公司行文管理制度.doc

公司行文管理制度 为规范公司各种文件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令行禁止。正确指导公司的各项工作，特制定本规定。 一、公文起草 1、涉及全公司性文件，由总经办负责起草；专业性文件原则上由各职能部门负责起草，总经办负责归档。 2、涉及表彰或处分人员的报告，须写明或附上被表彰人员或处分人员的名单。 二、公文审批流程 1、公文草拟后，主要负责人对全稿内容进行认真审核； 2、将公文草拟稿抄送其他职能部门，要求在规定时间内反馈相关建议或意见。 3、汇总信息，召开会议，讨论意见，确定最终稿。 4、各部门主要负责人公文会签(附件一)。 5、总经理审批。 6、会签单及公文存档，复印件公告。 三、行文规定 1、纸型、纸质 复印纸A4型（国际标准210mm×297mm）。 2、封面 文件材料需加封面，封面上需有公司名字、文件名称、起草部门负责人签名、起草时间、总经理签名、签发时间等信息(见附件二)。封面可使用必要的文字和徽标，但不宜用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。 3、书写要求 3.1文件标题统一采用小二号字、宋体，同时须加粗。 3.2正文字体统一为宋体，字号统一为四号字（表格采用小四号字）。每段文字前空两格，第2行起均顶格。 3.3章节的排序为第一层“一”，第二层“1”，第三层“1.1”，第四层“1.1.1）”。 3.4落款、盖印 在正文后空两行，单位名称按印章全称。盖印，可不写单位名称。成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。 3.5页面设置 上 2.0cm，下2.0 cm，左2.0 cm，右2.0 cm，页脚1.0 cm，行距28磅, 或每面排22行，每行排28个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页, 但收缩行距不宜小于20磅。印刷页码居中。 3.6装订 一律左侧装订。钉离左侧边沿0.5cm，2个钉在上下各1/4处，钉垂直。 3.7分类与编号 3.7.1文件分类 公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理制度、工作提案等，其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以某年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导）主持的某某会（会议性质）为方式进行定位。 3.7.2简化编号名称 由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，建议：简化为“NBZS”。 3.7.3细化编号内容 初拟编号为公司总经理办公室统一编制，内容包括：公司名称、部门名称、时间、文件顺序号（内部标准）。 编制方法：NBZS-ZJB-2014-001(公司总经理办公室2014年第1份文件)，其中公司名称：=NBZS；部门名称：ZJB（总经理办公室）；时间：2014年，其后以此类推。文件顺序号：001，002，003……以此类推。如进入下一个年份则文件顺序号从001开始编起，如2013-001。便于管理保存。 3.7.4各部门名称为 总经办（ZJB）、行政部（XZ）、技术部（JS）、质检部（ZJ）、销售部（XS）、财务部（CW）、生产部(SC)、 工程部（GC）、采购部（CG）。 附件一：行文审批会签表 企业管理制度、方案会签表 年 月 日 主办部门 撰稿人 原稿形成时间: 标 题 内容摘要 具体详见附件（正文） 说 明 意 见 本表是公司出台各种重要管理办法、制度、方案的讨论意见表述,每一部门传递审核意见时间不超2小时，由总办文秘跟踪落实。 会签部门 会 签 意 见 签 名 附件二：封面样式 XX X X X X 制 度 起草部门： 时间： 总经理： 日期： 文件传阅确认函 本人郑重承诺：关于 制度，我已仔细阅读并理解；同时， 在公司任职期间将严格遵守公司制度规范。 承诺人： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 姓名： 日期： 注：