应付款管理系统日常业务处理.ppt

应付款管理系统日常业务处理 7.4 日常处理是应付款管理系统的重要组成部分，是经常性的应付业务处理工作。 日常业务主要完成企业日常的应付及付款业务录入、付款业务核销、应付并账、汇兑损益等的处理，及时记录应付、付款业务的发生，为查询和分析往来业务提供完整、正确的资料，加强对往来款项的监督管理，提高工作效率。? 一、应付单据处理 应付单据处理主要包括应付单据的录入、审核。 如果应付款管理系统和采购管理系统集成使用，则发票由采购管理系统录入，在应付款管理系统可以对这些单据进行审核、弃审、查询、核销、制单等操作。此时应付系统需要录入的单据仅限于应付单。如果没有使用采购管理系统，则各类发票和应付单均应在应付款管理系统录入。这里仅介绍应付单的录入与审核。 应付单用于记录采购业务之外所发生的各种其他应付业务，例如核算所欠供应商的购入固定资产款项、供应商为企业代垫的费用。应付单表头中的信息相当于凭证中的一条分录的信息，表头科目应该为核算所欠该供应商款项的一个科目。表体中的一条记录也相当于凭证中的一条分录。当输入了表体内容后，表头、表体中的金额合计应借、贷方相等。 示例7－3： 2005年12月1日，供应商百乐包装为材料采购三部杨明亮代垫材料采购费用2500元。由操作员李明录入应付单并审核。 操作步骤： 1. 在目录区树型列表中选择“日常处理/应付单据处理/应付单据录入”，系统弹出“单据类别”对话框。选择单据名称“应付单”；单据类型“其他应付单”；单据方向“正向”；单击〖确认〗按钮，进入应付单录入界面，如图7-19所示。 2．按示例要求录入应付单中有关栏目，点击〖保存〗按钮将其保存。应付单保存后，工具栏出现〖审核〗、〖修改〗等按钮。 3.确认正确后，点击〖审核〗按钮对应付单进行审核，也可在“应付单据审核”处进行批审核。 4.审核完成后，系统会询问是否要立即制单。若选择是，则立即显示当前单据的凭证界面；如果不想立即制单，则可以在制单处理功能中集中处理，则选择否，回到当前单据卡片界面。 二、付款单据处理 付款单据处理主要是对结算单据进行管理，包括付款单、收款单的录入、审核。应付款管理系统的付款单用来记录企业所支付的款项，收款单用来记录发生采购退货时，企业所收到的供应商退款。 付款单表头栏目中，单据编码、供应商名称、日期、结算方式、金额、币种等栏目不能为空。表体栏目中的“款项类型”栏可根据业务情况通过下拉菜单选择“应付款”、“预付款”、“其他费用”；“供应商名称”栏系统自动带入表头供应商，供应商若与表头不一致，可手工修改，系统默认为代付款。 款项类型为应付款、预付时，表体中对应输入的冲销科目必须是应付系统的受控科目；款项类型为其他费用时，表体中对应输入的冲销科目不能是应付款系统的受控科目。 示例7-4： 2005年1月15日，向供应商重庆化工支付前欠材料款63000元，该采购业务西南办事处业务员何亮办理。 操作步骤： 1. 在目录区树型列表中选择“日常处理/付款单据处理/付款单据录入”，进入收付款单录入界面，如图7-20所示。 2．按示例要求录入付款单中有关栏目，点击〖保存〗按钮将其保存。付款单保存后，工具栏出现〖复制〗、〖修改〗、〖删除〗、〖审核〗、〖弃审〗、〖查审〗、〖核销〗、〖登记〗等按钮。 3.点击〖审核〗按钮对付款单进行审核，审核后系统会询问是否要立即制单。若选择是，则立即显示当前结算单的凭证界面；如果不想立即制单，则可以在“制单处理”功能中集中处理。 友情提示： 1.若需新增收款单，用鼠标点击〖切换〗按钮，可使当前的付款单的界面切换为收款单的界面。 2.若支付的款项中既有支付供应商的货款，又有提前支付的预付款，则在付款单表体记录中，应将两笔款项分开记录。 3.付款单录入时，表体内容可以不输入，系统会自动将表头内容带入表体项目中。 4.付款单保存后，若其结算方式有票据管理标识，且在选项中选择登记支票簿，则票据号自动登记支票簿，若选择中没有选择登记支票簿，则可点击〖登记〗按钮，进行登记支票登记簿功能。 三、核销处理 核销就是指确定收付款单与原始的发票、应付单之间的对应关系的操作。核销处理指日常进行的付款核销应付款的工作。通过建立付款与应付款的核销记录，加强往来款项的管理。系统提供两种批量核销方式：手工核销、自动核销。 手工核销是由操作员手工确定系统内付款与应付款的对应关系，选择进行核销。手工核销时一次只能显示一个供应商的单据记录，一次只能对一种收付款单类型进行核销。当收付款单有代付处理时，只显示当前所选供应商的记录。若需要对代付款进行处理，则需要在过滤条件中输入该代付单位，进行核销。 自动核销是由系统自动确定系统内付款与应付款的对应关系，选择进行核销。自动核销可对多个供应商进行核销处理，自动核销允许在取消操作中可以按供应商进行分别