文件编排与档案管理.ppt

2009/2/11 文件編排與檔案管理 文件編排與檔案管理 遠東科技大學職員工教育訓練 主講人：夏郭賢 文件整理與檔案管理的重要性 評鑑的需要 業務交接的需要 工作延續的需要 相同的工作 類似的工作 無關的工作 經驗傳承的需要 突發狀況的需要 文件留存的方式 紙本 紙本掃瞄 原始電子檔 檔案夾 電腦 儲存媒體 紙本文件整理與管理 善用文件套 例用檔案夾歸類 各項活動應依計畫、執行、考核順序收集資料 計畫：計畫書、協調會議記錄 執行：活動照片、手冊 考核：檢討會議記錄、回饋單及分析結果 建立檔案夾清冊與檔案夾內之文件清冊 會議記錄應備事項 會議名稱 日期時間 地點 主席 出席 列席 請假 記錄 上次會議決議事項處理情形 報告事項 主席報告 業務報告 提案討論 提案單位(人) 案由 說明 決議 臨時動議 主席結論 散會 (時間) 會議記錄特別留意 開會時提供的為會議議程或會議資料 開會後才有可能產生會議記錄 簽到表與會議記錄不可在同一頁 出席：(如簽到表) 出席：詳列出席人員與職稱 出席與列席的不同 出席有投票權 列席的角色在於說明或指導 電子檔案整理與管理 樹狀結構 適當運用檔案與資料夾名稱 一目瞭然 避免混淆 電子郵件 附檔重要：儲存附檔至適當檔案夾 郵件重要：列印成PDF檔並儲存至適當檔案夾 分檔案夾管理，適時整理 避免同一檔案存在不同的位置 文件要保存多久 與資格有關：永久保存 學籍卡、歷年成績單、人事資料 與存在有關：不存在為止 財產卡、財產移轉文件、選課記錄 法有規定：依法定期限 功能性文件：功能結束為止 其他檔案管理注意事項 所有紙本文件儘可能保存原始電子檔案或掃瞄檔 掃瞄檔可利用文字辨識軟體 (OCR) 將文字檔重建 OFFICE軟體有版本的問題，太舊的版本會讀不出來或無法開啟 善用檔案總管的搜尋功能 適當建立索引—資料庫的觀念 文件編排注意事項 一般的文件都是A4規格較好整理 天大於地 留下適當的邊界(2公分至3公分較為合適) 留意裝訂邊 裝訂邊通常要大於對邊 單面雙頁或兩面列印的裝訂邊奇偶頁不同 橫書的文件一般裝訂於左側或上方直書的文件一般裝訂於右側 一般段落首行要空兩個字 留意中文標點符號的避頭尾問題 右括弧、右引號、結尾用標點符號、破折號、刪節號等不宜出現在行首 左括弧、左引號、起始用標點符號不宜出現在行尾 留意英文標點符號後方的空格 逗點、分號後方空一格 句點、問號、驚嘆號後方空二格 右引號後方的標點符號要移到引號內 表示縮寫的句點後方不特別空格 使用適當大小的字體 一般WORD文件內文應用12點或14點 一般簡報檔內文應在28點以上 使用適當的字型 標題或要強調的文字應使用黑體字、圓體字或標楷體(不得以的時候) 內文可使用新細明體 一般內文的英文數字使用Times New Roman Arial的英文數字較易閱讀 善用格式樣式的設定 格式較一致 可以快速產生目錄 文件調整後可以快速修正目錄 項目符號的層次 壹 一 (一) 1 (1) A (A) a (a) i (i) 國字標號通常會跟頓號，沒有刮弧的通常會跟半型的句點，加刮弧的通常只會跟半型的空白 中文的標點符號用全型，英文的標點符號用半型 儘量使用定位點來對齊文件，千萬不要使用空白鍵來調查文字的位置 定位點有靠左對齊、中央對齊、靠右對齊、小數點對齊、加分隔線等型式 定位點前方可以加上適當的前置字元 善用複製格式可以增加工作效率 一般文字會採用左右對齊的段落格式 讓不同字數的文字具有相同的寬度的方法 圍繞文字的運用 合併列印的運用 結合資料 (可以是WORD、EXCEL、ACCESS或純文字的格式) 有相同的格式或文件內容 留意WORD的紅色打折底線 簡報要注意到背景與文字顏色的對比性 淺色背景較好搭配文字顏色 藍色背景搭配白色文字有幻燈片的效果 螢幕上看的與投影機打出來的顏色會有偏差 儘量不要使用原色的照片作為背景，除非整張照片的色差不大 善用統計圖表有助於快速瞭解內容 討論時間 * * * * *