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云南省农业厅、省档案局《关于印发云南省农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法的通知》（云农经【2015】18号）文件： 要求移交机读目录和电子档案 内容提要： 一、设备准备 二、目录制作 三、纸质数字化加工流程及质量要求 四、电子档案归档 五、目录及电子档案验收 六、安全管理 3、密级，暂不扫描的档案（6类）a 密级文件，包括绝密、机密、秘密文件；b 内容敏感，不宜公开的文件；c 本机关党组、行政会议记录； d 涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对人员违纪违法的调查与具体审理处理过程形成的文件； e 文件的装订成册的附件； f 印刷品、出版物。 三、 纸质档案数字化加工及质量要求 1、方式：扫描； 特殊情况可采用数码相机拍摄 2、扫描仪参数设置： 24位真彩色模式； 分辨率300DPI； 5吋照片分辨率600DPI，小于 5吋的分辨率600DPI×N。 3、图像格式：存储时采用多页TIFF格式（可LZW无损压缩）；利用时转换为PDF、JPEG等格式。 4、缩放比：100%。 5、图像文件命名：以对应的实体档号命名，格式和位数符合规范。 五、电子文件归档 1、检查电子文件的真实、完整性。 电子文件的完整性包括两个方面：一是文件数量齐全，二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。 2、检查电子文件格式是否符合归档要求，是否有病毒，能否在指定的软硬件环境下准确读取。 按照《电子文件归档与管理规范》，电子文件存储格式分为5个基本类型，9种通用格式： ①、文字型电子文件以xml、rtf、txt为通用格式。 xml—可扩展置标言语言（文本文件） 国际组织W3C规定； rtf—普通文本文件； txt—基本文本文件。 ②、扫描型电子文件以jpeg、tiff为通用格式。 tiff—标记影像格式文件（无损压缩）。 jpeg—联合图象专家组（有损压缩）； ④、音频电子文件以wav、mp3为通用格式。 wav—通用音频格式文件； mp3—有损音频压缩编码。 ⑤、计算机辅助设计与辅助制造形成的电子文件（cad/cam） 五、电子档案验收 ◆档案数字化加工过程有完整记录，所做的对原有整理状况的改变能追溯变化过程，确保档案真实可信； ◆要防止人为添加、篡改档案实体和数字化成果； ◆在实施具体档案数字化加工项目时，应将工作人员的基本信息、安全必威体育官网网址承诺书、及档案、必威体育官网网址岗位培训合格证复印件报组织实施单位备案。 ◆档案数字化组织实施单位自行聘请的临时工，也应具备以上条件。 * * 文山州档案局信息宣传科 档案数字化加工及验收 易元凤 联系电话：2616675，QQ：617831158 一、档案数字化基本设备 1、计算机 2、数码设备 扫描仪、刻录机、数码相机等 3、扫描软件 ▲扫描仪自带软件 ▲专业档案数字化软件 4、存储设备 二、目录制作 1、检查文件标题、页数是否准确。 2、修复破损档案； 6、 扫描图像质量要求 “真”：扫描图像与档案原件一致，信息完整、图像清晰。 “正”：扫描图像端正，页面平整。 “清”：扫描图像纹理清晰；明暗度、对比度合理；特殊情况标版清楚。 7、 扫描图像优化 维护档案原貌 图像方向符合阅读习惯 祛除扫描过程中产生的多余信息如：白边、污点、黑框等。 3、 图像挂接 电子档案与目录100%对应准确 4、 数据保存 用于封存及备份的2套数据为原始TIFF格式文件，在线利用数据为将原始数据压缩并转换的PDF、JPEG、DJVU等格式文件。 存储工具为：单片盒装一次性写入光盘、硬盘等，2套数据使用的应为不同品牌不同型号的产品。 六、档案数字化安全管理 六、安全管理 1、数字化安全管理总要求 遵循《云南省档案数字化工作安全必威体育官网网址管理办法》的规定。 对数字化工作中档案安全的理解： ◆档案实体不少、不多、不损、不污、不毁； ◆档案信息和加工数据（包括过程数据和管理数据）不扩散； 2、 档案数字化服务机构及人员要求 ◆档案数字化服务机构 要取得省档案局和省必威体育官网网址局共同颁发的《云南省档案数字化服务机构备案证书》。 ◆签订专门的安全必威体育官网网址协议，明确安全必威体育官网网址管理人员的岗位责任制。 档案数字化工作人员要求 ◆境内公民 ◆无犯罪记录 ◆签订劳动合同 ◆通过县级以上档案、必威体育官网网址部门培训。