Excel表格中数据分类汇总.doc

HYPERLINK /wiki/Excel%E6%95%99%E7%A8%8B /wiki/Excel%E6%95%99%E7%A8%8B HYPERLINK /cgi-bin/forum/leoboard.cgi /cgi-bin/forum/leoboard.cgi/user27/microsoftexcel/blog/6052533.htmlExcel表格中数据分类汇总 ? ? 各种报表处理中最常用的就是分类汇总。例如会计核算，需按照科目将明细账分类汇总；仓库管理，需按照库存产品类别将库存产品分类汇总；医院管理，需按照疾病进行病源病谱的分类汇总等等。虽然可以利用Excel 2000的公式和函数完成有关的计算，但是使用分类汇总工具更为有效。一、分类依据 1、在进行分类汇总操作之前，首先要确定分类的依据。 2、在确定了分类依据以后，还不能直接进行分类汇总，还必须按照选定的分类依据将数据清单排序。否则可能会造成分类汇总的错误。排序操作的基本步骤如下。 ??? 首先选定分类依据所在列的标志单元格。注意，一定不要选定整个列。 单击常用工具栏中的排序按钮。??? 这时整个数据清单都按照产品类别排好顺序，就可以进行分类汇总操作了。 二、分类汇总操作 ??? 分类汇总操作的基本步骤如下：??? 1、如果当前单元格不在数据清单中，选定数据清单中的任一单元格。??? 2、单击数据菜单中的分类汇总命令。??? 这时将弹出分类汇总对话框。 ?? ? 分类字段：下拉框中选定； 汇总方式：下拉框中选定； 选定汇总项：下拉框中中选定，可复选； 根据需要决定是否选定汇总结果显示在数据下方选项，如果不选定该项，则汇总结果显示在数据上方。最后单击确定。三、分级显示符号??? 1，2，3分级显示符号， （利用它们可以根据需要灵活地观察所选级别的数据，也可以方便地创建显示汇总数据、隐藏细节数据的汇总报告：? 要显示指定级别的汇总数据，可单击分级显示符号上部相应的级别按钮。）?要显示某一个分组数据的明细数据，可单击相应汇总数据所对应的显示明细数据按钮 。这时相应的按钮变为隐藏明细数据按钮 。要隐藏某一个分组数据的明细数据，可单击相应汇总数据所对应的隐藏明细数据按钮 ，或是相应明细数据所对应的概要线。这时相应的按钮再次变为显示明细数据按钮 。如果要隐藏某一级别的汇总或明细数据，可单击其上一级级别按钮。??? 要将分类汇总的结果单独存放在一张工作表中，可将汇总的结果复制后，利用编辑菜单中的选择性粘贴命令粘贴到新工作表中。在选择性粘贴对话框的粘贴选项中，应选择数值选项。然后利用筛选操作或是直接删除明细数据即可。四、删除分类汇总 如果要删除分类汇总，可单击数据菜单中的分类汇总命令，然后在分类汇总对话框中单击全部删除按钮。 五、多级分类汇总 如果需要，在分类汇总的基础上还可以再创建二级乃至多级分类汇总。??方法：去掉“替换当前分类汇总”的对勾即。 （32、35、41（2）多级分类汇总） 在excel下利用分类汇总快速统计数据虽然利用频度分布统计函数FREQUENCY和VBA编程的功能实现了特定的数据分布统计，但是这种方法具有一定的定制性，这里，介绍另外一种方法快速实现数据统计——Excel分类汇总功能，可以根据你的实际情况灵活应用。公式设置用Excel打开成绩表，表中班级在C列，语文、数学等各科成绩在D:I列。我们在数据表后面再增加6列（K:P列）分别输入标题为：语文分数段、数学分数段、英语分数段等。在K2单元格输入公式=$C2IF(D260,不及格,TRUNC(D2/10)0分段)，拖动K2填充柄向右填充至P2单元格，再选中K2:P2区域拖动其填充柄向下填充至最后一个有记录的行。?公式中IF(D260,不及格,TRUNC(D2/10)0分段)表示在D2＜60时显示不及格，否则将D2除10取整（即提取十位以上数字），后面再接上0分段这三个字。$C2则是在前面加上班级。排序汇总选中K2单元格，先单击工具栏上的“升序排列”按钮进行排列，再单击“数据/分类汇总”，在分类汇总窗口中设置“分类字段”为语文分数段、“汇总方式”为计数、“选定汇总项”则只选中语文分数段，单击“确定”按钮完成汇总，如图2所示。现在可以看到各班语文各个分数段的人名己分别集中在一起，人数则出现在下面，如图3所示，你可以直接打印或复制到其他工作表中备用了。不过通常我们只需要人数就够了，所以还要进一步处理一下。隐藏明细单击左侧窗口上的2按钮隐藏明细项目，按3则可重新显示明细项目，这样能看到的就只有各班语文不同分数段的人数而已，如图4所示，单击“文件/打印”就可以直接打印出语文各班各分数段的人数了。注意：汇总的数据若要复制到其他工作表中，得按住Ctrl键逐一单击选中进行复制才行，如果使用常用的拖