公文处理及文件管理办法.doc

公文处理及文件管理办法 第一章 总则 第一条 为使我公司公文处理工作规范化、制度化、科学化。提高公文处理工作的效率和公文质量，制定本办法。 第二条 公司董事会及公司管理委员会的公文，是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是指导布置、报告情况、交流经验的重要工具。 第三条 公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。 第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。逐步使用办公自动化管理系统。 第五条 公文处理必须严格执行国家必威体育官网网址法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。 第六条 各院校（部门）负责人应当高度重视公文处理工作，明确专人负责公文处理工作，并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。 第二章 公文种类 第七条 院校常用的公文种类主要有： （一）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项等。 （二）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 （三）通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 （四）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （五）议案。适用于工会代表向校教代会或工代会提请审议事项，或在我院校的省、市、区人大代表向省、市、区人大提请审议事项。 （六）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 （八）批复。适用于答复下级机关的请示事项。 （九）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复事项。 （十一）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。 （十二）计划。单位为完成一定时期的任务而事先所作的安排与打算。由于内容的差别和期限的不同，计划又分为“安排”、“规划”、“方案”、“设想”、“要点”等。 （十三）总结。适用于对前一阶段工作或一个任务完成情况进行系统回顾、分析、归纳、研究，作出评价，得出经验和教训，以及规律性的认识。 （十四）制度。单位制定的要求有关人员在某方面或某类事项上共同遵守的规则或程序。 （十五）规定。指单位处理某种事项而制定的法规性文件。 （十六）其它公文。以上没有列明的公文种类。 第三章 公文格式 第八条 公文一般由秘密等级和必威体育官网网址期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 （一）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。 （二）发文机关标识应当使用发文机关正确的全称或者规范化简称。公司管理委员会发文套用“保定贺阳教育投资有限公司文件”红头。 （三）发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。 （四）上行文应当注明签发人、会签人姓名。 （五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。如“河北省教育厅”可简称为“省教育厅”，但不能称之为“省高教厅”。 （七）公文的附件应当注明附件顺序和名称。 （八）各院系部上报院校的公文及院校对外发文，都应当加盖印章。 （九）成文日期以负责人签发的日期为准，联合发文以最后签发机关负责人的签发日期为准。 （十）上行文按照上级机关的要求标注主题词。 （十一）抄送机关指除主送机关外需要知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 第九条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm*297mm）,左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 第四章 收文处理 第十条 收文处理包括登记、分办、拟办、催办等程序。管理委员会与外界往来的文件由管理委员会综合办公室统一登记、收文，并填制《管理委员会收文阅办单》。内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。 第十一条 上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类进行分类处理。其中内容重要的急件，即时呈送领导批阅，如领导出差，立即送管理委员会综合办公室领导处理。 第十二条 承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或处理。领导之间不宜横向传递，以免积压或传失。 第十三条 凡需以管理委员会名义办理的公文，应先送管理委员会综合办公室主任签批意见，再分送给管理委员会主任、副主任、及有关部门办理。 第十四条 单位收到急件时，应在1天内答复；一般要办理的