自考《商务沟通方法与技能》沟通文件格式.doc

【第6章：书面商务文件一一内部沟通文件】 内部沟通文件是指在组织内部人们互相沟通的书面方式。内部沟通文件必须做到全面而准确，以便达到组织目标。内部沟通文件要求： (1)在充分的信息交流的基础上作出决策.(2)向全体员工发布指令。 (3)组织内同一层级员工之间的互相沟通。 (4)向员工提供相关信息。 (5)向员工提供对他们至关重要的信息。 6.1备忘录 备忘录是组织内部沟通文件的一种常见形式。备忘录一般很简短，通常只记录一两个问题，并且仅限于公司内部传阅。同一份备忘录可能被发送给多个收件人。 备忘录会标明组织的名称，当然也会清楚地表明它是一份备忘录。 它将标明发件人及收件人，同时也将标明主题和发送日期。该文件的形式类似图6-1所示 6. 2会议议程 大多数组织都设有召集会议进行讨论并作出政策决定的委员会。部分成员被选举出来代表其部门职工的意见，其他人则因为其在组织中的职位自然成为委员会的一员。 这些会议往往非常正式，由一位主席主持会议.一位秘书负责会议记录。会议定期或按商定时间举行，从每天一次到每年一次不等。 会议议程列出将在会上讨论的重要事项以及讨论的次序。通常，会议议程需指明公司名称、与会人员、会议举行的时间及地点。 通常的安排是，首先让那些受到邀请却不能参加会议的人员对缺席会议表达歉意。每次会议都要做书面记录，即众所周知的会议记录。上次会议的会议记录被提交上来，然后会议将讨论上次会议尚未解决的问题，或报告上次会议所作决定的执行结果。其他需要讨论的议题也被安排在会议议程中.这样每个与会者都会清楚需要讲座些什么。然后，一份进度报告也将被提呈上来，报告涉及新产品以及营销团队对销售新产品的打算。当所有主要问题得以处理后，会议议程项目中还可以包括其他事项，以便让任何一名与会者提出他认为应在会议上予以考虑的其他问题。最后，议程将确定下一次会议的时间。 6.3会议记录 会议记录是用来概括会议所讨论的要点，并被存档以供今后参考。 会议记录通常遵循一个标准格式，并且只是在会议议程上添加一份简明报告，记录会议上实际发生了什么。 会议记录需指明公司名称、参加会议的特定人群，以及会议举行的时间及地点。 然后，那些出席会议的人员通常会被记录下来。 会议记录还将提供会议议程上有关事项的细节，因此议程上的事项得以再现，并附带有关于所发生事情的简要记录。 这样，会议记录便会产生一份不能出席会议并送来缺席致歉的人员名单。这通常是会议议程的第一项内容，因而这些详细资料将是会议记录的第一部分。 会议议程的下一项内容涉及上次会议的会议记录。本次会议有两个选择:认同此前会议记录是对所发生事情的真实记录，并在本次会议记录中记载该事实;另一个选择是，会议发现上次会议记录中有错误，这可能是因为当时会议上达成一致意见的事情不是所记录的事情，或是已发生的事情并未得到一致同意。 6.4报告 报告是涵盖一个特定主题的正式的书面沟通形式，通常为内部使用。报告是由某些人收集并研究材料、然后将它送达给那些为某特定目的而要求收集并研究这些资料的他人或小组的一种书面沟通形式。报告通常是形成决策的依据。报告通常应用于： (1)以标准格式记录工作中的意外或因病缺勤等情况。 (2)提交某些调查研究的结果.并建议后续行动。 (3)评估政策变更的可能性。 一份好的书面报告应尽可能简洁，版面安排上应清晰并合乎逻辑。一份正式报告应包含：(1)标题页。 (2)目录。 (3)执行摘要。 (4)授权范围。 (5)程序。 (6)研究结果。 (7)结论。 (8)建议。 (9)附录。 6.5通告 张贴通告，是用以告知员工有关他们可能感兴趣的某些事宜。通告可用来支持或批注已发送给员工的其他信息。它们不应被用于批评或评论员工个体，而应用来提供那些可能影响到每个人的信息。它们必须是与当前问题相关的，而且没有失去时效，所以必须有人负责消除那些不再适用的通告。 6.6企业内部刊物 企业内部刊物是传播企业信息的一种方式。它们由公司出版并分发给员工，通常1周或1月出版1期，内容可能十分详尽。有效的企业内部刊物大致包括下列大部分特点：⑴有一个老龄员工专栏。 (2)设置专注于员工事宜的板块。 (3)关注运动及社交活动。 (4)开辟杰出员工专栏，无论这种表现是在工作上，还是在工作以外。 (5)设置讨论专区，讨论人们关注的工作方面的问题。 (6)关注公司未来可能发生的变化。 (7)由组织支持的任何慈善事业的详情。 (8)关注一两场比赛。 【第7章：书面商务文件一一外部沟通文件】 外部沟通文件是指组织内部的人员与其组织外部的利益相关者进行沟通时所采用的书面方式。这些利益相关者可能包括供应商、客户、银行，等等。 7.1致意便条 当没必要使用信件时，致意便条经常会派上用场。