会议管理(DOC85页).doc

目 录 引 言 2 第1章 有效利用会议 2 1.1你需要开会吗？ 2 1.2明确会议的目的 3 1.3非正式会议 4 1.4正式会议 5 1.5革新中的交流方式 6 1.6会议类型 7 1.7不要离题 8 第2章 准备会议 10 2.1邀请与会者 10 2.2准备议程 11 2.3确定地点 12 2.4安排座位 15 2.5准备会议用品 17 第3章 出席会议 18 3.1积极参与 18 3.2外表与讲话 19 3.3倾听发言 20 3.4处理问题 21 3.5做备忘录 23 评估与会技巧 24 第4章 主持会议 24 4.1了解职责 25 4.2研究出席者 26 4.3掌握会议节奏 27 4.4控制会议 28 4.5维持秩序 30 4.6结束会议 32 4.7运用正规程序 34 4.8解决正式会议上的问题 36 主持能力自测 37 会议管理 若想成功地管理会议，你要学习这些技巧：从构划和准备议程，到建立正式程序，以及处理易爆局面。《会议管理》不仅教你全面主持会议以及充分参与会议，而且为你提供实用方法使会议达到预定目的。生动有力的提示帮助你处理实际工作中发生的情况，并掌握一流的会议管理技巧，从而使你大大提高管理会议的效率及果断性。 蒂姆·欣德尔（Tim Hindle）是伦敦商业语言咨询机构“Working Words”的创建人。作为编辑顾问和作者，他完成了许多著作，其中包括《袖珍经理手册》、《袖珍MBA》和《袖珍金融手册》、1979年以来一直是《经济学家》杂志的撰稿人，1994-1996年任《欧洲商务》杂志的编辑。 引 言 会议商务的一个重要部分，全球每天要举行数百万次会议，《会议管理》会帮助你——不论是作为出席会议的与会者，或者是会议的主席——提高这些会议的效果和效率。不论是正式会议还是非正式会议，本书将提供给你相关的各种实用建议，例如如何作好基本的准备，如何进行恰当的座位安排，如何保持预定计划，如何结束仁义等。散见于全书的101个简明的提示将进一步为你达到目的提供重要信息。自我评估练习使你能系统地评估你的进步及明确以后的努力方向。如果你能不断地应用本书所提供的宝贵建议，你就可以非常自信并且成功地管理会议。 第1章 有效利用会议 开会要花费宝贵的时间和金钱，因此只有在必要时才召开会议，并确保会议简短而富有建设性。 1.1你需要开会吗？ 大多数经理人员对花费在开会上的时间之多感到有压力。可是究竟有多少会议能真正解决问题？如果你考虑过会议真正的代价，你安排和出席的会议就会少得多。 1.1.1定义会议 商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或做出决定。几个同事在走廊里偶然相遇，也可以说是一个会议。然而，大多数工作会议比较正式，有预先确定的时间和地点。这些会议可以是与高级经理、同事或客户一对一的会议，但通常有两人以上参加。典型的会议有一个明确的目标，并概括于方程（一张议事清单）上，议程预先在与会者中传阅。 1.1.2考虑成本 成功的会议通过将合适的人聚集在一起，使其共同为某个目标贡献他们的才智，因此能够节约大量的时间和金钱。然而，有许多会议没有必要召开，例如小组会议。开始时小组会议曾有一个明确的目标，然而后来成为一个惯例，或者被看成从各自的工作中解脱出来休息一下的机会。殊不知这是一种代价昂贵的奢侈。任何会议最大的成本通常是与会者的时间——从阅读议程，准备材料，到出席会议。如果与会者还需长途施行，这个时间也必须计算在内。最后还有“机会成本”，即这些与会者若不出席会议，他们能做些什么，为他们的公司创造多少价值？召集会议之前，必须考虑所有这些成本。 1.1.3把成本加起来 要计算出一个会议的总成本，首先计算全部出席人员的总薪金，加上他们每年在各自单位的日常开支，然后将其和除以一年中的工作小数（每周工作时数乘以每年工作周数）。另外还需计算召开会议每小时所需的杂项支出，如房租。两项之和是会议每小时的成本。会议达成的最终结果是否真正值这么多钱？可能值得的，但你经常要考虑的是如何用尽量少的成本，而事半功倍地达到同样的效果。 1.1.4正在举行会议 一个部门的成员和董事总经理聚在一起开会，以解决一个问题。他们的年薪合计180000英镑，年管理费合计100000英镑，另外还有各种杂项费用。按此计算，这个会议每小时的费用是178英镑。 销售经理联系各种情况提供补充信息 销售代表提出报告 董事总经理主持会议 销售总监向销售团队提出问题 秘书作记录 1.2明确会议的目的 可以为许多不同的原因召开会议，主席和与会者必须预先明了确切目的，这样才能使会议取得成功。 小提示1：从一开始就要明确会议目的 小提示2：如果不开会也能解决问题，就取消会议。 1.2.1考虑目的 大多数会议的目的属于下列几种之一。