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BusinessEmailPrinciple
《工作邮件使用守则》
守则一:不要随便“回复所有人”千万不要在回复邮件时随便点击“回复所有人”守则二:沟通重要事件时,最好使用邮件,如果你光打电话,对方可以耍赖TIPS:
-邮件最能撒谎。面谈时,有可能通过表情泄漏天机;打电话,难免语塞。而邮件永远不会。
-邮件是最职业的公务交办手段,它可以丝毫不带感情色彩。
-公务邮件的最后,一般要设置“免责声明”,大体需要明确的意思是:“如果这封信不是给你的,希望收到后退还给我,以免引起之后的纠纷。”
-最后填写收件人,因为一个误操作,有可能送出一份空信,令对方造成你工作粗糙的印象。
-愤怒时不要用E-mail. E-mail很难传送幽默,但很容易传达愤怒。 -使用有意义的标题,让收信人一下就能明白里面是什么,同时也区别于垃圾邮件。 -简短。如果有很多话,可以列成要点。 -休假时应设置自动回复,这是礼貌和方便的问题。但不要给私人邮件设这种东西,免得有心人知道你家里没人。 -使用表情。如果你的情绪可能被误解,就加上笑脸。
职场电子邮件礼仪
现如今,可能已经找不到没有电子邮箱的网民了。特别是职业人士,还拥有使用公司域名的邮箱。职业人士的利用公司邮箱发送邮件与私人信件有着很大区别,存在着职场邮件礼仪方面的新问题。据统计,如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封,但有一半是垃圾邮件或不必要的。 “在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间”,电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人。写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候,要想到收信人会怎样看这封Email,时刻站在对方立场考虑,将心比心。同时勿对别人之回答过度期望,当然更不应对别人之回答不屑一顾。史上最完整版本的职业电子邮件中礼仪问题,希望能给您的工作带来帮助!关于主题主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。1.一定不要空白标题,这是最失礼的2.标题要简短,不宜冗长,不要让outlook用…才能显示完你的标题3.? 标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如 “王先生收”4.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理5.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。6.回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RE RE一大串。关于称呼与问候1. 恰当地称呼收件者,拿捏尺度? ? ? 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。? ? ? 如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。? ? ? 不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear xxx”,显得很熟络。2. Email开头结尾最好要有问候语? ? ? 最简单的开头写一个“HI”,中文的写个”你好”;结尾常见的写个Best Regards,? ? ? 中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待。职场电子邮件礼仪(2) 1. Email正文要简明扼要,行文通顺? ? Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。? ? 正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。2. 注意Email的论述语气? ? 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。? ? 尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。? ? 电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训!3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。? ? 如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4. 一次邮件交待完整信息? ? 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。5. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使
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