Excel高效办公及案例应用.ppt

Excel高效办公及案例应用 　　倘塘林业站 罗荣飞 二八定律 在软件行业曾有这样一个二八定律，即80%的人只会使用一个软件的20%的功能。在我们看来Excel远不止于此比例,它最多只有5%的功能被人们所常用。为什么另外95%的功能都没有被使用上呢？有三个原因：一是根本不知道还有其他的功能；二是知道还有别的功能不知道怎么去用；三是暂时用不上。很难说清楚这三种情况的比例，但如果属于前两种情况那么请好好地继续学习，先进的工作方法一定能带给你丰厚的回报。无数的人在学到某些对他们有帮助的Excel技巧后会感叹：“这一下原来要花上几天的工作，现在只要几分钟了……” 如果您属于第三种情,嗯，您真的认为自己属于第三种情况吗？ 序：2001微软全球技术中心的Excel工程师刘志健的一段话 我们把Excel用户大致分为新手，初级用户，中级用户，高级用户和专家5个层次。对于Excel的新手我们建议先从扫盲做起，首先需要买一本Excel的人门教程或者参加一下正规的电脑学校的初级班，在这个过程里面学习者需要大致了解到Excel的基本操作方法和常用功能，如输入数据、查找替换，设置单元格格式、排序、汇总、筛选和保存工作簿。如果学习者有其他的应用软件使用经验特别是其他Office组件的使用经验这个过程会很快。 但是要注意，现在的任务只是扫盲，不差期望过高，千万不要以为知道了Excel的全部功能菜单就是精通Excel了。别说在每项菜单命令后都隐藏着无数的玄机，光是Excel的精髓--函数,学习者还没有深入接触到。当然经过这个阶段的学习学习者应该可以开始在工作中运用Excel了。比如建立个简单的表格甚至画张简单的图表。这就是人们常说的初级用户水平。 中级用户 接下来要向中级用户进军。成为中级用户有3个标志。一是理解并熟练使用各个Excel菜单、命令；二是熟练使用数据透视表；三是至少掌握20个常用函数以及函数的嵌套运用，必须掌握的函数有SUM函数、IF函数、VLOOKUP函数、INDEX函数、MATCH函数、OFFSET函数和TEXT函数等。 当然迂有些中级用户会使用简单的宏——这个看起来很了不起的功能，即使如此我们还是认为他只是名中级用户。我们接触过很多按上述的标准评定的“中级用户”，他们在自己的部门甚至公司里已经是Excal水平最高的人。高手是寂寞的，所以他们都认为Excel也不过如此了。一个Excel的中级用户应该已经有能力解决工作中遇到的绝大多数问题，但是这并不意味着Excel无法提供出更优的解决方案。 高级用户和专家 成为一个高级用户需要完成两项知识的升级。一是熟练运用数组公式，也就是那种用花括号包围起来的必须用CtrL+Shift+Enle组合键才能完成录入的公式，二是能够利用VBA编写不是特别复杂的自定义函数或过程。一旦进入了这两个领域学习者会发现另一片天空，以前许多看似无法解决的问题现在都变得非常容易。 那么哪种人可以被称为Excel专家呢，这很难用指标来评价。如果把Excel的功能细分来看，精通全部的人想必寥寥无几。Excel是应用性非常强的软件，这意味着一个没有任何工作经验的普通学生是很难成为Excel专家的，从某种意义上来说Excel专家也必定是某个或多个行业的专家，他们都拥有丰富的行业知识和经验，高超的Excel技术配合行业经验来共同应用才有可能把Excel发挥到极致。同样的Excel功能，不同人去运用，效果将是完全不同的。 能够在某个领域不断开发出新的Excel用法，这种人可以被称作是专家。 Excel值得学习的原因 人们常说兴趣是最好的老师，压力是前进的动力。要想获得一个积极的心态最好能对学习对象保持浓厚的兴趣。如果暂时实在是提不起兴趣，那么请重视来自工作或生活中的压力把它们转化为学习的动力。 下面罗列了些Excel的优点希望对提高学习积极性有所帮助。 (1) Excel是个人电脑普及以来用遍最广泛的办公软件之一，也是Microsoft .Windows平台下最成功的应用软件之一,说它是普通的软件可能已经不足以形容它的威力。事实上在很多公司Excel已经完全成为了一种生产工具，在各个部门的核心工作中发挥着重要的作用无。论用户身处哪个行业所，在公司还没有实施信息系统，只要需要和数据打交道Excel几乎是不二的选择。 Excel之所以有这样的普及性是因为它被设计成个数据计算与分析的平台集成了最优秀的数据计算与分析功能，用户完全可以按照自己的思路来创建电子表格，并在Excel的帮助下出色地完成工作任务 如果脂熟练使用Excel 就能做到一招鲜吃遍天下，无论在哪个行业，哪家公司高超的Excel水平都在职场上助您成功。 (2)在电子表格软件领域Excel唯一的竞争对手就是自己，基于这样的绝对优势地位，E