公文及公文处理讲义.ppt

市委办文件 （遂委办） 市委办文件 （遂委办内） 市委办文件 （遂委办函） 备案报告 （要件1） 备案报告 （要件2） 备案报告 （要件3） ——关于数字的用法 公文中的数字有两种：一是阿拉伯数字，另一种是汉字数字。如何使用，应视具体情况而定。统计数据必须用阿拉伯数字，成语、惯用语等则必须用汉字数字。 1.时间的表述。一般使用阿拉伯数字24小时计时法，如“8:30”“14:30”“0:05”。常见问题，如“下午15:30”“24:05”等等。 2.分数和百分比的表述。应该使用阿拉伯数字，而不能使用汉字数字，如“1/3”“50%”。 3.概数的表述。与分数和百分比正好相反，概数的表述应使用汉字数字，如“四五米”“一两个小时”。 4.全文体例。如果没有严格规定，应遵循一个原则，即照顾上下文，保持全文体例一致。 ——关于序次语的用法 1.汉语序次语。如： “第一，……；第二，……；第三，……” “其一，……；其二，……；其三，……” “首先，……；其次，……；再次，……； 最后，……” “一是……；二是……；三是……” 以上四套序次语是各自独立的，不可混用。 2.汉字加阿拉伯数字序次语。 一、…… （一）…… 1.…… （1）…… ①…… 如果认为叙述的问题较小，可以直接出现后面的序次语，但序次语的层次不能逆向出现。 ——关于标点符号的用法 标点符号分为标号和点号。 标号：引号、括号、破折号、省略号、书名号、着重号、间隔号、连接号、专名号。 点号：句末点号——句号、问号、叹号；句内点号——顿号、逗号、分号、冒号。 常用点号的层级关系（从低到高）： 顿号—逗号—分号—句号。 1.分号前后必有其他顿号、逗号、冒号等其他句内点号。 2.“即”后不加冒号。 3.“现将有关事项通知如下”“特此通知”“特此函复”后应加句号。 4.“妥否，请批复。”一般不能将逗号换做问号，也不能将句号换做叹号。 5.标注时间时、分、秒之间的分隔号为冒号“：”。例如： （1）14时12分30秒可标注为14:12:30。 6.反问句末尾一般用问号，如果语气强烈也可用叹号或问号、叹号连用。例如： （2）有这么办事的吗？ （3）有这么办事的吗！ （4）有这么办事的吗？！ 7.并列的引号、书名号之间不能使用顿号。如果最后两项之间有“和”“及”等连接词时，则前面要使用顿号。例如： （5）我国有四大名著：《三国演义》《水浒传》《西游记》《红楼梦》。 （6）我国有四大名著：《三国演义》、《水浒传》、《西游记》和《红楼梦》。 8.用表示月、日的汉字数字来指事件、节日、纪念日时，一律加引号，且在一、十一、十二这三个月份后加间隔号，其他月份不加。如： （7）“五一”“五四”我都去了天安门广场。 （8）“一二?九”运动发生于1935年的北平。 如果用阿拉伯数字表示事件、节日和纪念日，则月、日之间一律要加间隔号。例如： （9）“5?1”“5?4”我都去了天安门广场。 （10）“1?28”事变1932年发生于上海。 9.连接号分4种：一字线“—”、长横线“——”、半字线“-”和浪纹线“～”。标示时间、地点起止时，一般用一字线，标示数量范围时，一般用浪纹线。例如： （11）毛泽东（1893—1976）。 （12）北京—成都旅客快车。 （13）30～50厘米。 （14）50～100吨。 使用浪纹线表示数值范围时，一般只在后一数值后加计量单位。 10.当括号内仍有括号时，外面的括号用六角括号“〔〕”，里面的括号用小括号“（）”。当引用文号时，而外面的括号用小括号“（）”，里面的括号用六角括号“〔〕”。 11.栏目名称一般要加书名号。例如： （15）我儿子特别喜欢看央视的《疯狂足球》和《爆笑体育》栏目。 12.版本说明要放在书名号之外，而“草案”“征求意见稿”“试行”等，则宜加括号放在书名号内。例如： （16）《中华人民共和国地图集》（英文版）。 （17）《遂宁市公文处理工作考核办法（试行）》。 13.同一句中，不宜套用冒号。例如不宜写：“会议结束时，办公室主任宣布：今后必须做到：第一，按时上班；第二，不得无故早退。”这个句子应该写成： （18）会议结束时，办公室主任