EXCEL在财务管理中的应用 第4章.ppt

第四章 本章的学习目标 了解会计凭证有关基本概念 掌握如何建立会计科目表 掌握修改和删除会计科目 掌握如何建立会计凭证表 一、会计凭证概述 1.会计凭证的含义： 会计凭证就是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，也是登记账簿的依据。任何单位，每发生一项经济业务，如现金的收付，物资的进出，往来款项的结算等等，经办业务的有关人员必须按照规定的程序和要求，认真填制会计凭证，记录经济业务发生或完成的日期、经济业务的内容，并在会计凭证上签名盖章，有的凭证还需要加盖公章，以对会计凭证的真实性和正确性负责任。一切会计凭证都必须经过有关人员的严格审核，只有经过审核无误的会计凭证才能做为登记账簿的依据。 2.会计凭证的类型 按填制的程序及其在经济管理中的用途，分为原始凭证和记账凭证。 ⑴原始凭证：指在经济业务发生时取得或填制的，用以证明经济业务的发生或完成等情况，并作为原始依据的会计凭证。如出差乘坐的车船票、采购材料的发货票、到仓库领料的领料单等。 ⑵记账凭证：记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证，用来确定经济业务应借、应贷的会计科目和金额而填制的，作为登记账簿直接依据的会计凭证。在前面的章节中曾指出，在登记账簿之前，应按实际发生经济业务的内容编制会计分录，然后据以登记账簿，在实际工作中，会计分录是通过填制记账凭证来完成的 。 由于原始凭证来自不同的单位，种类繁多，数量庞大，格式不一，不能清楚地表明应记入的会计科目的名称和方向。为了便于登记账簿，需要根据原始凭证反映的不同经济业务，加以归类和整理，填制具有统一格式的记账凭证，确定会计分录，并将相关的原始凭证附在后面。这样不仅可以简化记账工作、减少差错，而且有利于原始凭证的保管，便于对账和查账，提高会计工作质量。 原始凭证与记账凭证之间存在着密切的联系。原始凭证是记账凭证的基础，记账凭证是根据原始凭证编制的。在实际工作中，原始凭证附在记账凭证后面，作为记账凭证的附件；记账凭证是对原始凭证内容的概括和说明；原始凭证有时是登记明细账户的依据 。 3.原始凭证的填制 原始凭证绝大部分不是由财会人员填制的，而是由有关单位或本单位有关业务人员填制的。但是，全部原始凭证都必须经过财会人员审核，才能登记入账。因此，财会人员不仅本身应掌握原始凭证的内容和填制方法，而且还要向有关业务人员说明原始凭证的重要作用，帮助他们掌握正确填制原始凭证的方法。 原始凭证的内容 原始凭证的名称； 凭证的编号； 填制凭证的日期； 接受凭证单位名称（抬头人）与填制单位名称； 经济业务简要内容； 金额（单价、数量）； 有关人员（部门负责人、经办人员）的签名盖章。 4.记账凭证的填制 记账凭证必须具备以下基本内容： （1）记账单位名称与填制单位名称； （2）记账凭证的编号； （3）记账凭证的日期； （4）经济业务的内容摘要； （5）会计科目（包括一级、二级和明细科目）的名称、记账方法和金额； （6）所附原始凭证的张数； （7）制证、审核、记账、会计主管等有关人员的签章，收款凭证和付款凭证还应由出纳人员签名或盖章。 二、会计科目表 在进行账务处理时，首先应建立会计科目表，即制定会计科目编号、科目名称。在制定中应按照《企业会计制度》中的规定进行。 可以直接在单元格中输入，也可以用记录单方式输入。 1.建立会计科目表： 输入科目表名→输入科目名（字段名）→填写数据（选中科目名→数据→记录单→输入数据） 2.修改和删除会计科目 3.查询删除会计科目 4.美化会计科目表 三、建立会计凭证表 在建立会计科目表后，应将企业日常发生的经济业务填写在记账凭证上。即建立并填写数据库表的过程。 建立步骤： ①填写凭证表名 ②填写字段名 ③填写记录 1.自动生成会计凭证编号： 通过CONCATENATE()函数可以生成以“年+月+日+当日序号”的凭证编号。 语法 CONCATENATE (text1,text2,...) Text1, text2, ...??? 为 1 到 30 个将要合并成单个文本项的文本项。这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用。 说明:也可以用 （和号）运算符代替 CONCATENATE函数实现文本项的合并。 例： CONCATENATE(08,01,05,11) 结果为 步骤： ①设置年、月、日、序号列单元格格式为文本 ②单击要生成凭证编号的单元格，单击函数 选择文本类中的CONCATENATE()函数 ③输入文本列即年、月、日、序号所在列 2.自动显示会计科目 ⑴VLOOKUP()函数： 在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。 使用此函数时首先应对返回值列进行升序排列。 语法： VLOOKUP(lookup_v