理要直接、明确地去解决某个具体问题，提出意见和办法。在拟制中，要针对一件事写一件事，不能把规定以外的东西写进去。比如写一个准备开展一项活动的通知，就要围绕为什么要开展这一活动和怎样开展等来写；从收文范围来看，需明确收文对象，对需要了解而不需要直接处理事情的人可采用抄送形式；对于必威体育官网网址文件，一定要有明显的必威体育官网网址标识符。（2）具体真实：具体是指收文人看了文档后知道该怎样去做，真实是指实事求是。（3）条理性强：文字工作具有明确的指导作用，可操作性强，因此对拟制文稿的条理性要求尤为突出。 （4）时限性强：文字工作是解决随时发生的问题或将要出现的问题。要写得及时，否则会延误时机，严重时会造