6第六章_销售与收款业务循环中的管理与控制(PPT34页).ppt

* 续： 图4-1列示了注销应收账款的业务流程中的职能分离。信用部门编制（发起）注销通知单，该通知单须经财务主管或其他某个独立的职能部门核准。应收账款部门收到经批准的注销通知单后，会注销相关账户。为保存记录，注销通知单的一个副本还要送到一个独立的第三方（内部审计）留存。这一环节非常必要，因为某账户被注销后，应收账款部门不再有该账户的有效记录了。内部审计还要将此次注销直接与客户确认，即确定以前的确没有从该客户账户上收到款项。这样做会避免下述恶行发生，比如可能有雇员中途截留了某个赊购客户的付款，随后想方设法安排注销这个客户的账户，使该客户以后永远不会再收到任何催款通知。 * 销账 通知单 3 销账 通知单 2 财务主管 客户信用 应收账款 总分类账 内部审计 帐龄 试算表 销帐的 控制汇总 帐龄 试算表 销帐的 控制汇总 无价值 账户列表 无价值 账户列表 销账 通知单 3 销账 通知单 1 销账 通知单 1 销账 通知单 定期确认无价值账户列表的过账 销账确认书寄送客户 后续和信用历史归档 独立批准 追踪迟滞和可疑账户 过账 图4-1 应收账款注销业务处理流程 销账 通知单 1 * 在ERP环境下，销售与收款业务流程管理的重点，首先是基于信息技术的特点与优势针对本企业实际建立科学的业务处理流程和定义流程中各业务处理环节的职能，其次是根据业务处理设计一系列可行而有效的控制措施，并将这些控制措施写进程序模块，实现电脑化的管理控制。 * 作业： 销售与收现过程可能存在那些风险，针对这些风险应该实施哪些内部控制? 为什么对客户要进行信用审查？怎样进行信用审查？ * 销售与收款业务循环中的管理与控制 * 销售与收款活动构成企业的基本业务循环。销售与收款处理流程是企业最为重要的业务流程。 本章基于信息化后业务财务一体化模式来讨论该流程中关键业务环节的管理与控制问题。 * 6.1 销售与收款业务流程 销售与收款业务流程通常包括这样一些业务活动：询价报价、合同创建、订单录入、信用检查、产成品管理、装运发货、开单、收现、应收账款与总分类账等。 * 6.1.1 订单录入 订单录入就是创建销售订单文件。在收到客户任何形式（电话、传真、E-MAIL等）和任何格式的订购单后，都要将其主要内容录入，并据此创建一个标准的销售订单文件。该文件是整个销售与收款业务流程中各业务环节据此作业的依循基础。 订单录入通常还包括定价和可获量检验。 * 6.1.2 信用审查 由于买方市场的形成，销售业务往往以赊销为主。此时客户的信用至关重要，在货物发运之前，客户的信用必须得到确认。信用部门被授权根据客户的信用等级决定是继续执行该笔销售还是终止该笔销售。 * 6.1.3 产成品管理 这项职能负责按拣货单要求提选货物。ERP依据销售订单文件自动编制装运文件，而依据装运文件编制拣货单。 拣货数据须及时输入有关数据库，以便及时更新相关文件信息，比如存货记录。 * 6.1.4 装运发货 装运活动是以装运文件为依据的，编制交货文件就是为了安排向客户交货。为客户准备并交货的所有相关信息均包含在交货文件内，而交货文件中必须列示的大部分信息均来自销售订单文件。ERP会将这些信息自动复制到交货文件中。 * 6.1.5 开单 开单也即开销售发票。开发票除结算货款外，根据实际情况有时还要结算运费和税金。ERP会从销售订单文件或交货文件中复制很多相关资料，以供开单之用。发票中的一联（副本）当即传递客户，一联（副本）留存备查，还有一联（副本）当即传给应付账款。此外还要编制日记账凭单，并提交给总分类账，用以过入总账。 * 6.1.6 收现 对少量的现销业务，出纳员会当场收到支票或现金。出纳员将收到的支票或现金汇集在一起，并准备一张存款单，当日将支票或现金全部送存银行。同时还要将收到的金额登记到现金日记账中，并编制日记账凭单送交总分类账。 * 6.1.7 应收账款 应收账款管理对任何企业而言都是至关重要的经营职能，因为应收账款往往占据了企业运营资本的很大一部分。应收账款部门针对每一个客户都建立一个明细账，他们由总分类账中的一个控制账户来统驭。应收账款会从开票部门获得贷项通知单和有关发票附件，然后，在客户明细账中进行借贷方的记录，并定期编制相关的结算报表送给客户。 ERP会定期自动生成账龄分析表，据此编制客户信用报告。 * 6.1.8 总分类账 总分类账中包括应收账款控制账户。总分类账管理人员