《文书与档案管理教学课件》第二节 收文处理.pptVIP

第二节 收文处理 3 月2 日，谭红像平时一样很早就来到公司上班，刚坐下不久，邮递员送来了两封信件，其中有一封写着“王大卫总经理亲启”字样，另一封收件人是公司名称。 谭红开始了今天的工作。 ◎收文处理是对收来文件进行签收、登记、拟办、批办、承办、催办、注办。各个环节前后衔接，环环相扣。 ◎收文处理的特点：处理程序的确定性；工作环节的连续性；工作环节的规范性。 ◎文书收文处理工作原则：准确、及时、安全、必威体育官网网址。 一、基础知识 ◎签收文件无误。 ◎收文一定要有登记，具备条件的可以出具收文回执。 ◎根据收文内容，提出合理拟办意见，充分发挥参谋助手作用。 ◎批办意见准确、简明，并签署姓名和日期。 ◎承办要分轻重缓急。急件、重要件优先办理。 ◎根据收文的紧急程度和承办时限要求对拟办人、批办人或承办人采用合适方式进行催促，做好催办登记。 ◎重视注办环节，便于日后整理和考查。 工序1 工序2 工序3 工序4 签收 检查封套内容 清对文件 签字收文 登记 查看来文单位或内容 分类 在收文登记簿上登记 填写文件 处理单 拟办 将文件处理单附在原件上并用文件夹夹好 送拟办人员 拟办人员阅文 签署拟办意见 批办 按照拟办意见传文 批办领导阅文 口头提示领导 领导批办 承办 按照批办意见送文至承办 部门或承办人 承办部门按 收文要求办事或办文 在文件处理单上填写处理 结果 归还文件 催办 阅文查看收文办理时限 检查 催促 —— 注办 完成工作内容 注明完成情况 —— —— 1.任务：签收一份特快专递。 2.要求：⑴认真核对邮件封套上的单位名称是否是本单位。 ⑵查看封套有无破损、散包、被拆封等情况，如有当面查明原因及时处理。 ⑶严格履行签字手续。 小提示： ◎外收发人员不准拆封邮件。 ◎写明具体拆封单位或个人的，文书人员不得私自拆封。 1.任务：对已经签收的特快专递文件进行登记。 2.要求：将收文内容逐项登记在收文登记簿上；填写文件处理单相关内容，以便填写处理意见。 收文登记簿参考格式 顺序号 收 文 日 期 来文单位 来文字号 文件标题 密级 缓急 份数 承办单位 签收人 处理结果 存档号 备注 1.任务：对已经登记上述文件进行拟办。 2.要求：⑴拟办意见应当简明扼要，文字准确，书写在《文件处理单》拟办栏内，拟办人应签署姓名和时间。 ⑵紧急公文，应提出办理时限。 1.任务：对已经拟办的文件进行批办。 2.要求：⑴批办意见应当准确、简明，提出办理公文的具体要求，如对紧急公文应批注完成时间；对须必威体育官网网址的公文，应批注传达范围、对需要几个部门共同承办的收文，应批明主办部门和协办部门等。 ⑵拟办意见写在《文件处理单》批办栏内，签署姓名和日期。 文件处理单参考格式 来文机关 收文时间 密级 来文字号 份 数 缓急 文件标题 拟办意见 批办（示）意见 注办（处理结果） 1.任务：落实、执行批办意见。 2.要求：⑴遵照批办意见，根据收文的内容和要求，办事（办文）。 ⑵承办时要分清轻重缓急。急件、重要件优先办理。 ⑶把办理结果填写在《文件处理单》注办栏（处理结果栏）内，签署姓名和日期。 ⑷退还办理完毕文件。 1.任务：按照文件办理时限，进行检查与催促。 2.要求：⑴收文的紧急程度和承办时限要求对拟办人、批办人或承办人进行催促； ⑵填写催办登记单，以便进一步催办和领导查考催办工作。 来文单位 文件字号 收文日期 密 级 文件标题（内容） 交办日期 承办期限 主办单位 领导批示 催办记录 催办记录单参考格式 1.任务：经办人在文件处理单上说明相关情况。 2.要求：⑴一般传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。 ⑵需要办理复文的文件办完后要注明“已复文”，并注明复文的日期和文号。 ⑶用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接话人、主要内容，并由承办人签字。 ⑷不需要复文的文件要注明“已办”、“已阅”、“已摘记”等 ××市旅游局外收发人员对收文签收、启封后，将《××市林业局关于申报市级旅游风景区的函》径送局办公室王主任。王主任在公函空白处写到：“建议××处与××处共同办理复文，报请刘××局长阅批。”刘局长阅毕拟办意见，用铅笔圈阅，以示同意。承办单位遂开始办理复文。 王主任对拟好的文稿进行审核。刘局长随即在“发文稿纸”的签发栏内签批：“拟同意发出。刘××，××××年×月×日”。文稿交付文印室打印。校对文稿时，王主任突然发现遗漏了重要事项，于是又对文稿作了相应补充。随后，缮印、校对、盖印，然后按规定程序正式向外发出文件。 请根据上述公函的实际办理过程，指出办文环节的错漏之处，并说明理由或提出改进意见。 在本案例中，外收发人员违反公